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リコーリース株式会社

効率化にとどまらず「ほめ合う文化」の醸成にも リコーリースのチャレンジ

2022.02.01
シンプルな人材情報管理
人事評価の効率化
人材情報の共有
  1. 効率化・情報一元化に向けたシステム化 シンプルで見やすい画面が決め手に
  2. 社員への評価フィードバックと会議資料作成が劇的に省力化
  3. 「見ればなんでも分かる」水準にまで情報を網羅。社員の9割が利用
  4. 「サンクスメッセージ」で“ほめ合う文化”醸成にもカオナビを活用
  5. 受け取った通数ではなく「ポイント制」で見えない気配りを可視化
  6. “人の情報”はとにかくカオナビに! 情報の整理・活用も容易に

リコーグループのリース会社として1976年に設立されたリコーリース株式会社。コピー機などのリコー製品を中心としたリース&ファイナンス事業がメインですが、近年は他の事業領域へも積極展開。口座振替やコンビニ決済からなる集金代行などのサービス事業、太陽光発電、不動産賃貸のインベストメント事業と、多彩な事業を展開しています。同社では人事評価の効率化のため2020年10月からカオナビの本格運用を開始し、現在では社員間のコミュニケーション活性化にも活用しているといいます。その経緯や効果などについて、人財本部人事部人事課長の山越昭明(やまこしてるあき)様、人事部人事課の笠井悠平様と緒方りか様にお話を伺いました。

*本記事の掲載内容は全て取材時(2021年12月10日)現在の情報に基づいています

効率化・情報一元化に向けたシステム化 シンプルで見やすい画面が決め手に

――2020年初頭に導入された当初の目的は評価業務の効率化だったとのことですが、導入前はどんな課題を抱えていたのですか。

山越様:
当社では評価・面談・研修履歴や取得資格などの人事情報を、種類ごとのExcelマスタで管理していました。1人の社員の情報を知りたいだけなのに、いくつものExcelファイルを見なければいけない状況から脱したい、という課題意識から、情報一元化と評価業務運用ができるシステム導入を検討することになりました。また、資料作成に膨大な時間がかかる、精度の高い配置検討ができないといったことも、導入時に挙がっていた「Excelベース」ならではの課題でした。

システム導入に当たって複数社のシステムを比較検討しましたが、「従業員側の画面がシンプルで見やすい」点が決め手となり、カオナビに決定しました。

本格導入前の2020年4月から自身のキャリア観について申告する「自己申告書」の収集で肩慣らしをしたあと、2020年度下期(10月)から評価ワークフロー機能「スマートレビュー」で面談シート作成から評価ワークフロー運用、データ蓄積までの一連の評価業務を運用しています。

そのほか、今年度からはデータベース機能「プロファイルブック」の活用も進めています。情報一元化に加え、最近ではコミュニケーション活性に向けた「サンクスメッセージ」という独自施策の運用プラットフォームとしても活用しています。

人財本部 人事部 人事課長 山越昭明様
人財本部 人事部 人事課長 山越昭明様

社員への評価フィードバックと会議資料作成が劇的に省力化

――最初に活用を進めたスマートレビューでは、すでに3サイクル、評価運用を回したそうですね。時短や効率化につながったのはどんな業務ですか。

山越様:
一番大きいのは被評価者へのフィードバックですね。これまでは、最終評価の確定後、人事課で取りまとめて部門ごとのExcelファイルを作って各部門長にメールで送付し、部門長から本人へフィードバックしてもらっていました。それが今では、被評価者本人に「最終評価をカオナビに反映したので、確認してください」と一斉通知を送るだけで済みます

また、資料作成の工数も削減できました。2020年度下期からは、期末の調整会議の代わりに人事とマネジメント層による次期目標設定に向けた検討会議を開くようになりました。調整会議がなくなったとはいえ、会議用の資料は従来通り必要なのですが、部署・資格級ごとの評価結果等をカオナビでまとめてダウンロードできるのでずいぶん効率化できました。

評価ワークフロー機能「スマートレビュー」では、特定条件での絞り込み検索のほか、該当メンバーへのメールの一斉送信もできる
評価ワークフロー機能「スマートレビュー」では、特定条件での絞り込み検索のほか、該当メンバーへのメールの一斉送信もできる

「見ればなんでも分かる」水準にまで情報を網羅。社員の9割が利用

――プロファイルブックへの情報拡充を進めたのは、評価運用が定着したあと、2021年度に入ってからだそうですね。

笠井様:
私が中途入社した2021年4月当時、プロファイルブックにはまだ、社員の顔写真と氏名、部署名、役職など最低限の情報しか入っていませんでした。導入初期の目標だった評価運用業務の定着が見えてきたタイミングでもあったので、カオナビを通じ、社員にも情報提供することを活用の第2フェーズと位置付けました。「カオナビを見れば社員の情報はなんでも分かる!」というスタンスの下、あらゆる情報を格納し、提供することを目指しました。

まずは異動履歴や評価履歴等の人事情報が登録されている当社基幹システムのデータをはじめ、あらゆる情報をカオナビに登録。この過程を「カオナビアップデート」として「〇〇の情報を追加しました」「△△が見られるようになりました」などと随時社内に周知し、カオナビで検索できる情報がどんどん増えていることを社員に周知しました。その上で、業務概要とフリーコメントを書く「自己紹介」シートを新たに設け、社員自身に入力してもらいました。

事業領域が拡大し中途採用の社員も増えていく中で、「社内にどんな人がいるか」「誰がどんな業務をやっているのか」が分からないことを課題に感じる人が増えていました。コミュニケーション活性に加え、こうした課題の解決のためにも、「この人はどの部署にいるのか」や「この業務は誰に聞けば分かるか」をカオナビで検索できるようにすればいいのでは、と考えました。

山越様:
データ収集強化の甲斐あって、現在では社員の9割がカオナビを使っています。部署や業務内容を調べるだけでなく、面識のない社員との打ち合わせの前にカオナビでその人を検索して写真と自己紹介欄をチェックする、なんて使われ方もしていますね。コロナ禍以降、リモート会議の機会が増えましたが、当社では「画面オフ」がデフォルト。顔写真を大いに活用しているようです。

人財本部 人事部 人事課 笠井悠平様
人財本部 人事部 人事課 笠井悠平様

「サンクスメッセージ」で“ほめ合う文化”醸成にもカオナビを活用

――社員のコミュニケーションをさらに活性化するため、2021年11月からはカオナビで「サンクスメッセージ」の運用も始めたそうですね。

山越様:
ええ。以前から当社には、お礼を書いたメモをやりとりする「サンクスメッセージ」の文化がありました。組織の規模が小さい地方の事業所では一体感を得やすく、今でも実施可能です。一方、本社は組織が大きい上に、リース以外の事業を中心に中途採用の社員も多く、物理的な「サンクスメッセージ」の取り組みは難しい。ですがコロナ禍以降、「社内にどんな人がいるのかわからない」「部門間の距離や壁を感じる」といった声が聞かれるようになり、本社でこそ、こうしたコミュニケーション活性が必要では、との問題意識が出てきていました。

緒方様:
カオナビを使った「サンクスメッセージ」の運用については、社内のプロジェクトチーム(以下、PT)の発案で始まりました。若手社員で構成される部門横断のPT「ダイバーシティカウンシル」では、わが社の人財マネジメントビジョンに基づき「働くことで社員・会社双方が幸せになるために会社として何が必要か、何をすべきか」を検討していました。

笠井様:
その一環として、コロナ禍での社員間コミュニケーションを促進し、ほめ合う文化を醸成するために、オンラインでの「サンクスメッセージ」の導入が盛り込まれたのです。

運用ツールについては、当初トライアル運用をしていた他のツールや他社サービスも含めていろいろ検討しましたが、すでに社内浸透が進んでいるカオナビならハードルを感じずに使ってもらえるだろう、ということで、11月15日に運用をスタートしました。

人財本部 人事部 人事課 緒方りか様
人財本部 人事部 人事課 緒方りか様

受け取った通数ではなく「ポイント制」で見えない気配りを可視化

――サンクスメッセージはどのように運用されているのですか。

笠井様:
人事部のほうで全社員のページに追加した「サンクスメッセージ」のシートに、お礼を伝えたい人がメッセージを入力するという、非常にシンプルな運用フローです。ただ、「メッセージ1通につき、受け手がポイントを獲得できる」というルールは特徴的かもしれません。

このポイントは人事評価につながるわけでも、インセンティブがあるわけでもないんですが、「メッセージを〇通もらった」よりも「〇ポイントもらった」というほうが「メッセージをもらいたい!」という感情をより想起させられるのでは、という議論が仕様検討時にありました。サンクスメッセージの大目的は、「ほめ合う文化を作ること」。なので、ポイント数は、「ほめ方に優劣を付けない」という意図で1メッセージあたり10ポイントに統一しました。

緒方様:
ちょっとしたひと言でも、実際にもらうとうれしいもので、一度受け取ると「誰かにお返ししよう」という気持ちにもなります。最初はみな恥ずかしいのもあって、投稿の多くは笠井さんのものなんですが(笑)、私も投稿を増やそうと思っています。導入から約半月ですが、笠井さんの投稿が呼び水になっているのか、社員の2割ほどがメッセージを書いたり受け取ったりしているようです。

受け取ったサンクスメッセージの一覧は、社員情報をソートして閲覧できる「シートガレージ」機能で誰でも見られるのもポイントかなと感じています。他の人も見えるところに自分の“勲章”が並ぶことが、よりポジティブな行動を促す原動力もなるのでは、と思っています。

山越様:
導入時の議論の中で、「定量的な成果や、目標管理シートに書けるようなことではないけれど、“縁の下の力持ち”的な取り組みや“目に見えない気配り”にもスポットライトを当てて、愛でていく文化を作りたい」という盛り上がりがあったんです。

その意味では、目に見える“勲章”という点はもちろん、ポイント制も有効だと思っています。評価制度に直結させることは難しいながら、「私、サンクスメッセージで100ポイントももらっているんですよ」と、心がけている気配りを気軽に上司に伝えることができますからね。

サンクスメッセージの活用イメージ。プロファイルブックの個人画面からアクセスし、メッセージとポイントを入力する。「シートガレージ」機能では誰が、何通メッセージを受け取ったか一覧できる
サンクスメッセージの活用イメージ。プロファイルブックの個人画面からアクセスし、メッセージとポイントを入力する。「シートガレージ」機能では誰が、何通メッセージを受け取ったか一覧できる

“人の情報”はとにかくカオナビに! 情報の整理・活用も容易に

――業務効率化やコミュニケーション活性に向け、1年半あまり活用いただいていますが、日々使われている印象や、今後取り組んでいきたいことをお聞かせください。

緒方様:
私は各種データのダウンロードを活用していますね。CSVのダウンロードや、予め設定しておいたフォーマットにExcelで書き出せる「帳票ダウンロード」機能をよく使っています。欲しいデータ自体は基幹システムにもあるんですが、時間がかかるし、項目を選んだり日付を変えたりと操作が面倒なんです。現在の担当になってから、笠井さんに「カオナビでもダウンロードできるよ」と教えてもらって使ったら、ダウンロードが早いし簡単で、すごく便利です。

山越様:
細かい話ですが、社員番号や社員の氏名を別のシステムに入力する際、カオナビからコピペして使っています。あとは、異動検討の際にマネジメント層から社員の住所や職歴などをスポット的に聞かれることがあるので、そうしたシーンでも活躍しています。見やすく動作も軽いカオナビに主な情報は収容できたので、細かい参照業務はだいぶ効率化できましたね。

笠井様:
使いやすさ、柔軟性はもちろんですが、「情報整理」と「抽出」ツールとしてのインタフェースが優れていると感じます。実はカオナビにしかない情報は前述の自己紹介くらいで、ほとんどは基幹システムなどから取り込んだ情報なのですが、これらを「整理して格納する」、「欲しい情報を抽出し、欲しい形で取り出す」作業が非常にやりやすいのです。

各部署から「こんなデータはある?」と要望があったとき、“満額回答”こそ難しいですが、カオナビがあれば「ご要望のうちこのデータなら、この範囲に絞ってお出しできます」といったレベルの回答はすぐにできます。緒方に教えたのも、まさにこの「欲しいデータを、欲しい形で取り出す」やり方ですね。

また、人事制度検討というメイン業務で言えば、人事制度の課題抽出や検証で使うことも多いんです。例えば、現在の昇格の方法が本当に適切かを検証する時に、評価の履歴などの情報を抽出して昇格前後のパフォーマンスを比較したり、昇格の枠数や人数が適切かを見たり、といったものです。

データを紐付けたり掛け合わせたりして簡単に分析・活用ができるのは、カオナビに必要な情報がそろっているからこそ。カオナビに情報を集約するのは、単に情報を整理し、見やすくする以上の意味もあるんです。サンクスメッセージのようなコミュニケーション活性の取り組みであっても、蓄積した受信通数を基に、部署や属性ごとの傾向分析に活用することも可能になるかもしれません。カオナビを軸に、情報整理と人事制度の改善をますます進めていきたいと思います。

設立
1976年12月
資本金
78億9,686万円
社員数
1,206人(連結ベース、2021年9月30日時点)
事業内容
リース&ファイナンス事業、サービス事業、インベストメント事業
  • ※インタビューの内容は取材時のものになります。

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