目標管理、面談記録、評価の一元管理で社員の成長をサポート。エンゲージメント向上と働き方改革にも役立てる

株式会社えがお(以下、えがお)は熊本を拠点としながら、インフォマーシャルや新聞チラシを媒体とする通販事業によって、健康食品業界で成長を続けています。その強みは「人」。人材育成や職場環境の改善に注力し、通販事業でありながら、人の魅力でファン・顧客を増やし続ける独自の営業戦略を推し進めています。さらなる社員育成とエンゲージメント向上に向けた、同社の「カオナビ」活用プランをご紹介します。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1990年8月

  • 資本金

    1億円

  • 社員数

    514名(2019年6月時点)

  • 事業内容

    総合健康関連事業

  • 会社HP

えがおの「健康食品」事業とは?

人の魅力でお客様をファン化する通販事業

松本 泉様(以下、松本様):当社の健康食品事業は高品質ローヤルゼリーを配合した「にんにく卵黄」に始まります。それから「肝油」や「黒酢」「グルコサミン」など、それぞれの食材・栄養素のブームに先駆けてオリジナル商品を展開し、ヒットさせることで成長してきました。現在は60種類ほどの商品がありますが、その多くはお客様の声から生まれた商品です。当社の強み、それはお客様のニーズをダイレクトにお聴きするコールセンターの存在です。社員の4割はコールセンターのスタッフであり、業界のなかでもこれほどコールセンターに設備と人材を投資している会社はないと思います。コールセンターでは、ときには1時間もの時間をかけてお客様のお悩みを伺い、お客様の健康状態にあった商品をご提案しています。当社の商品は人と人のつながりで買っていただくものですから、社員一人ひとりの人間力を育てていく必要があるのです。

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▲人事係 アシスタントマネージャー 松本 泉様 

社員が幸福に活躍できる企業風土を目指す

松本様:当社は「社員は家族」と考えており、家族である社員(クルー)が安心して働けるように職場づくりとキャリア支援に力を入れてきました。特に当社は社員の7割を女性が占める環境です。保育所の設置はもちろん、夏休みなどの子どもの長期休暇の期間中は学童保育も運営し、社員の子育てと仕事の両立を支援しています。また、ダイバーシティマネジメントに則り、女性社員のキャリア形成にも力を入れており、現在は女性管理職の比率は3割を突破。早期に5割にも届く見込みです。熊本県の人材不足は深刻ですが、こうした職場づくりやキャリア支援によって熊本県内の新卒採用数で当社はトップ水準です。

「カオナビ」の導入に至った、えがおの人材管理の課題

解決すべき課題1:社員の育成を進めるための人材情報がバラバラに散在

松本様:社員の目標管理から評価、育成状況までを一元管理したかったことが、「カオナビ」導入のきっかけです。当社では、社員に「ビジョンシート」の提出を求めているのですが、これは1年後、3年後の自分のキャリアを想定し、そのために必要なスキルや成長について確認するものです。このシートもエクセルで管理されており、そのほかの評価や目標管理、スキルなど関連する情報がすべてバラバラに管理されている状況でした。社員情報をデータベースとして一元管理し、手軽にアクセスできて社員育成に役立てられるツールを求めていました。

解決すべき課題2:効率的なマネジメントを行うために評価をシステム化

松本様:人事評価の運用自体もエクセルと紙をベースとしていたため、私たち人事部門にとって作業効率が悪く、人事評価の業務に多大な時間が掛かっていました。また、データとしての閲覧性も課題でした。急成長による組織の拡大の中で、新旧の上長に部下の情報と状況をしっかり引き継ぐよう依頼しても、紙ベースの情報は取り扱いが面倒なため、うまくいかなかったのです。そうした経緯から、以前より関心を持っていた「カオナビ」の導入を検討しました。

えがおの抱える課題

課題1

社員の育成を進めるための人材情報がバラバラに散在

課題2

効率的なマネジメントを行うために評価をシステム化

「カオナビ」の導入時の印象

基幹システムと比べて圧倒的にわかりやすい操作性が◎

永松翔太様(以下、永松様):基幹システムや勤怠管理システムなどの人事系のツールと比較しても「カオナビ」はフォームの設計や操作性が非常にわかりやすいのが印象的でした。サポート対応でも操作上の不明点にも真摯に対応していただき、とても助かりました。おかげさまで、社員のデータベースも、基幹システムからCSVで問題なくインポートすることができました。

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▲人事係 リーダー 永松 翔太様

「カオナビ」を活用した課題解決と展望

キャリア支援や人物理解に役立つ社員データベースを構築

松本様:社員データベースであるPROFILE BOOKでは、現在の所属や役職、勤続年数などの基本情報のほか、異動履歴や評価情報、参加している社内プロジェクトの履歴を登録しています。必要な人事情報を「カオナビ」に一元管理できたことで、社員の問い合わせなどへの対応が以前と比べて格段に効率的になりました。つい先日、社外顧問に「社員のAさんってどんな感じの人?」と聞かれたときにも、すぐにスマホから「カオナビ」を開いて顔写真つきでその社員のことを説明することができましたよ。こういうちょっとしたことにストレスなく使えてとても便利ですね。

今後は「ビジョンシート」の内容や評価情報、面談記録、研修受講履歴なども記録し、計画的な人材育成のための基盤のツールとして活用を深めてまいります。さらに、残業時間や福利厚生制度の使用状況なども管理して働き方改革に役立てるほか、女性管理職の推進などのキャリア支援にも活用したいですね。

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▲えがおの「カオナビ」使用画面【PROFILE BOOK】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

人事評価の業務軽減と、アクセスしやすいインフラを実現

松本様:当社の人事評価では、各社員に半期ごとに業務評価と、上司・先輩・部下による行動評価として360度評価を実施しています。いずれも、SMART REVIEWで問題なく再現できています。特に360度評価は以前までシステム構築を外注していたので、いまは自分たちで管理やカスタマイズができるのがうれしいですね。

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▲えがおの「カオナビ」使用画面【SMART REVIEW(360度評価)】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

永松様:また、評価制度をエクセルと紙で運用していた頃は、回収や督促、集計、会議資料の作成などが人事部門にとって非常に煩雑な業務となっていました。それがSMART REVIEWによってシステム化されたことで、大幅な業務効率化が実現しました。計算したところ、1回に150時間かかっていた評価業務が25時間に短縮されており、年2回の評価で計250時間もの業務削減につながったのです。

松本様:「カオナビ」に人事評価の記録を残すことで、自分の部下が以前にどのような取り組みを行ない成果を挙げたのか、どのような行動評価をされたのかをスムーズに閲覧できるようになりました。紙やエクセルに比べて閲覧しやすく、上長が部下の引き継ぎやマネジメント上の検証を行う際の障壁を軽減できたと思います。

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▲えがおの「カオナビ」使用画面【SMART REVIEW(業務評価)】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

会議でもスピーディに社員情報を確認できる

松本様:役員による評価会議でも「カオナビ」は大活躍しています。「カオナビ」導入前は社員情報が一元管理できていなかったため、会議で「Aさんは積極的に研修に参加しているのか?」と質問されれば慌てて研修資料を探すような状況でした。「カオナビ」導入後は、その状況が一変。社員の顔と名前が一致し、すぐに必要な情報が見られるので、役員からも好評でした。現在では、SHUFFLE FACEを使って評価のシミュレーションも行っています。評価の精度も向上し、評価会議への負荷も軽減していますね。

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▲SHUFFLE FACEの画面イメージ。縦軸・横軸を自分の知りたい切り口で自由に設定でき、必要な時に必要な視点で組織をマトリクス分析できます(※画像はサンプルです)

アンケート機能の活用により、「働きやすさ」が加速する

松本様:全社員の満足度や会社の取り組みの浸透度を測る定期調査「クルーアンケート」は、普段はなかなか発することのできない社員のさまざまな要望を聴く機会にもなっています。たとえば、このアンケートの要望をもとに時間単位有給制度が実現してもいます。このクルーアンケートも、VOICE NOTEを使って実施する前までは、社内のシステム部に依頼してフォームを作ってもらい、イントラネットで配信するまでに2、3週間は掛かっていたのです。いまは、自分たちでアンケートの作成と配信、回収ができるので格段にスピーディに実施できるようになりましたし、社員からのレスポンスも向上したと感じています。今後も社員の声を、望まれる制度や風土づくりに積極的に役立てていきたいですね。

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▲えがおの「カオナビ」使用画面【VOICE NOTE】(※データは全て一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

今後の「カオナビ」の活用について

上長と部下、社員間のコミュニケーションを「カオナビ」で促進させたい

松本様:今後は、面談記録の整備によって、さらなるマネジメントの向上を図っていきます。当社では社員に目標設定を行なってもらい、毎週、上長との1on1ミーティングによって目標達成の支援をしていますが、この面談記録を今後「カオナビ」に記録していく予定です。また、現在は「カオナビ」の閲覧は管理職以上としていますが、いずれ全社員に公開し、コミュニケーション促進に活用していきたいと考えています。個人情報ですから、どこまでの閲覧権限を設定するのかは議論が必要ですが、縦横のコミュニケーションを深めることで、社員のエンゲージメントの向上に役立てていきたいですね。