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株式会社エイコー

1on1から日々のやりとりまで、社内コミュニケーションはちょっとした仕掛けで動き出す

2024.05.17
課題
  • 企業の成長や社員の頑張りに目標管理の手法が追い付かなくなっていた
活用法
  • 目標管理シートの回答・管理をカオナビに集約
  • 趣味情報や研修記録の登録で従業員のコミュニケーション促進
  • 上司・部下の1on1をサポートするシートを作成し活用
効果
  • 1on1文化の浸透と円滑なコミュニケーションを実現
  • 顔が見える安心感により従業員同士の心理的安全性が生まれた
  1. シートの再現と業務効率化で質の高い見える化を実現
  2. 独自の取り組みで社員コミュニケーションをサポート
  3. “成長マトリックス”で若手の考えを可視化する
  4. 人事戦略の実現にカオナビはなくてはならないツール

法人の経営課題に応えるサービス・商品をインテグレートし、販売・構築・保守サポートを行う総合商社として、大阪を中心に全国に拠点を展開するエイコー様。
2021年にカオナビを導入後、社員の成長支援やコミュニケーションの仕組みづくりを実施してきました。今回は同社の本社管理部 部長 北村直也様にカオナビ活用の秘訣ついて伺いました。

※本記事は2024年3月15日 開催のユーザー会の内容をもとに構成しています。掲載内容は全て当日時点の情報となります。

シートの再現と業務効率化で質の高い見える化を実現

––はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
各社員の頑張りに対して従来の管理手法が追い付かなくなってきていたことが導入の背景です。

カオナビ導入以前は、Excelで作った目標管理シートをメール添付でやりとりしていました。目標管理シートのやりとりは年2回発生するのですが、それが何年も蓄積していくと過去のデータを探すのにも一苦労です。
メールにシートを添付する手間は現場・人事問わず負担になりますし、過去データを探す際にメールフォルダを検索することもありました。

そこで新たにシステムの導入検討を開始。数年かけて精査し、「自分たちで作りこみができ、変化に対応しやすい」「現場・人事・役員の誰もが楽になる」という観点から導入を決めたのがカオナビさんでした。

––カオナビ導入後、目標管理の効率はどう変わりましたか?
計算式やプルダウンなど、従来Excelで作っていた目標管理シートの仕組みをカオナビ上で再現でき、スムーズに目標管理をはじめることができました。

設定にはカオナビさんのサポートの力を借りる必要があったのですが、システムを触っていくうちに操作スキルも向上していきました。
紙やメールで運用していた従来のストレスから解放されるメリットは大きく、質の高い見える化を実現できたと感じています。

本社管理部 部長 北村直也様
本社管理部 部長 北村直也様

独自の取り組みで社員コミュニケーションをサポート

––エイコー様ではカオナビをコミュニケーション活性化に活用されているとのことです。具体的なお話を伺ってもいいですか?
社員の皆さんが自己を表現できるツールとして、社員データベース機能「プロファイルブック」で趣味を表現できるチェックリストを作成しました。
チェックリストの項目ごとにソートが可能で、共通の趣味を持つ社員を探すこともできます。

社員同士のコミュニケーションに寄与できたことはもちろんですが、こうした仕組みがあることによって、社員がカオナビに関心を持つきっかけになるというのは予期していなかった副次的な効果だと感じています。

実際のチェックリストの項目例。多種多様な趣味が設定されている
実際のチェックリストの項目例。多種多様な趣味が設定されている

––そのほかにも研修の結果を共有する仕組みも作られているそうですね。
当社は社用車を使う社員も多く、事故防止のために運転教習所での研修を実施しています。講習を受けて終わりにならないよう、受講結果のフィードバックシートを「プロファイルブック」に登録。本人と上司のみが閲覧できるように設計し、1on1時のコミュニケーションに活用してもらっています。

こうした取り組みは継続が重要ですので、コミュニケーションの積み重ねにより、事故の抑制につながることを期待しています。

––アンケート機能「ボイスノート」の活用についてはいかがでしょうか。
従来は管理職向けのアセスメントをExcelで回答してもらい、集計結果からグラフを作る作業を行っていました。加えて、各部門に必要な情報のみを抽出して、ZIPファイルにして、メールで送付して……と非常に無駄の多かった業務です。

そこで「ボイスノート」を活用し、定期的に実施している本業務の手間を大幅に削減しました。
アンケートを送れば回答が自動で集まることはもちろん、集計結果からグラフ化する作業もカオナビ上で簡単に実現できます。アンケートを受ける管理職側からしてもチェックをするだけで済みますので以前よりも負担が減ったのではないでしょうか。

アンケート結果のグラフ化も手間なく実現
アンケート結果のグラフ化も手間なく実現

“成長マトリックス”で若手の考えを可視化する

––1on1のコミュニケーションにもカオナビを活用されているとのことですが。
面談よりもっとフランクな位置づけとして1on1が社内で浸透しはじめています。

そこでカオナビの評価機能「スマートレビュー」を活用して面談の記録のほかに、社員の成長支援を目的とした成長マトリックスシートを運用し、項目ごとに記入してもらっています。

まずオーソドックスな項目として、会社のミッションとしてやらなければならない「Must」、自分ができることの「Can」、将来に向けてやりたいことの「Will」を設定しています。

そこに、やりたいけど現状できていない「Can Not」、成長の観点でやりたいとは思わない「Will Not」を独自の項目として加えました。これは、「Will」が描けず、「Can」の数も少なくなりがちな若手でも意見を出しやすいように設けています。

5つの項目が設定された成長マトリックス
5つの項目が設定された成長マトリックス

––面談ではなく1on1で成長マトリックスを用いていることには理由があるのでしょうか。
1on1のやり方が浸透しないうちは、上司から「個人の数字目標達成できてる?」など、どうしても数字の話題に寄りがちだと思います。でもこれって面談と変わらないんですよ。
面談と1on1の違いは、社員の成長に紐づいているかどうかだと思います。だからこそ上司・部下の双方を適切なコミュニケーションに導くツールが必要でした。

この成長マトリックスシートを使って上司が部下の解像度を高め、また部下自身も自身の立ち位置を明確にする。その上で上司と部下がコミュニケーションを通して一緒に「Will」や「Can」を考えていく。そこに1on1の醍醐味があると思っています。

––そのほかにも成長マトリックスシートに設定している独自の項目についてお聞かせください。
1つは「部下から見て聞きたくないこと・耳の痛いこと(上司からあえて言うこと)」です。どうしてもこういった部分は言語化せず「なんとなく」で把握しがちですが、あえて明言することで率直なコミュニケーションと成長を期待して設定しました。

もう1つは「上司が部下に対して心から期待していること」です。この項目を設定することで部下からしても「Will」「Can」が生まれやすくなると思っています。

こうして項目を細かく設定することで、部下の見えなかった部分が可視化されます。時にはびっくりするようなことを部下が表現してくれることもありますね。もちろん部下の成長のための1on1ですが、コミュニケーションの過程で上司が学ぶことも多いはずです。

コミュニケーションをサポートする独自の項目も
コミュニケーションをサポートする独自の項目も

人事戦略の実現にカオナビはなくてはならないツール

––カオナビ導入後に感じたメリットを教えてください。
私が感じた一番のメリットは心理的安全性です。

若手や新入社員からすると「社内にはどんな人がいるんだろう?」「電話の先のこの人はどんな人?」と不安なんです。でもカオナビを見れば顔写真が登録されていて、全く未知だった人の解像度が少し上がる。その結果、不安を飛び越えて自分の一歩を踏み出せるようになります。

大げさに感じるかもしれませんが、現場って案外そういうものです。年代や経験、仕事の内容、マインドなどが異なるさまざまな人が働くのが会社ですから、不安を和らげられるというのは非常に大きなメリットだと私は思っています。

––今後の展望があれば教えてください。
当社は2023年度に会社のミッション・ビジョン・バリューを見直しました。
元々は創業者の経営理念や各部門の目標だったものを、会社全体の指標として言語化し、その上で中期経営計画を掲げています。

中期経営計画の戦略テーマの中で「キャリアの形成支援」「人事制度の刷新」「採用力の強化」などの目標が掲げられました。人事としてもこれからさらに人材戦略を高度化させていく必要があり、そのためにカオナビは重要な役割を果たすツールです。

今後も一生懸命アイデアを考えながら、カオナビを積極的に活用していきたいと思います。

中継の実現に向けた人財活用にカオナビが重要な立ち位置を担う
中継の実現に向けた人財活用にカオナビが重要な立ち位置を担う
設立:
1974年1月
社員数:
410名(2024年1月現在)
事業内容:
DX・ITサポートをはじめとした法人の経営課題解決
  • ※インタビューの内容は取材時のものになります。

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