評価業務が1/10に効率化!四国の人材派遣会社が伝える「カオナビ」導入のメリット

四国4県を地盤に総合人材サービスを手掛けるアビリティーセンター株式会社(以下、アビリティーセンター)では、より幅広く顧客の悩みやニーズに応えられる営業職を育成するための制度改革に着手しています。「カオナビ」の導入によって人材データベースを整備し、「MBO(目標管理制度)」による成長支援とキャリア形成を強化する同社の取り組みをご紹介します。

※インタビューの内容は取材時のものになります。

  • 設立

    1986年

  • 資本金

    5,000万円

  • 社員数

    132名(2019年6月末時点)

  • 事業内容

    人材派遣業、人材紹介業、研修事業、アウトソーシング、再就職支援事業

  • 会社HP

アビリティーセンターの「人材派遣・人材紹介事業」とは?

人材確保だけでなく、人事全般に対応できる人材ビジネス企業へ

白石 建様(以下、白石様):四国エリアの人材ビジネス企業の中でも、当社の強みは営業担当者に対する顧客企業からの「信頼」です。当社では、「人材派遣」「人材紹介」「研修」などの各種サービスについて、相談窓口を営業担当者に一本化しています。営業担当者があらゆる案件に関わることによって、対応力が磨かれ、顧客を知ることにつながり、結果として顧客にとってより相談しやすい関係性を構築できています。

近年では、顧客ニーズは人材確保だけでなく離職防止、労務管理、コンプライアンスなど多岐にわたります。それらに対応できるよう営業担当者の知見とスキルをさらに広げていくためには、成長支援やキャリア形成に対し、より人事やマネジメント層がコミットしていく必要があります。

株式会社アビリティーセンター
▲総務人事部長 白石 建様

「カオナビ」導入に至る課題

「四国でもっとも“攻めの人事管理”の会社」でありたい

白石様:四国ではまだまだ、共働きの夫婦が対等にキャリアを築くことが難しい環境にあります。それは、ハード面とソフト面、両面で言えることです。個人差がとても大きく一般論で論じるには誤解を生じますが、男性は稼ぎ、女性は家庭を守る、といったあるべき姿を期待されがちです。しかし、それに準じていては、当社の求める成長やキャリア形成を実現することは困難です。

当社は人材ビジネスの企業である以上、四国でもっともチャレンジングな人事管理を行う企業でありたいと考えています。各自が人事視点を持ち、男女の別なく自分の成長とキャリア形成を追求するとともに、会社は絶対評価によってそれに応えていきたい。その方針を加速させるためには、管理体制に2つの課題がありました。

課題1 人事情報を一元管理するデータベースの必要

白石様:社員が人事視点で自分のキャリア形成を考えるための資料として、各自の人事情報や、人事制度に関する帳票はすべてサーバーに保管されていました。しかし、多忙な業務のなかで、インターフェースの悪いエクセルファイルを開く習慣は根づかなかったのです。より快適に自分の人材情報に触れられるツールを必要としました。

課題2 MBO(目標管理制度)の効率化

白石様:一人ひとりのMBOに上司、部長、営業所長、人事が深くコミットし、連続性のある成長を実現したいと考えてきました。しかし、期初の設定目標の確認とフィードバック、期末の評価査定において、エクセルのシートを回し合う体制では労力が掛かりすぎるのです。時間的問題からコミットを疎かにしてしまい、MBOが形骸化している恐れがあったのです。効率的な評価管理ツールの導入は不可欠でした。

カオナビ導入の決め手

とことん融通が利く「柔軟性」と、使う人を選ばない「わかりやすさ」

白石様:課題解決できそうな人材管理システムを3社検討した中で、「カオナビ」の自由度の高さが決め手となりました。当社独自の人事制度は、既成のフォーマットでは対応できないものが多い。加えて、今後も更改したり新制度を生み出したりする必要があります。そのため、ドラッグ&ドロップでカンタンに自分たちで自由な形にフォーム設計ができることが大きなメリットだったのです。

また、組織の成熟度に合わせ、社員や管理職が見られる情報を段階的に増やしていきたいので、個々の情報の閲覧・管理権限を細かく設定できる点も魅力でした。現場の社員にマニュアルを用意する必要がないほど、シンプルで理解しやすいインターフェースもポイントでした。

他社のシステムは、組織分析などの高度な機能が魅力的でした。しかし、当社の規模では組織分析は時期尚早であり、それよりも社員個人の情報管理にフォーカスしたツールが相応しかったのです。

「カオナビ」導入の効果

評価業務が1/10に効率化。社員に向き合う時間を得た

白石様:「カオナビ」のSMART REVIEWでMBOを管理し始めた結果、作業の手間は10分の1に削減された実感があります。そのぶん、管理職と人事が社員の設定目標の精査とフィードバックに時間をかけることができるようになりました。

これまでのエクセル管理では、手間が多すぎることが問題でした。当社のMBOは、期初に4分類の目標をそれぞれ3段階のアクションプランに落とし込む緻密なシートです。その設定目標を2者の管理職と社員が約1か月半かけて対話し、合意を得ていく労力の高い制度です。何度も書き直し、差し戻し、議論する際、多くの社員のファイルを個別に管理する労力とストレスはとても大きく、「こんなものでいいか」という妥協を生みかねなかったのです。

SMART REVIEWを使用することで、つねに最新版の目標管理シートにアクセスでき、社員の切り替えもスムーズで、管理コストの問題は劇的に解消されました。また、訂正理由や所感について閲覧権限を指定したメモを残せるため、各関係者に意図を伝え、記録として残すことができます。期初の目標設定段階でこの効果ですから、期末の評価における効率化と精度向上は言うまでもありません。成長とキャリアに真剣に向き合うことを社員に望む以上、管理側も真剣に向き合うことは当然ですから、「カオナビ」の導入に満足しています。

株式会社アビリティーセンター
▲アビリティーセンターの「カオナビ」使用画面【SMART REVIEW】(※データはすべて一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

さまざまな申請・承認フローをSMART REVIEWで自由に設計できる

白石様:SMART REVIEWは評価管理だけでなく、さまざまな申請・承認フローの管理に活用できる点も魅力です。例えば、新入社員に対するメンターの面談内容をSMART REVIEWで管理し、管理職や人事が面談の実施状況や内容を把握できるようにしています。
さらに作り込んだ例は、契約社員の契約更新の承認フローです。契約社員がSMART REVIEWで更新を希望し、上長、人事が承認すると契約更新の申請フォームが出てくるようになっています。自由なフロー設計で一連の手続きを自動化でき、業務の効率化につながっています

一方で、新たな申請・承認のフローが必要になったとき、時間がなければ作り込みは後回しにして、ひとまず仮設の承認フローを組んで申請を受理・検討する場をつくる、といったファジーな設計思想もいいですね。

自分の人事情報をいつでも確認できる情報プラットフォーム

白石様:「カオナビ」の人材データベースであるPROFILE BOOKでは、基本情報のほか、異動履歴や給与情報など、これまでエクセルファイルでサーバー管理していた社員情報を登録しています。また、SMART REVIEWで管理する目標管理シートをPDF化し、PROFILE BOOKですぐに閲覧でき、振り返れるようにしています。
見えやすく自分の人事情報が整理された情報プラットフォームがあることで、業務の合間に目標への進捗状況や成長を確認し、人事の視点で自分の身の振り方を考えていくための最低限の情報提供ができたと思っています。

株式会社アビリティーセンター
▲アビリティーセンターの「カオナビ」使用画面【PROFILE BOOK】(※データはすべて一例です。実際の社員情報や使用データとは関係がありません)

今後の「カオナビ」活用について

「カオナビ」でキャリアに対する意識をさらに加速させていく

白石様:今後、社員が自分のキャリア形成に対する意識をさらに加速させるために、PROFILE BOOKにどういった情報を盛り込んでいくかが課題です。情報の拡充も必要ですが、敢えて閲覧権限を公開し、全員が他の社員の目標(仕事内容)や評価(等級グレード)を見られるようにすることも考えています。社員それぞれが何に取り組んでいるのか、どの等級に見合った仕事をしているのか、お互い知っている状態です。センシティブな面はあると思いますが、当社が年功ではなく、発揮能力による絶対評価を採用しており、意欲に応える風土であることの信頼になります。また、他の社員の情報を自身のキャリア形成のモデルとして参考にすることもできるでしょう。

私たちは人材派遣や人材紹介事業を通じて多くの求職者の方々に関わります。そのときに、私たちの仕事観は必ず、求職者の皆さまに影響を与えます。だからこそ、当社の社員は、誰よりもキャリアに真剣に向き合う人であってほしい。それが、お手伝いをさせていただく求職者の方々の意欲に応え、四国を活性化させる一助になると考えています。「カオナビ」の活用を通じて、その理想を人事の面から形にしていきたいですね。

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