2時間の人事業務が30分に短縮!! 人事責任者が伝える生産性向上につながる「カオナビ 」の効果とは?

旅館・ホテルのオンライン予約事業「一休.com」をコア事業とし、2006年にはレストラン予約事業「一休.comレストラン」も展開する株式会社一休。2016年にはYahoo!グループの100%子会社となり、さらなる成長を遂げています。積極的な採用を進め、社員数は350名に拡大。いま、自社を「第二次創業期」と位置づける同社の人事を統括する、執行役員 CHRO 管理本部長 植村弘子様に「カオナビ」の導入の経緯から、現在の活用方法と効果を伺いました。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1998年

  • 資本金

    400百万円

  • 社員数

    350人

  • 事業内容

    「一休.com」を中心としたホテル予約サイト、レストラン予約サイトの運営

  • 会社HP

宿泊施設予約サイト「一休.com」

株式会社一休では、“心に贅沢させよう”をモットーに、上質なサービスを提供する高級ホテル・高級旅館に特化した予約サイト「一休.com」を運営。
併せて、プレミアムなビジネスホテル予約、世界のラグジュアリーホテル・リゾートの予約、ギフト券販売などそれぞれの予約サイト、および国内最大級の厳選レストラン予約サイトを展開しています。

株式会社 一休
執行役員 CHRO 管理本部長 植村弘子様

2006年入社。レストラン事業、宿泊事業のセールス、マネージャーを経験後、カスタマーサービス部へ異動。コールセンターの立ち上げなどを経験後、2016年より人事を管掌。

カオナビ 導入の背景

人材管理ツールの導入を考えたきっかけは社員の「顔と名前が一致しない」

 皆様、初めまして。株式会社一休 執行役員 CHRO 管理本部長の植村弘子と申します。本日は、私が2016年に人事を管掌し、翌年「カオナビ」を導入した際の経緯とその後の活用についてお話をします。
 人材管理ツールの導入に思い至ったのは、2016年に私が人事部に異動した頃です。当社の社員は約200名に増えており「この人数を記憶に頼って管理するのは難しい」と実感したことが理由です。また、社員情報が一元管理されていない上に、人員増加によって管理状況は混乱していました。その状況をツールで解決・整理した上で、タレントマネジメントによって抜擢人事やチャンスを生み出し、会社全体を揺らしたいと考えていたのです。

「『カオナビ』の方が使いやすそう」別の人材管理ツールから乗り換えた理由

 実は、最初に導入したツールは「カオナビ」ではない別のサービスでした。様々な機能がついたツールであったため、「いろいろできそう!」という期待感を持ったのです。しかし、多機能である分、扱う側に求められるハードルが高く、人事部門のメンバーが対応しきれなくなってしまいました。課題解決のためにツールがあるべきなのに「アレもコレも使わなきゃ」「(実用化するために)もっと情報登録を進めなきゃ」とツールを使いこなすための作業に追われ、目的を見失ってしまったのです。結局、そのツールの活用をやめる決断をしました。
 本来の目的だった「タレントマネジメントをしたい!」という目的を叶えるために必要なのは、自分たち自身で使いこなせる「シンプルなツール」であること。そして、「カスタマイズ」も簡単にできること。それがシンプルに叶う「カオナビ」を改めて導入しました。
 それでは、当社が「カオナビ」を導入したことで実現できた効果を、業務効率化などの「定量的な効果」と、経営判断への活用などの「定性的な効果」に分けてお伝えいたします。

「カオナビ」が生産性向上を実現! 定量的な3つの効果

① 社員検索にかける時間が1/30に!

 社員数が増えたことで、意外と頻繁に起こっていた時間のロス、それは「人物検索」です。社員がフロアに来て、内線表を見ながら「◯◯さんってどの方ですか?」と尋ねる、あのシーンです。およそ一人あたり20〜30分ほどロスしている印象がありました。
 しかし、「カオナビ」によって、社員が他の社員の情報を顔写真つきで検索できるようになったため、社員の顔と人となりを知る時間が1分程度に短縮されました。これは単純なことですが、全社的に見れば相当な効率化につながっています。いまでは、知らない社員との打ち合わせがあれば、「カオナビ」で検索することが当たり前になっています。

人物検索にかかる時間

Before

内線表を見ながら現場に確認

30

After

「カオナビ」で名前を検索し顔を確認

1

カオナビの機能

PROFILE BOOK(プロファイルブック)

カオナビの人材情報管理機能(人材データベース機能)。顔写真からワンクリックで簡単に必要な社員情報を表示します。履歴書や職務経歴書なども添付ファイルとして保存可能。

※「カオナビ」使用画面【PROFILE BOOK】 (※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

② 社員情報の一元管理で、書類検索の手間が大幅に短縮!

 続いては、人事の視点に立った社員情報検索の効率化です。
 人事では、履歴書や異動履歴などさまざまな社員情報のファイルがバラバラに書棚に収納され、必要があるごとにいちいち探している状況でした。その情報をすべてカオナビ上にアップしたことで、検索機能を使って一発で探し出せるようになりました。以前は1時間掛かっていた作業が5分で済むようになり、人事業務の大きな効率化が実現しました。

社員情報の検索にかかる時間

Before

紙やデータを一つずつ探す

1時間

After

すべての情報を「カオナビ」で一発検索

5

③ 社員公募やアンケートにかかる作業が劇的に効率化! 「カオナビ」上で一気通貫して実施できる

 新規プロジェクトの社内公募や社内アンケートを行なうとき、以前はGoogleドキュメントなどのオンラインの共有ツールで配信、収集や追い掛けは別のツールで行なっていたため、かなりの時間のロスになっていました。
 しかし、「カオナビ」の機能を活用することで、配信から収集、進捗管理、追い掛けまで1つのソフトで一気通貫して行えるようになり、トータルで2時間掛かっていた作業が30分に短縮できるようになりました。

社内公募やアンケートにかかる時間

Before

送信から回収までバラバラな動き

2時間

After

カオナビ上で一気通貫で完了

30

カオナビの機能

VOICE NOTE(ボイスノート)

カオナビから自己申告や研修アンケートなどを簡単に収集できます。アンケートフォームを ドラッグ&ドロップで自由自在に作成し、回答者の進捗状況を確認及び、未回答者へ催促メールの一斉送信が可能。

※「カオナビ」使用画面【VOICE NOTE】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

ツール化することのメリットは「効率化」と「見える化」です

「カオナビ」のほか、いま採用も労務もツール化していますが、私は今後もツールで解決できることはどんどん導入していこうと思っています。ツールによる効率化も重要ですが、情報を見える化して共有することで現場と一緒に「生産性向上」などの課題に取り組める点がメリットです。(植村様)

「カオナビ」が“経営”に及ぼしたメリットとは? 定性的な3つの効果

①「印象」や「好意」に左右されないタレントマネジメントの実現

 「カオナビ」導入当初の課題にもあげたことですが、当社は「タレント人材」を大切にしたいと考えています。だからこそ、「印象」や「好意」といった属人的な判断によって「目立つ人材」にチャンスを与えるのではなく、組織全体をきちんと俯瞰した上で最適な人材にチャンスを与えたい。
 いまでは経営会議では「カオナビ」を大型モニターに表示し、SHUFFLE FACEを使って社員情報を多角的に分析・議論する体制ができています。今後は経営層だけでなく、現場でもタレント人材の発掘と抜擢を意識する風土をつくっていくつもりです。

タレント人材の発掘

Before

目立つ人材が選ばれる属人的な仕組み

After

組織全体を俯瞰してとらえ、最適な人材にチャンスを与える

カオナビの機能

SHUFFLE FACE(シャッフルフェイス)

性別、年齢別、職種別、年次別、評価別などの様々な切り口で社員を縦と横にマトリックス状に並び替えて俯瞰できる機能。

※「カオナビ」使用画面【SHUFFLE FACE】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

② 社員の顔が見えることで 無機質な“数値”に「イメージ」が加わる

 続いては分析・調査での活用です。例えば、当社の掲げる「成果主義」が、実際に実現できているのかを調査するとき、その指標として社員の「年収の推移」を調べても数値だけでは「どんな社員がハイパフォーマーなのか」といった具体的なイメージはわきません。
 しかし、「カオナビ」で社員の顔を見て、その社員の日頃のパフォーマンスや人格を思い浮かべながら年収の推移を見ていくと、具体的なイメージがわくのです。「この人がこうなら、よりハイパフォーマーはどうなのか」ということを、他の社員情報なども見ながら分析し、実態把握に活用しています。

年収推移から見える組織課題

Before

Excel上の比較でイメージがわかない

After

「ハイパフォーマー像」がイメージできる

カオナビの機能

CHART BOARD(チャートボード)

登録されている従業員の属性を集計してグラフ化。会社全体の傾向や推移もグラフ化できます。

※「カオナビ」使用画面【SCHART BOARD】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

③ 様々な切り口で社員を選びトップとのランチ会にもテーマ性を持たせる

 当社では毎月、社長と社員のランチ会を実施していますが、以前は参加メンバーを人事の勘やひらめきに頼って選んでいました。しかし、いまでは「カオナビ」で社員の属性や年齢、社歴などさまざまな切り口を駆使して、ランチ会の社員を選んでいます。例えば「29歳の女性って悩んでいることが多いよね」といった仮説を立て、各回にテーマ性を持たせたメンバー設定ができるようになりました。

社長とのランチ会のメンバー決め

Before

人事の勘とひらめきによる偏った決め方

After

テーマ性あるランチ会をセッティング

カオナビの機能

PICKUP LIST(ピックアップリスト)

あらゆる条件で絞り込んだメンバーを顔写真付きのリストで管理できます。リストのメンバーにメールを一斉送信することも可能。

※「カオナビ」使用画面【SPICKUP LIST】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

「カオナビ」は私にとって“良き相棒”!

私にとって「カオナビ」はお世辞でも何でもなく、まさに「相棒」。私の頭の中の印象や想像に対し、つねに客観的な情報を与えてくれる存在です。単に人事業務を効率化するだけでなく、そうして生まれた時間で本質的な課題解決を考える際にも欠かせない情報ツールだと考えています。(植村様)

※この記事は、2018年7月26日に開催されたカンファレンス「SPIC 2018」におけるセッションで語られた内容を再編集したものです。

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