株式会社ビットアイル|事例|カオナビ【シェアNo.1】顔写真が並ぶ、クラウド人材管理ツール

「既存の人事データベースのあり方」を根本から見直し、
「社員が思わず使いたくなる」人事プラットフォームとしてカオナビを採用。

2000年6月に設立された株式会社ビットアイルは、2001年3月に自社のiDC(インターネットデータセンター)を開設しました。今ではiDCをコアに情報システムの運用からネットワーク接続、セキュリティ、ストレージ、さらにアプリケーション開発やシステムインテグレーションまで、多彩なサービスをワンストップで提供する“総合ITアウトソーシング”企業グループとして成長を遂げました。
 今後も市場のニーズに合ったデータセンターを建設し、自社データセンターの強みとノウハウを生かして柔軟にサービスを提供することで、更なる成長を目指しています。
 今回は、カオナビを導入した経緯とポイントについて、同社人事部部長の永崎氏と、人事部主任の江口氏にお話を伺いました。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    2000年

  • 事業内容

    総合ITアウトソーシング事業

  • スタッフ数

    140名(単体) 418名(連結) (2014年5月末現在)

  • 平均年齢

    36.1歳 (2014年5月末現在)

  • 男女比

    8:2 (2014年5月末現在)

カオナビを選んだ理由1

社員同士の活発なコミュニケーションが、サービスの質向上に直結する。 お互いのことを自由に共有し合えるツールが必要だった。

カオナビ導入前は、どのような課題がありましたか?

顔と名前が一致しなくなるとコミュニケーションを避けてしまいがち。 コミュニケーション活性化には、まず「他の社員を知る」ことの出来るツールが必要。

江口氏)
 当社のコア事業である「iDC(インターネットデータセンター)」というサービスは、お客様とのフロントは営業部門が担うものの、ご契約いただいた後の細かなフォローや、お客様側のエンジニアとのやりとりには、技術部門が深く関わることになります。当然、社内でも日頃から他部門間で密にコミュニケーションをとり、チーム戦を行っていくことが重要です。しかし、技術部門はデータセンター等の各拠点勤務、営業部門や管理部門は本社勤務と、複数拠点にまたがるため、日々顔を見合わせてコミュニケーションをとることよりも、電話やメールでのやり取りがメインになりがちで、徐々に「顔と名前が一致しない」という状態が生じ始めていました。

永崎氏)
 このままではいけないと思い、人事部では全社のキックオフミーティングや、部活、花見、BBQなど社内コミュニケーション施策の一環として、様々なイベントを企画しました。また、本社を現在の天王洲アイルに移転する際には、これまでなかなか顔を見合わせてコミュニケーションを取れなかった他部門とも交流できる場として、社員食堂も設置しました。しかし、実際にコミュニケーションが劇的に活性化したかというと、どうもしっくりこない。何か根本的な問題を見落としているような気がしていました。
 はっと気付いたのは、そもそも顔と名前が一致していない人と「積極的にコミュニケーションをとろう」とは自分でさえ思わないということでした。イベントなどで一度話したことがある、社員食堂で見かけたことがある、というレベルの関わりだけでは、次に会った時にはまた「あの人誰だったっけ・・・」という関係に戻ってしまいます。この問題を無視して、コミュニケーションの『場』だけを提供しても、根本的な解決にはなりません。今の人事部がすべきことは、コミュニケーションの場を次に活かし、繋げていくための『ツール』を社員に提供することなのではないか、との考えに到りました。

カオナビ導入の背景を教えてください。

番号やテキスト情報で構成された管理用データベースではなく、 誰もが「使ってみたい」と感じるシステムを探していた。

永崎氏)
 今年で設立15年目を迎える当社ですが、ここ数年で社員数は急激に増えてきました。人事情報に関しては人事部内の担当業務ごとにエクセルで管理しており、統合的なデータベースが無かったため、今後も社員数が増えることを想定し、今のうちに何らかのシステムを導入しよう、という動きが出始めました。せっかくシステムを導入してデータベースを統合するのであれば、全社員に情報をオープンし、社員同士もお互いの情報を得られるツールとして活用できるものがいい、という結論に到り、人事部では最適なシステムを探していました。
 しかし、いくつかのシステムを比較検討してみたところ、どれも表計算ソフトの延長線上にあるような、社員番号や名前などテキスト情報で構成された人事データベースばかりでした。もちろん人事部員が利用するには機能的で便利なのですが、現場の社員が活用するイメージは全く持てませんでした。社員に対してデータベースの利用を促すことに人事部の労力を割くのも、本末転倒な気がします。また、「膨大なデータが格納されているだけ」で社員に利用されないデータベースになってしまっては、今回導入する目的が果たせません。むしろ、誰もが思わず「使ってみたい」と感じる全く新しい人事システムはないだろうか?そんなことを考えている際に出合ったのが「カオナビ」でした。

カオナビを選んだ理由2

管理業務に注力する人事部から、組織のカルチャーづくりをリードする人事部に進化するための土台として、カオナビを選んだ。

カオナビを採用された決め手を教えてください。

求めていたのは、人事部だけが使うシステムではない。全社員で使えるプラットフォームとして、カオナビの「わかりやすさ」「使いやすさ」「柔軟性」は最適だった。

江口氏)
 やはり、パッと見た時に「顔写真」が並び、情報がわかりやすいというのは重要なポイントです。人事だけで使うのであれば、多少分かりにくいインターフェイスであっても操作せざるを得ませんが、今回の目的は全社員で使える統合的なデータベースを構築することでした。
 カオナビは、マニュアルがなくても使える簡単な操作性に加え、自由に項目やフォーマットを拡張できるので、社員同士のコミュニケーションツールとしての用途はもちろん、経営陣が自分で社員の情報をパッと検索したり、人事部内で管理している情報を一元化して現場マネジメントに共有したりと、一つのプラットフォームでどんな用途にも柔軟に使えるイメージが持てました。

永崎氏)
 もちろん、導入の検討段階で「計算や分析など、労務処理ができるシステムの方がいいのでは?」という意見もありました。
 たしかに、現在の人事部の業務内容を効率化することを目的とするならば、そこの機能に特化したシステムの方が実用的かもしれません。しかし、我々が本当に実現したいことは、情報を細かく整備し、クローズドで管理し、人事権を握ることではありません。社員同士が情報を共有し、社内のコミュニケーションが活性化するインフラを作り、提供していくこと、一人ひとりが持っている情報を有効活用し、組織のカルチャーを築いていくことこそが、人事部の本質だと思います。
 となるとやはり、労務処理が効率化するような通常の人事システムではなく、「わかりやすさ」「使いやすさ」「柔軟性」という特徴を兼ね備えたカオナビの方が、人事部の本質を叶えることができるのでは、と思い、今回導入を決めました。

今後、どのように活用を進めていこうとお考えですか?

一人ひとりのミッションをカオナビで全社に共有。お互いを知り、刺激しあえる環境を作る。そのメンバーで新たなビジネスを生み出す。

永崎氏)
 現在、すでに社員同士が顔と名前を確認したり、新しく入社した社員が既存社員の情報を得たりといった活用は、全社に広がりつつあります。今後は、単に顔と名前を一致させるだけではなく、一人ひとりの業務内容やミッションを明確にし、カオナビ上で全社にオープンにしていこうと思っています。オープンにすることで、社員一人ひとりが自分の責任やミッションを全社に対してコミットメントすることになり、達成できた時には次のチャレンジにもつながっていく。良い意味で、社員同士がプレッシャーをかけあい、刺激しあいながら成長していくような環境を、カオナビで実現したいと思います。その土台が出来たら、人事部ではまた新たな組織カルチャーづくりに奔走する予定です。

江口氏)
 結局のところ、ビットアイル自体、形あるサービスを売っているわけではないので、サービスに関わる「個」の力、チームワーク、コミュニケーションがビジネスの大きな原動力になります。そこを置き去りにして技術力だけを高めていっても、会社が成長し続けることは難しいと思います。
 カオナビを導入したことで、すぐに目に見える効果は得られないかもしれませんが、これをきっかけに部門間のコミュニケーションがより活性化し、相互理解のあるチームメンバーでコラボレーションすることが、新たなビジネスを生むと思います。こうしたカルチャー作りのインフラになることをカオナビには期待しています。

顔写真を並べて何ができる?
機能や活用シーンを見ればもっと分かる!

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