社員の成長を促すタレントマネジメントを実現! 所属やキャリアに対する社員の想いを「カオナビ」がキャッチ

株式会社小学館集英社プロダクションは、「エデュケーション」と「エンタテインメント」を融合させる「エデュテインメント」の実現を掲げ、子どもたちが主体性を持って楽しく学べる機会を、メディアや教育商材を通して提供しています。
一方、同社は社員に対しても主体性をもって働いてほしいと考え、キャリアや働き方への意向を汲み取り、形にするためのアクションを起こしています。その基盤のツールとして導入した「カオナビ」がどのように役立っているのか、お話を伺いました。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1967年6月26日

  • 資本金

    4億9900万円

  • 社員数

    438名 ※2018年4月1日現在

  • 事業内容

    「メディア事業部」では、キャラクターライセンス管理やイベント・メディア制作などの事業を展開。「エデュケーション事業部」では、総合保育サービスや、幼児~児童を中心とした通信教育や学習教室の運営などを行なう。

  • 会社HP

株式会社小学館集英社プロダクションについて

楽しさと学びを融合する「エデュテインメント」の実現を目指す

——株式会社小学館集英社プロダクション様では、どのような事業を行っていますか?

荒木 一洋様(以下、荒木様):当社は大きく分けて、「メディア事業」と「エデュケーション事業」の2つの事業を展開しています。「メディア事業」では、「ドラえもん」や「ポケットモンスター」を始めとするキャラクターライセンス事業のほか、テレビ番組やアニメ、イベント、出版物やグッズの制作を行ないます。また、「エデュケーション事業」では、子ども向けの通信教育や学習教室の運営のほか、保育園の運営、ベビーシッター派遣などの総合保育サービスの提供を行っています。

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▲総務局 総務人事部 人事グループ 人事課 課長 荒木 一洋様

平 人美様(以下、平様):「エデュテインメント」の理念に基づき、エデュケーション分野では、「楽しみながら学べる」教育ツールやノウハウを通じ、子どもたちが学びを楽しみ、主体的に学ぶ意欲を育てていくことが狙いです。また、メディア分野では、「面白くてためになる」ことを念頭に、エンタテインメントの中にも学びの要素を盛り込んだテレビ番組などのメディア制作を行っています。

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▲総務局 総務人事部 人事グループ 人事課 平 人美様

「カオナビ」導入の経緯

タレントマネジメントを実現する基盤となるシステムを探していた

——貴社では、なぜ社員の「タレントマネジメント」を重視しているのですか?

荒木様:当社では、社員一人ひとりの抱く将来の希望や、キャリアプランを大切にしたいと考えています。私たちがお子様に提供する「学び」がそうであるように、社員自身が仕事に対し、キャリア形成や理想を意識し、主体的に取り組むことで、幅広い興味・関心を持って挑戦してもらいたいのです。

平様:そこで人事では、社員が社内でのキャリア設計を行なう「キャリアプランシート」や、自分の働き方や異動の希望などを伝えられる「自己申告制度」をはじめ、社員の意向を取り入れるためのさまざまなアクションを行なっています。

荒木様:しかし、「タレントマネジメント」を実現するための、社員情報を一元管理できる体制が整っていませんでした。それまでは、エクセルなどを使って、人事や各部署で社員の情報をバラバラに収集・管理している状態でした。大事な社員のキャリア志望ひとつとっても、部署レベルでヒアリング済みの情報を人事が把握できていないなどの問題が生じており、タレントマネジメントツールの導入が不可欠だったのです。

「カオナビ」導入の決め手

操作の簡単さが◎。タレントマネジメントが進むと確信

——数あるタレントマネジメントシステムの中でも、「カオナビ」を選んだ理由についてお聞かせください。

平様:最初は、業績と人材の相関性が算出できるような「カオナビ」よりも多機能なシステムを検討していました。でも、自分たちのやりたいことを冷静に考えると、そこまで複雑な機能は必要ではない。むしろ多機能である分、使いこなすことが難しくなると感じていました。

荒木様:それに、制度や組織を変更するたびに改修依頼のコストが掛かるようなシステムは避けたかったのです。その点、「カオナビ」は自分たちでカスタマイズができる操作の簡単さと、当社がやりたいと思っているタレントマネジメントを実現するのに十分な機能がそろっていました。

安心のサポート体制で運用も定着

実際に「カオナビ」を使用し始めてみて、操作性は期待通りでしたか? 数あるタレントマネジメントシステムの中でも、「カオナビ」を選んだ理由についてお聞かせください。

平様:ITに詳しくない私でも、難なくフォームの設計ができました。それに専任のディレクターが導入サポートをしてくれるプランに契約もしていたので、わからないことがあれば質問していました。すぐにフィードバックをもらえましたし、担当のディレクターさんからは電話で同じ画面を見ながら説明やアドバイスをいただけたので、とても助かりました。

荒木様:一般の社員が「カオナビ」を使う際も、ほとんど全員が初見で迷わず使えて、操作の説明をする必要がないのは驚きました。また、最初に社員データベースであるPROFILE BOOKに社員の基本情報を入力する際も、基幹システムのデータをスムーズに移管することができ、導入に当たっての手間が少なく済みました




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▲小学館集英社プロダクションのカオナビ使用画面【PROFILE BOOK】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

——平さんは、「カオナビ」が週1回開催する「スタディカフェ」も頻繁にご利用されていたそうですね。

平様:「カオナビ」のフォームを設計するにあたり、社員の目線に立って、みんなが迷わず、快適に入力できる形を模索しました。そのため、プルダウンの付け方など、細かなポイントで「もっといい方法がないか」と知りたくなるんです。そんなとき、アドバイザーの方が常駐する作業スペース「スタディカフェ」の存在はとても助かりました。PCを持ち込んで、その場で設計作業を進めながら、壁にぶつかったらアドバイザーにその場で解決してもらい、効率的にストレスなく進めることができました。

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▲カオナビ本社ではコミュニティスペースを活用し、週に1回、アドバイザーが常駐する作業スペース「スタディカフェ」を提供しています(要予約)。

「カオナビ」導入の効果

上長のフィードバックを重視した、タレントマネジメントを実現

——「カオナビ」の導入後は、具体的にどのように活用されているのでしょうか?

平様:タレントマネジメントの面で、もっとも活用しているのはSMART REVIEWです。例えば、社員が自分の望むキャリア形成を記入する「キャリアプランシート」では、社員それぞれのキャリア志望や、3年後、5年後、10年後に自分がどうありたいかといった質問フォームを作成し、そこに社員が記入しています。以前であれば分散していた情報も、「カオナビ」というプラットフォームができたことで、上長から人事、役員まで同じ情報を共有し、今後の配置・異動の検討に活かすことができます。

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▲小学館集英社プロダクションのカオナビ使用画面【キャリアプランシート】(SMART REVIEW。※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

——SMART REVIEWは、本来は評価フローの設計を主目的とした機能ですが、上長のフィードバックが欠かせない施策に重宝しているのですね。

荒木様:教育研修を受けた社員に対して実施する「アクションプランシート」にも、SMART REVIEWを活用しています。社員が研修を受けた際、学びを職場で活かすための具体的な実行宣言を記入してもらい、1カ月、3カ月、半年と振り返りを行ないます。

それぞれに上長もアドバイスなどのコメントを加えていくのですが、SMART REVIEWを使うことで、上司のコメントを含めて閲覧できるため、上長のマネジメントレベルを検証することにも役立っています

社員アンケート機能で、社員の悩みや感情を把握する

——「カオナビ」には、社員アンケートの配信・回収ができるVOICE NOTEという機能もありますが、どのように活用されていますか?

荒木様:キャリアや所属に対する社員の本音を拾うため、年1回「自己申告制度」を行なう際に活用しています。以前のエクセルで作成したシートに比べ、VOICE NOTEにしたことでカジュアルな雰囲気になりましたね。一度書いて更新した内容も、あとから修正ができるので、それも制度の安心感や気軽さにつながっています

平様:フリースペースのほかに、「いまの職場に満足していますか?」「異動は希望しますか?」といった選択式の質問事項も設け、公開可能な範囲で調査結果を全社で共有しています。集計してグラフ化する機能がついているので、簡単に資料化することができます。

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▲VOICE NOTEの画面イメージ。簡単にアンケート票を作成でき、すぐに社員アンケートを行えます(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

「カオナビ」の機能を駆使し、マネジメントの問題を洗い出す

——そのほかに、どのような機能を活用していますか?

荒木様:自己申告制度の目的は、いまの部署や仕事に満足していない従業員の声を拾うことです。そこで、特定メンバーをリストアップできるPICKUP LISTの機能を使い、「話を聞いた方がいい社員」や「面談を希望している社員」などをグルーピングし、対応の漏れがないように留意しています。

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▲PICKUP LISTの画面イメージ。異動履歴や評価情報などの社員の詳細データを確認できます(※画像はサンプルです)。

平様:グルーピングした中から、さらにSHUFFLE FACEを使って年齢や部署ごとにマッピングしていくと分析がしやすいですね。同様に、例えば「残業が多い社員」を集めてSHUFFLE FACEに落として分析すると、残業の多い社員がある部署に偏っていることがわかります。そうすると「もしかしたらマネージャーのマネジメントの仕方に課題があるのかもしれない」と仮説を立てられます。社員に対するアプローチだけでなく、部署のマネジメントのあり方についても、参考にできる機能です。

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▲SHUFFLE FACEの画面イメージ。縦軸・横軸を自分の知りたい切り口で自由に設定でき、必要な時に必要な視点で組織をマトリクス分析できます(※画像はサンプルです)

「カオナビ」が業務を効率化。1週間分の評価業務を削減!

——「カオナビ」の機能を幅広くご活用いただいていますが、人事部の皆様の業務負担の軽減にも、「カオナビ」はお役に立っていますか?

荒木様:会議では大量のファイルを探して開く手間がなくなるなど、社員情報のプラットフォームができたことで、業務全般が効率的になったと思います。

なかでも負担軽減を実感するのは、SMART REVIEWによる評価制度の運用ですね。以前は、評価の時期になると各部署に提出を催促し、評価会議に向けて集まった評価を集計して一覧表を作成する業務に1週間は掛かりっきりでした。その手間が、会議で「カオナビ」のSMART REVIEWやSHUFFLE FACEを使うことで、まったくなくなりました

今後の「カオナビ」の活用について

各部署、各社員の情報を共有するデータベースとしての活用

——さらに新しい「カオナビ」の活用について、実施・検討していることはありますか?

荒木様:直近の取り組みでは、SYNAPSE TREEを使い、組織図の全社公開を始めました。社内での異動やキャリアを検討するには、まず、他部署がどんな仕事をしているのかを知らなければ始まりません。それぞれの部や課の事業内容や、今期の目標などを併せて記載し、他部署や他事業への関心を持つきっかけにしています

平様:また、今後は社内のコミュニケーション活性化に「カオナビ」を活用する方法も検討しています。個人情報に対するポリシーを定め、不満のない形でPROFILE BOOKの社員情報を全社公開できたら、社員の趣味や人となりを知るツールにできるはず。他社での活用事例などを、「カオナビ」の情報提供やイベントを通じて知りたいですね。

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▲SYNAPSE TREEの画面イメージ。顔写真付きの組織図で「誰がどこにいるか」をパッと把握できます(※画像はサンプルです)

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