いまでは全社員の“共通言語”となった「カオナビ」
人材情報を集約させて一元管理することで新たな可能性が見えた!

「コンシューマー向けITサービス事業」「法人向けアプリ・システム基盤SI事業」「IT事業者向けシステム基盤事業」を3本柱とする株式会社エーピーコミュニケーションズは、2014年1月にカオナビを導入。当時287名ほどだった社員が現在は336名、今後も積極的な増員を予定している成長企業において、どんな変化があった2年間だったのでしょうか?
今回は、同社で人事を担当する河村様と、財務・経理部マネージャーを務める小林様、そして人事部長の鈴木様にカオナビ導入後の感想と成果についてお話をうかがいました。

  • 設立

    1995年

  • 事業内容

    ネットワーク/サーバ、インフラの設計・構築・運用・保守・運用設計

  • 従業員数

    336名(2016年9月現在)

  • 事業内容

    エーピーコミュニケーションズはコンシューマ向けITサービス事業、法人向けアプリ・システム基盤SI事業、IT事業者向けシステム基盤事業の3つを中心に展開しています。現在は「品質管理マネジメントNo.1」と「新規事業への挑戦」を重点施策として掲げ、マルチエンジニアの育成、自社サービスの開発、海外進出を推進し、 8期連続増収と成長を続けています。また、現在は電⼦出版やスマートフォンアプリサービス等、⾃社サービスを強化しており「⾃社サービスの売上50%以上」という⽅針に向けて事業構造の変⾰を進めるなど、業界常識に囚われない、新しいIT企業の先駆者として挑戦を続けています。

人事評価をカオナビに移行して2年。
「いま、誰が、どのステータスなのか」すぐわかるから、ステータス管理も簡単

―導入当初は、エクセルでバラバラに管理されていた人事情報を一元化することで、全部門においてフル活用できる「人事データベース構築」を目指されていましたが、人事評価もカオナビの「Smart Review」機能をご利用いただいています。人事評価の移行は大変でしたか。

HR戦略本部 人事戦略部 採用戦略部 部長 鈴木 晃洋 様
HR戦略本部 人事戦略部 採用戦略部
部長 鈴木 晃洋 様

河村様 そうですね。しかし「大変なものでも、まずは最初のチャレンジをしてみよう!」と社内を挙げて協力的だったおかげで、今にいたります。
これまで2回、カオナビで人事評価を運用していますが、一番実感している「Smart Review」の利点は、「いま誰がどのステータスになっているのか」がひとめでわかることです。導入前は、人事側と現場が持つ情報がバラバラな上に承認のワークフローもなく、最終情報の所在がわかりにくかったのですが、いまでは正確な人事評価が容易に出来るようになってきました。

―その人事評価において、2年前より制度の変化や新しい制度の策定などの動きはありましたか?

鈴木様 等級制度や人事評価におけるサイクルはとくに変わっていません。唯一、変わった点といえば「プロフェッショナル職」もしくは「エヴァンジェリスト」という役職を設けて、人事制度の中で後押しするようになったこと。
弊社はもともと人材派遣事業からスタートしましたが、ここ数年では自社サービスなども手掛けるようになってきています。今後、「われわれは技術の会社なんだ」ということをもっとアピールしていく必要性があると感じていますので、その一つの形として「プロフェッショナル職」や「エヴァンジェリト」という役職を設けるようになったのです。

「Shuffle Face」機能で採用経路ごとの分析が可能!
さらに優秀社員の希望を直接聞く“キャリアチャレンジ”もスタート

―御社ならではのカオナビ活用法をお聞かせください。

財務・経理部 マネージャー 小林 幸一 様
財務・経理部
マネージャー 小林 幸一 様

鈴木様 「採用管理」でカオナビを活用している事例が特殊かもしれませんね。
通常は、働く社員をカオナビに登録しているかと思いますが、当社では、書類選考の時点からカオナビに登録しています。年間で80名ほどを目標に採用活動をしており、書類選考から始まって、入社にまで至る確率は約1パーセントです。そうなると約8,000人分もの応募書類が集まることになるのですが、それだけの数をすべて登録しながら進めています。

小林様 カオナビの「Shuffle Face」機能で採用経路ごとにどんな役職や年齢層が入ったのかがすぐに引き出せるので、採用経路の分析にも活用できるところがいいですね。

河村様 また、「Smart Review」機能を人事評価以外にも使っています。
人事評価の報酬のひとつとして、非常に優秀な社員を対象に優先的に異動希望が出せる「キャリアチャレンジ」を設けており、希望者はカオナビの「Smart Review」の機能を通して直属の上司を通さず申請できるようになっているのです。始まったばかりの制度なので、まだ対象となる社員からはそれほど声が上がってきていないのですが、優秀な社員にはとくに本人の希望を優先できるシステムにしていきたいですね。

災害などの非常時に備えて社員の「家族状況」も集約
社員の緊急事態時でも、総務を通さずに直属の上司が即対応できる

―人事評価シートの項目にも何か特徴がありますか?

HR戦略本部 人事戦略部 総務グループ マネージャー 河村 安代 様
HR戦略本部 人事戦略部 総務グループ
マネージャー 河村 安代 様

鈴木様 当社の人事評価はとても細かいですよ。入社前の情報から、入社時の履歴書、研修履歴、プロジェクトの異動歴、賞罰、現在の評価状況・・・。
カオナビのアクセス権限は個別設定が可能なので閲覧できる項目はそれぞれですが、目指すところは、一人の社員の顔写真をクリックしたら、その人にまつわるすべての情報が網羅してある状態です。

河村様 これまでは紙に記入して人事や総務でしか確認できなかったのですが、大規模災害などの非常時に備えて、何処からでも社員の家族の状況が確認できるようにするため、カオナビに「家族状況」の項目を設けるなど、登録できる情報をどんどん増やしています。
非常時だけではなくても、社員が当日欠勤した場合や緊急事態の場合など、昔は総務に連絡先を確認する電話が集中していましたが、今は上司がカオナビで情報を確認して即対応することが可能となりました。これによって、総務・人事の負荷が大きく軽減されています。

カオナビをターミナルに人事情報がつながり、一元管理への第一歩を踏み出せた 組織運営のシミュレーションツールとしても期待、全社員と経営層に浸透させたい

―あらためてカオナビを2年間使用してみてのご感想を聞かせてください。

河村様 弊社では導入以前から人事にまつわる社員の情報はたくさん管理していたのですが、部署ごとにエクセルでバラバラに管理していたものが、カオナビというターミナルができて初めて全部つながりました。
会社にとって一番の財産は「社員」なので、その情報を一元管理する一歩を踏み出したことの意味は大きいと感じています。また、カオナビが社員の共通言語化しており、何か新しい制度を始めるにしても「それならカオナビのここに入れて・・・」といった風にすぐに形にできる頼もしさもありますね。

小林様 システム的な部分で言うと、一元管理であることから「プライバシーマーク」等で求められる個人情報の管理において運用負荷が削減できる利点も。
これまでは監査前に「このファイルはどこに保管されているか」と確認が必要だったのですが、カオナビで情報を一元化してからは監査前に慌てることもなくなりました。監査担当者にも説明が楽に出来ますし、システム担当者としても非常にメリットを感じています。

鈴木様 導入当初の目的であった「人事データベース構築」は達成できつつあります。さらに今後の期待としては、組織運営のシミュレーションツールになっていくと、より利用度が高まっていくでしょう。
その上でマネージャーはもちろん一般社員も「ああ、このことならカオナビで確認しよう」と自然に思い浮かぶほど全社員に浸透して、さらに経営層までも同じ状態にまで持っていけるのが理想ですね!

―カオナビをご活用いただき大変嬉しく思います。ぜひこれからもご活用いただければ幸いです。 鈴木様、小林様、河村様、ありがとうございました!

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