社員情報の「見える化」で組織力強化とエンゲージメント向上を目指す。マンション販売実績・福岡No.1企業による「カオナビ」活用方法

株式会社えん(以下、えん)は、福岡県内の分譲マンション販売実績において12年連続、投資型部門で16年連続No.1を獲得。不動産投資業界の中でも成長エリアとして注目される福岡で随一の営業力を誇る企業です。同社では近年、営業のIT化を推進。顧客情報管理システムSalesforce導入によって社員の個の力から、チームで勝ち取る営業体制にシフトしています。さらに、人材管理においては「カオナビ」を活用して人材の「見える化」を進め、組織力の強化を行っています。なぜ福岡最強のマンション販売会社は営業のIT化を進め、「カオナビ」を必要としたのか? その活用法をご紹介します。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    2016年1月(創業1989年11月)

  • 資本金

    1億円

  • 社員数

    単体78名(2019年7月1日現在)

  • 事業内容

    マンション販売、保険代理店

  • 会社HP

えんの「投資型マンション販売」事業とは?

成長著しい福岡でマンション販売実績16年連続No.1を達成

西川辰之介様(以下、西川様):日本の人口減少が叫ばれる中、当社の地盤である福岡市は全国の政令指定都市の中でもダントツの人口増加率を誇り、少なくとも2035年までは人口が増加すると予測されています。さらに人口増加を背景に、大規模な再開発も数多く計画されており、マンション投資においても福岡市の注目度が非常に高まっています。

その福岡で当社はグループ会社が供給する投資型マンション「エンクレスト」シリーズの営業販売に特化した事業を行なっています。当社自慢の営業力と地域の皆様からの信頼によって、福岡で16年連続No.1のマンション販売実績は現在も更新中です。しかし、多くのお客様にとって「マンション経営」は未知の領域。そのため当社では、テレアポや街頭アンケート、イベント開催などの地道な営業活動に力を入れ、新規のお客様にマンション経営への興味醸成を行っています。

株式会社えん
▲営業企画グループ 課長代理 西川辰之介様

Salesforceによる顧客情報の見える化。”個”の力から”チーム”で勝ち取る営業体制へシフト

西川様:2015年からは、顧客情報管理システムSalesforceを導入し、「営業のIT化」を進めています。Salesforceによって「個の力で勝ち取る営業」から「チームで勝ち取る営業」へとシフトすることが狙いでした。Salesforce導入前は営業活動で蓄積した顧客情報が各営業担当者に属人化していました。Salesforceを使って顧客情報を会社の資産として全社で共有できる仕組みを構築したことによって、現在では上司や関係部署と、お客様の基本情報や営業の進捗状況を共有し、チームリーダーは部下の営業支援やアドバイスに注力できるようになっています。

また、システムを活用して戦略的にお客様にアプローチを掛け、営業部門にトスアップするインサイドセールス部門も新たに立ち上げ、チームとしての営業体制を強化しています。

「カオナビ」の導入に至った、えんの人材管理の課題

「人事評価 効率化」のキーワードで「カオナビ」と出会い、タレントマネジメントに興味

西川様:Salesforce導入をきっかけに「チームで勝ち取る営業」の文化醸成を図るために、リーダーに対する評価項目に「部下の育成」を加える評価制度の見直しを行ないました。しかし、その評価制度の管理を紙で行っていたため非常に手間がかかるものだったのです。

煩雑な評価業務を解消するために「人事評価 効率化」などのキーワードでウェブ検索して「カオナビ」の存在を知りました。「カオナビ」のサービスサイトを見て他社の導入事例やタレントマネジメントの重要性を知り、当社も「人材の見える化」によって組織全体の営業力を底上げする必要があると感じました

解決すべき課題-1 効率的で安全な評価フローの確立

西川様:解決すべき最大の課題は、紙で運用していた評価業務のシステム化でした。当社では営業成績を評価に速やかに反映できるよう四半期ごとの評価を行なっています。しかしそれは、一般社員が紙に記入した自己評価を改修して私たち営業企画グループがデータ入力し、それを紙でリーダーに渡して一次評価を行ない、それをまたデータ入力して紙でさらに上司へ……と、非常に煩雑なもので、担当者は一年中評価業務を行っているような状況でした。そのうえ、タイプミス一つで社員の給料が大きく変わってしまいます。そのため、全社員が簡単に扱えて人為的なミスが生じない評価システムを早急に導入したいと考えていました。

解決すべき課題-2 社員情報の<一元管理→見える化>によるマネジメントとエンゲージメントの強化

西川様:次に解決すべき課題が人事情報の一元管理でした。グループ本社が導入している基幹システムに社員情報が記録されているものの、当社にのみ紙やエクセルで管理されているものもあり、社員情報が散在している状況でした。また、基幹システムに記録されている情報が必要な場合は、都度グループ本社に問い合わせなければならないことも不便でした。

このような状況を改善し、社員情報を「見える化」して、必要な人が必要なタイミングで閲覧できる環境をつくること。いまは以前とは違って人材を簡単には獲得できない人材不足の時代です。だからこそ、社員の履歴情報を正確に残し、リーダーがいつでも把握してマネジメントに活かせる体制をつくることは、若手社員の成長支援やモチベーションアップにつながると考えました。また、異動時の社員情報の正確な引き継ぎやエンゲージメントの向上にも役立てることも構想していました。社員情報のプラットフォームを整備することで、営業力を底上げしたいと考えたのです。

えんの抱える課題

課題1

効率的で安全な評価フローの確立

課題2

社員情報の<一元管理→見える化>によるマネジメントとエンゲージメントの強化

「カオナビ」を活用した課題解決と展望

リーダー(上長)のマネジメントを社員情報の一元管理でサポート

西川様:社員データベースとなるPROFILE BOOKには、評価履歴や資格情報、表彰履歴や始末書、動物占いなどを登録して、エンゲージメントの向上につなげています。これまでは社員のパーソナリティを記録したデータベースがなかったため、リーダーによる主観的な印象が評価につながりがちで、異動の際にも主観に基づく人物評が引き継がれるケースが見受けられました。ですが、現在は、リーダーもPROFILE BOOKを見て社員のことを客観的に把握した上でコミュニケーションを取れているので、社員も力を発揮しやすくなっていると思います。

また、内定者の段階から「カオナビ」で管理し、入社時のストレス耐性や適性テスト、履歴書や新卒研修のレポートなどを掲載しています。以前は配属先が決定する前に紙で回覧していましたが、いまは配属先のリーダーが必要なタイミングでいつでも確認できます。人物像をきちんと把握でき、新卒社員に対するマネジメントもしやすくなっています

一般社員にもリーダーの情報を「見える化」することでメリットが生じています。これまで武勇伝のような話でしか上司の経歴や過去の実績を知ることができなかったのですが、いまは「カオナビ」で詳細なパーソナリティやキャリアを閲覧できます。これによって上司のキャリアをロールモデルとして自分のキャリアプランを考える社員も増えていると感じますね。

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▲えんの「カオナビ」使用画面【PROFILE BOOK】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

入力ミスのリスクを無くし、評価業務の効率化を実現

西川様:四半期ごとに行なっている営業成績とコンピテンシーによる人事評価は、評価ワークフロー機能SMART REVIEWで管理しています。成績評価は管理部門である営業企画グループで入力しておき、社員はコンピテンシーの自己評価をSMART REVIEWに入力。その後、1次~3次まで各上長が評価を入力していきます。管理部門は以前のような評価用紙の回収とエクセル入力の手間から解放され、社員にとっても評価に掛かる時間が効率化されました。

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▲えんの「カオナビ」使用画面【SMART REVIEW】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)。

手軽に社員アンケートを実施できるVOICE NOTEを管理職への評価に活用

西川様:いわゆる360度評価のような感覚ですが、当社ではリーダー以上の社員に対して管理部門のスタッフから見た勤務態度や素行、事務手続きに関する評価を行なっています。SMART REVIEWに組み込むには煩雑になってしまうため、社員アンケート機能VOICE NOTEを活用し、約20名の管理部門スタッフからアンケート形式で評価対象の社員に対する評価を収集しています。集計結果を「カオナビ」が自動でグラフ化してくれるので、それを見ながら該当する社員の評価の加減を行なえて便利ですね。

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▲えんの「カオナビ」使用画面【VOICE NOTE】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)。

効果的な異動・配置をシミュレーション。よりチームで成果を出せる環境へ

西川様:このほか人事異動の検討ではマトリクス機能のSHUFFLE FACEを使い、社員の配属をシミュレーションしています。以前まではホワイトボードに社員名を書いたマグネットで行っていましたが、「カオナビ」なら様々な指標で並び替えて検討でき、深掘りしたい社員の資格情報や実績もすぐに映し出すことができて良いですね。チームごとの役職や実績のバランスだけでなく、男女比や社員同士の相性まで踏まえて精緻なシミュレーションができます。今後もSHUFFLE FACEを活用して最適な異動と配置を実現することで、いままで以上にチームで成果を出せる環境をつくっていきたいですね。

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▲SHUFFLE FACEの画面イメージ。縦軸・横軸を自分の知りたい切り口で自由に設定でき、必要な時に必要な視点で組織をマトリクス分析できます(※画像はサンプルです)

顧客開拓イベントや社内プロジェクトのメンバー管理をスムーズに

西川様:新規・既存を問わずお客様とのより多くの接点を生み出すため、ゴルフコンペやワイン会、セミナーなどさまざまなイベントを開催しており、年ごとに担当のプロジェクトチームを編成しています。そのほか、配信メールを担当するチームや県外での営業活動を推進するチーム、新しい営業手法を開発するチームなどのプロジェクトも盛んです。そのメンバー管理にPICKUP LISTを活用し、誰がどのプロジェクトを担当しているかが一目でわかるようにリスト化しています。一方、過去の担当プロジェクトの履歴はPROFILE BOOKで管理し、プロジェクトのローテーションを正確にするために役立てています。

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▲えんの「カオナビ」使用画面【PICKUP LIST】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)。

今後の活用について

社員同士のコミュニケーション促進や人物理解にも役立てたい

西川様:現在、当社の社員数はグループ全体で200名に満たないため、まだなんとか社員同士で顔と名前、パーソナリティは把握できる状態です。しかし今後、新たにホテル事業を展開する予定のため、社員数は大幅に拡大する予定です。そのとき、社員が社員のパーソナリティや顔を知るためのツールとして、「カオナビ」をグループ全体でも有効活用していきたいと考えています。例えば、いま、一部の社員を対象にエニアグラムも実施しています。そうやって社員がより「カオナビ」に興味を持ち、気軽に活用できるよう、さまざまな取り組みを検討していきたいですね。