丸1日かけていた作業が1時間に短縮。「カオナビ」で評価運用が大きく改善

インフォテック・サービス株式会社は全社的な取り組みとして「働き方改革」を行っています。残業時間の削減、有給取得率の向上、その他無駄だと考えられる作業の効率化。その中で評価運用の改善も課題の一つだったとか。「評価運用の改善には新しいシステムの導入が必要だと考えました」と管理部日戸智様。カオナビが同社の「働き方改革」に貢献できた理由とは一体なんでしょうか?

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1998年

  • 資本金

    3,000万円

  • 従業員

    423名

  • 事業内容

    独立系SIerとして、システム導入構築から運用サポートまでを一貫したトータルサポートで、様々なお客様の課題を解決している。特に保険業界に強みを持つ。現在事業拡大を行っている。

  • 会社HP

インフォテック・サービス株式会社について

「働き方改革」に本気で取り組む

—— インフォテック・サービス株式会社様(以下、インフォテック・サービス)は「働き方改革」に力を入れていると伺っております。残業時間や有休取得率の改善をどのように行っているのでしょうか。

日戸智様(以下、日戸様):  2017年4月に社長自ら「働き方改革」を行うことを宣言しました。会社全体の残業時間は他社と比べると少ない方でしたが、それでも長時間労働となってしまう社員も一部おりました。それではいけないということで、残業時間は最大で月平均30時間以内、有休取得率は60パーセント以上という目標を掲げて、社員にアナウンスしています。毎月の部門経営会議で、全社員の残業・有休取得の状況を報告してもらっています。その結果、実際に月平均の残業時間は15時間、有給取得率は74パーセントを達成するなど「働き方」は大きく改善されてきています。

—— 「働き方改革」に本気で取り組んでいらっしゃるインフォテック・サービスにとって「理想の人材像」とはどのようなものでしょうか。

日戸様: 日頃から社員には「自ら学び、自ら行動するということをモットーとせよ」ということを話しています。スキルがあっても与えられたことをこなすだけの社員は評価しません。ですから、社員が自らスキルをあげたいと言えば、研修や資格取得の報奨金制度などを積極的に利用できるようにしています。自身で成長したいと願う社員を、できうる限りバックアップしています。

—— 研修制度にはどのようなものがありますか。

日戸様: 今あるスキルや経験ではなく「やる気」や「伸びしろ」を評価するという観点から、例えば今年の新卒採用では採用した10名を全て文系出身者から選びました。開発を1から教え、時間をかけて育てていくつもりなのです。だから新卒研修ではビジネスマナーはもちろん、実践的な開発のスキルが身につくプログラムを半年かけてしっかり学んでもらっています。新卒研修以外でも、新卒1年目研修から4年目研修まで用意していて、社員自身が成長を実感できるものにしています。

インフォテック・サービスの評価制度とは

最終評価者は社長「社員一人ひとりに対して責任を持ちたい」

—— 現在は主に評価運用でカオナビをお使いと伺っています。インフォテック・サービスの評価制度はどのようなものでしょうか。

日戸様: ベースはコンピテンシー評価です。職種や等級ごとに「現状把握」や「課題形成」といった12項目の行動項目を設定し、それぞれの項目で各社員がどれくらいのパフォーマンスを発揮しているかを評価しています。これを一年に一度行いますが、期首と期末の間に現場社員とその直属の上司が面談する場を設けています。そして最終的には社長が評価を決定するというフローを取っています。

社長自身が最終評価者となるのは、社長の中に「社員一人ひとりに対して責任を持ちたい」という想いが強くあるからです。実際に社長は評価に限らず定期的に懇親会を開いて社員の悩みを直接聞くなど、社員と積極的にコミュニケーションをとっています。「社員のことをもっと知りたい、理解したい」という気持ちがあるんですね。

インフォテック・サービス株式会社
▲インフォテック・サービス社のカオナビ使用画面(SMART REVIEW)(※写真はイメージでデータは全て一例です。実際の社員情報とは関係ありません)。

評価を「考えること」に集中できる

—— 社長はカオナビにどのような感想を持たれていますか。

日戸様: 「カオナビ」導入前は、評価シートを見つつメモをし、社員を思い浮かべながら部長の評価コメントを聞くといったことを同時に行っていたため、どうしても評価に集中できませんでした。しかし、導入後は、社員の顔写真が表示されるため、その社員のことをすぐに思い浮かべることができるようになり、「“評価をすること”自体に時間を掛けられるようになった」と高く評価しています。

「カオナビ」導入前の課題

評価会議に用意する評価シートは4400枚。評価の運用改善を急いでいた

—— カオナビ導入以前にはどのような課題がありましたか?

日戸様: カオナビ導入以前は全社員の評価項目をエクセルに入力し、それをメールで送り、回答してもらっていました。いちいち手間がかかる運用だったんです。そして評価者である管理職は担当する社員の評価シートを、総括表という別のシートに転記して必要事項を記載するという作業がありました。これがとにかく効率が悪く、評価運用の改善が喫緊の課題だったわけです。

—— とても手間と時間がかかる運用だったのですね。

日戸様: それを実質一人で回していたので、とても負担の大きい作業でした。特に社長・役員・各部部長の約10名で最終的な評価決定を行う会議では、その場に全社員分の評価シートと総括表を印刷して準備しなくてはいけません。社員が220名ほどですから、それを10名分、4400枚です。さらには個人情報なので会議が終わるとしかるべき方法ですべて処分します。評価会議などに丸1日が必要になるので、客観的に見ても無駄だなと(笑)。「外部のサービスに頼って効率化しなければ」と危機感を感じていました。

「カオナビ」を選んだ理由

汎用性が高くて柔軟な「カオナビ」なら「評価運用を効率化できる」

—— 「評価運用を効率化したい」と感じる中で、どうして「カオナビ」を選ばれたのですか。

日戸様: 最も大きな理由が、汎用性が高くて柔軟に使えると思ったことです。「カオナビ」は自由に項目を追加できたり、操作もしやすい。これなら評価の運用も大きく効率化するだろうと思いました。

それに閲覧性も優れていると感じました。以前は過去の評価だけでなく、キャリアやスキルといった基本データが社員ごとのファイルに保存されており、わざわざ各社員のファイルを開かないと参照できませんでした。それが「カオナビ」ならクリックひとつで取り出せる。必要なデータを必要な時にすぐに取り出せるのは魅力的でしたね。

—— その他には何かありましたか?

日戸様: 運用が定着するまでの1年間、導入をサポートしてもらえる「導入ディレクション」も魅力的でしたね。わからないことをすぐに相談でき、一緒に解決してもらえることは大きな安心材料でした。

「カオナビ」の効果

丸一日かけていた評価会議の準備が1時間に短縮

—— カオナビを導入して大きく変わった点はどこでしょうか。

日戸様: 評価運用の大幅な効率化を図ることができました。誰が評価を既に終えていて、誰がまだ終えていないのかが一目でわかるため、評価の運用管理がしやすくなりました。また、評価者もエクセル時代はシートを画面上に幾つも並べて見比べていたのが、カオナビだと一つの画面で済むので、格段に見やすくなったという声があがっています。

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▲インフォテック・サービス社のカオナビ使用画面(SMART REVIEW)。評価者の評価入力の進捗状況が素早く早くできる(※写真はイメージでデータは全て一例です。実際の社員情報とは関係ありません)。

日戸様: 加えて、紙の運用がなくなったというのが、一番大きな改善点です。以前は丸一日かかっていた評価会議の準備が一時間で済むようになりましたので。まさに私たちの管理部門においても「働き方改革」が行われたわけです。

エンジニアの業務アサインメントにも活用

—— 評価以外ではカオナビをどのようにご使用されていますか?

日戸様: PROFILE BOOKによって社員のスキルやキャリアなどがパッと確認できることはとても便利ですね。例えばPROFILE BOOKを確認すると社員がそれまで担当してきた案件ベースで「この案件には彼が合いそうだ」といったことがわかるので業務アサインメントもうまくいきやすいです。

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VOICE NOTEによって社内満足度調査が効率化

その他ではVOICE NOTEを使って社員に職場環境アンケートを行っています。2016年に全社員と面談をして、職場に対する不満や改善すべき点などの聞き取り調査を行いました。その結果を持って各部門で改善への取り組みを行ったんです。そして1年後の今、取り組みの成果が実際に出ているかどうかを確認するためにVOICE NOTEを使って再調査しています。おかげで前回よりも社員の意見を効率よく聴くことができています。手間も時間も省けて助かっていますね。

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今後の使い方

「カオナビ」でタレントマネジメントを行っていきたい

—— 今後の「カオナビ」をどのように使っていきたいですか?

日戸様: 今後は「カオナビ」を使ってタレントマネジメントを行っていきたいと考えています。「カオナビ」を導入したことによって、各人の資格やキャリアを把握することが容易になりました。それを活かして、異動などが発生した時に適材適所へ配置転換していきたいと思います。そのためにまずは、もっとデータを蓄積してタレントマネジメントをうまく行っていける環境を作りたいですね。

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