人材情報の引き継ぎが簡単にできる「カオナビ」で異動が多い組織でも人材管理に成功。社員による自主プレゼン制度も実現

長い歴史を持つウェディングプロデュースカンパニーのアイ・ケイ・ケイ株式会社。しかし、急成長を遂げたのは戦略的な多角的経営を試みるようになったここ20年のこと。「今後のさらなる成長のためには人材情報を蓄積して戦略的人事を行っていくこと」と語る同社営業企画部人事課長の山際翔太朗様に「カオナビ」導入の背景と活用方法を伺いました。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1995年11月(創業:1945年)

  • 資本金

    3億5,165 万円

  • 社員数

    社員数:727名(2017年10月現在)

  • 事業内容

    国内16都市18施設でウェディングプロデュース事業・ホテル事業を展開。2017年は大阪府と愛知県に出店。同年1 月にはインドネシアで子会社を設立し、現地のお客様を対象にサービス提供を開始する。さらに2019年春には兵庫県神戸市の「ポーアイしおさい公園」に出店を予定。これまで培った独自のサービスを強みに、今後は国内のみならず世界へ挑戦し続ける。

  • 会社HP

アイ・ケイ・ケイ株式会社について

トップとマネージャー層、そして現場の三位一体が成長の秘訣

アイ・ケイ・ケイ株式会社(以下、アイ・ケイ・ケイ)は西日本を中心に事業を展開するハウスウェディングプロデュースカンパニー。創業73年目を迎える老舗にもかかわらず少子高齢化の社会にあっても成長を続けています。現在は、国内にとどまらずインドネシアなど世界にも進出。成長の秘訣は、いつまでも消えることのない挑戦心にありました。

山際翔太朗様(以下、山際様):「現在は第三創業期に突入したと考え、更なる成長の可能性を追い求めています。会社がいつまでも野心的であるには強いリーダーシップが必要です。創業者と幹部層のリーダーシップが現場に勢いを生むのです。しかし、それだけでは空回りしてしまう。そこで弊社はトップとマネージャー層と現場が三位一体となって組織作りを行っています。三者の信頼関係があるからこそ、お客様に感動を届けることができるのです」

アイ・ケイ・ケイ株式会社
▲営業企画部人事課長 山際翔太朗様

理念を全社員が内面化して使命感を持って体現

アイ・ケイ・ケイの経営理念は、『お客様に感動を届けて社会に貢献する』こと。この理念を全社員が使命感を持って体現しようと努めるからこそ、業績の向上につながっているそう。

山際様:「弊社では『国籍・宗教・性別・年齢・経験に関係なく能力を発揮する人財になり、素晴らしい未来を創るために挑戦する』ことを目標としています。そのため『誠実・信用・信頼』をキーワードとして掲げています。こうした考えを全社員の共通認識として持ち合わせた上でお客様と対面するのです。これらの理念をクレドとして常日頃から持ち歩くことで、理念を日常的に行動に移しています」

新卒採用時も求めるのは理念に共感してくれる人材

「2019年度大学生就職企業人気ランキング」(九州・沖縄)で堂々の1位。その秘訣とは?

多くの企業が採用難に苦しむなか、アイ・ケイ・ケイはマイナビと日本経済新聞社が主催する「2019年卒大学生就職企業人気ランキング」(九州・沖縄)で見事1位を獲得。採用をうまく進める秘訣は、理念に共感してくれる人材を見抜くことにあるそう。

山際様「弊社では、『チャレンジすることなく成果を上げた人より、高い目標にチャレンジしたが失敗した人の方を評価し、結果よりもチャレンジするという行動そのものを評価する』という人事評価基準を明示しています。だから弊社は、自ら考え、自ら挑戦できる、当事者意識の強い人材こそ求めています。そのため、応募してくれる学生が、理念を体現できる人間なのかを何度も面接を行って見極めます。弊社がどこへ向かって進んでいるのかを理解して欲しい。実際に24歳で支店を統括する支配人や、26歳で200人以上の部下を持つ総支配人になる人材も生まれていますが、現場で活躍している社員は理念を十全に理解しているのです」

「カオナビ」導入の背景

人材管理によって「社員の成長」を把握したい

第三創業期に突入し、支店の数も増え、新卒採用も順調なアイ・ケイ・ケイ。しかし、急拡大・急成長によって『人材情報の管理が十分にできない』という弊害も生じたそう。

山際様:「今後の成長のためにも社員を育てたいけれど、上司の頭の中にある情報だけで社員を管理し、組織を動かしていくことは不可能だと気付きました。それに弊社は社員に様々な現場を経験してキャリアを積んでもらいます。だから異動も多くなるのですが、異動の度に情報の引き継ぎがうまくいかない。社員がこれまでどのように頑張ってきて、これからどのようなキャリアを積んでいきたいのか。そのようなデータもきちんと蓄積できていませんでした。この状態を変える必要性を痛感していました」

まずは評価運用の効率化を目指す

会社と社員の成長のために必要な人材管理。それが不十分だったことに加えて、社員を適切に評価するための評価運用であまりにも手間がかかっていたため人事評価フローの効率化も課題でした。

山際様:「評価フローも紙で管理していたため評価業務に忙殺されていました。評価を受ける社員は評価シートをプリントアウトし、手書きで記入をする。それに上司がやはり手書きで評価を記入し、人事に戻す。それを数百人もの全社員に対して行うわけですから、とても無駄が多いワークフローだったと思います。もっと効率化できないものかと考えていました」

アイ・ケイ・ケイ株式会社

「カオナビ」導入の決め手

異動の多い会社で「シンプル」「柔軟」は大きな魅力

人材情報を着実に蓄積できて評価フローも効率化できる人材マネジメントツールを探していたところ、人材戦略を参考にしていた企業が「カオナビ」を導入していたことを知って「カオナビ」に興味を持ったそう。

山際様:「様々な類似サービスと比較をしましたが、『カオナビ』が圧倒的にシンプルで使いやすそうでした。『カオナビ』を導入すれば、人材情報の共有・蓄積ができて、評価フローも効率化する。長年抱えていた問題が一気に解決するわけです。それに、その柔軟性も魅力的でした。先ほども述べた通り、弊社は異動が多い会社です。異動の度にフロー変更などの業務負荷がかかってしまうのでは意味がない。その点、『カオナビ』は評価者の引き継ぎやフローの変更操作が簡単にできるので、組織的な変更にも自分たちの手ですぐに対応できます。弊社が目指す人材マネジメントに相応しいシステムだと思いました」

「カオナビ」活用方法

PROFILE BOOKで支店の社員とも円滑なコミュニケーション

評価の効率化を果たしたアイ・ケイ・ケイは「カオナビ」の人材管理機能のPROFILE BOOKに社員の基本情報や評価内容をはじめ、必要な諸情報を蓄積。そのことで全国各地に散らばる支店を訪問する際にも現地社員とスムーズにコミュニケーションが取れるそう。

山際様:「PROFILE BOOKの公開可能な情報を社員間で共有することで、現場でのコミュニケーションが活性化することはもちろん、本部にいる社員が支店で働く社員とコミュニケーションを取ることに役に立っています。例えば、私は人事として全国の支店を訪問して面談を行っています。その時、支店を訪れる前にPROFILE BOOKを見て、面談する社員の情報を頭の中に入れておくだけで、話が弾むんです。人事が自分のことを覚えていることは嬉しいと思ってくれるようです。ちょっとした心がけによって、社員のモチベーション向上にもつながっています」

アイ・ケイ・ケイ株式会社
〇アイ・ケイ・ケイのカオナビ使用画面【PROFILE BOOK】 (※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

複雑な評価制度もSMART REVIEWで完璧に再現

アイ・ケイ・ケイの評価制度は、100個ほどの項目で社員を評価する独自の考課とMBO、そして360度評価を組み合わせたもの。このうち現在「カオナビ」の評価ワークフロー機能であるSMART REVIEWで行っているのは人事考課とMBO。この複雑な評価制度を「カオナビ」上に再現したことで評価フローが効率化したそう。

山際様:「弊社の評価制度が『カオナビ』にそのまま再現されたときは、感動しました。実際に現場からも評価の入力が楽だと好評で、だいたい一人につき15分程度、評価にかける作業時間が短縮できました。今後は360度評価もSMART REVIEW上で進めてみたいと考えています」

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〇アイ・ケイ・ケイのカオナビ使用画面【SMART REVIEW①】 (※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

社員による自主プレゼン制度「三行提報」をSMART REVIEWで実現

評価ワークフローの他にもSMART REVIEWを意外な方法で役立てているそう。それは、毎週三行で150文字以内の事業提案やアイデアを書き、経営層に提出するという「三行提報」。その意図とは?

山際様:「『三行提報』はもともと他社が行っていたものを参考にしたものです。弊社で『三行提報』を行う意図は、考える力やアイデアを会社に提案する力を身社員につけてもらうためです。SMART REVIEWに三行だけ記入できる欄を設け、全社員が週に一度、木曜日にアイデアを経営層に提案できるような仕組みを整えました。どの提案を経営層に上げるのかは人事の方でスクリーニングを行います。そのため、ここでもSMART REVIEWが大活躍しています」

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〇アイ・ケイ・ケイのカオナビ使用画面【SMART REVIEW②】 (※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

社員アンケートをVOICE NOTEで簡単に実施

「カオナビ」導入以前では紙で行っていた諸々のアンケートも、現在では「カオナビ」のアンケート機能であるVOICE NOTEで行っています。紙で行っていたときのようなファイル化という手間も省けて効率化したそう。

山際様:「新入社員研修後のアンケートや新たに実施した勉強会の改善点などを吸い上げるのにVOICE NOTEはとても重宝しています。アンケート対象者に一斉にメール送信ができますし、誰が書いた/書いていないかが〈見える化〉できてとても便利ですよ」

アイ・ケイ・ケイ株式会社
〇アイ・ケイ・ケイのカオナビ使用画面【VOICE NOTE】 (※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

導入ディレクションに関して

相談に「+on」でレスポンスする「導入ディレクション」は◎

アイ・ケイ・ケイは専任のディレクターが初期導入を1年間サポートする「導入ディレクション」に契約。評価項目が100個もある複雑な考課をはじめとする評価制度の再現や「三行提報」の毎週の運用など、必ずしも簡単とはいえない「カオナビ」の活用を軌道に乗せるには、担当スタッフのサポートが欠かせなかったそう。

山際様:「評価は給与や育成にも関わる大切なものだからこそ、現在の評価制度を完璧に再現できることを重視していました。弊社の評価制度は複雑なものにもかかわらず、打ち合わせを重ねる中で弊社の意図を理解して弊社にとっての『当たり前』を再現してくれました。相談したことに対して常に『+on』して返してくれる。ただのカスタマーサポートにはとどまらない存在で、大変助かりました」

今後について

今後はSHUFFLE FACEによって生産性の「見える化」も行いたい

「カオナビ」によって効果的かつ本格的な人材マネジメントを始めているアイ・ケイ・ケイ。SMART REVIEW、VOICE NOTE、そしてPROFILE BOOKでアナログからの脱却を果たすことができたアイ・ケイ・ケイ。今後は、社員のさらなる成長と生産性の見える化のためにSHUFFLE FACEを積極的に活用していきたいそう。

山際様:「『カオナビ』導入1年目は、導入当初『やりたいこと』と思っていたことをシステム化することができ、評価も無事一巡させることができました。今後は、社員の成長や生産性を可視化していきたいと考えています。例えばSHUFFLE FACEを用いて、社員の成長スピードや残業といった細かな情報をマトリクスで把握したいと思っています」

アイ・ケイ・ケイ株式会社
▲SHUFFLE FACEの画面イメージ。縦軸・横軸を自分の知りたい切り口で自由に設定でき、必要な時に必要な視点で組織をマトリクス分析できます(※画像はサンプルです)

お電話でのお問合わせも承っております。9:30~18:30(土日・祝日除く)

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