課題
- 各種情報を紙やExcelでやり取りしており担当者の負担が大きかった
- 必要な人事情報を得るには人事室への照会が必要だった
活用法
- 人事情報をカオナビに集約しデータとして活用
- 会社PCに加え、スマホを活用し、やり取りできる環境を構築
効果
- 紙の仕分けやファイリングが不要となった
- アナログだった社内のやり取りが大幅に効率化された
- 情報の集約と検索機能で必要な情報が瞬時に得られるようになった
1952年の創業以来、トヨタ自動車の新車及び生産部品の輸送を中心に、中古車、輸入車等様々な輸送を行っているトヨタ輸送株式会社様。国内だけでなく中国、タイ、インド、インドネシア、アルゼンチンで事業展開しており、トヨタの物流面でグローバルに最大限貢献しておられます。
今回は、紙やExcelで管理していた人事業務の効率化を目的にカオナビを導入した、総務・人事部 人事室 人事グループ 主幹 佐藤 康彦様、同室 人材開発グループ長 青砥 功治様、同室 人材開発グループ 杉山 友里恵様にお話を伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2025年9月17日）の情報に基づいています。
複雑な人事考課シートにもカオナビなら柔軟に対応できると思った
──はじめに、カオナビを導入された背景について教えてください。
佐藤様
会社方針にも掲げていますが、一人ひとりの生産性を向上させる為にはDX化や社員の業務効率化が必要不可欠です。それまでは紙やExcelを介した手動でのやり取りが多く担当者の負荷も大きかったため、各種情報を電子データで一元化し、ペーパーレスで運用できる仕組みを作りたいと考えました。
複数のシステムを比較検討した結果、カオナビの、スマホを活用できるという点に魅力を感じました。当社では、社員約1,000名のうち半分以上が技能職の社員で社用PCを持たないため、そうした社員も含め、手軽に全社に向けた情報発信や、人事考課シートを含む各種書類のやり取りがスマホで行える環境を作れることに大きなメリットを感じました。
技能職の社員も多い中「手軽な情報発信」と「ペーパーレス」を実現する仕組みとして「カオナビ」を導入
──数あるシステムの中から、なぜカオナビをお選びいただいたのでしょうか。
佐藤様
多面的に比較するため3社ほどデモを依頼しましたが、抜群に操作しやすかったのがカオナビでした。当社は、様々な職種・職能資格があり、複雑な人事考課となっており、内容変更することも多い為、システム対応が難しく、結局、紙、Excelで管理していました。
しかしカオナビであれば、変更等、柔軟に対応でき、もし担当者が変わっても問題なく引き継げる点に大きなメリットを感じました。
杉山様
当社の人事考課では社員の等級や職種によって異なる考課シートを利用しています。こうした仕組みをシステム化する場合、どうしても制約があって再現が難しくなることが多いのですが、柔軟性の高いカオナビであれば、複雑なシート運用も実現できると思いました。導入後、社員に一通り操作してもらいましたが、心配していた程、問い合わせもなくスムーズに運用できています。
スマホアプリ画面イメージ：人材データベースのアクセス、ワークフローによる申請も可能です
──評価ワークフロー機能「スマートレビュー」はどのようにご活用いただいていますか。
青砥様
当社の人事考課シートは回収する枚数も多いため、評価者と回答者双方の負担軽減と業務効率化、DX化を目的にスマートレビューを活用することにしました。それまでは技能職の社員がまず紙に自己評価を手書きで記入し、上司である職長が評価を更に手書きで記入する。それらを人事室が回収し、Excelに転記していましたが、現在はスマホから直接入力できる環境となっています。
杉山様
人事考課を行うにあたって、後から検索しやすいというのも大きなメリットだと思います。当社では人事考課と併せてキャリア面談を行っており、例えば評価者から「異動希望者や希望業務を把握したい」と依頼があった際、これまでは回収した自己申告シートを1枚ずつ確認していましたが、スマートレビューに集約されたことで、検索すればすぐに情報が得られるようになり助かっています。
佐藤様
人事室内において、カオナビの人事情報は非常に閲覧しやすく、社員の検索もスムーズになったため、上司からも閲覧しやすくなったと好評です。
また、これまで人事情報は人事室内でしか閲覧できず、上司が部下の情報を見るためには人事室への照会が必須でした。しかし現在は、上司が部下の資格情報や考課結果などを自由に閲覧でき、たとえば昇格推薦を行う際にも活用できるような体制が整いました。
評価ワークフロー機能「スマートレビュー」画面イメージ：評価入力だけでなく面談内容を記録することも可能
──社員アンケート機能「ボイスノート」の活用方法についても教えてください。
佐藤様
毎年4月に新入社員に向けて研修を実施し、部署ごとにアンケート用紙を配布して回収した用紙を上司が確認するというのが慣習でした。しかし、現在はボイスノート機能を使って直接入力してもらうことでそのままデータベースとして活用でき、データ集計・管理もスムーズに行えています。
また全社で健康チャレンジを実施しており、社員は各種取り組みから3つを選択、達成した場合には何らかの形で報酬を出すという仕組みを設けています。以前はFormsなどで運用していましたが、ボイスノートの活用で回答率が4～5割から7～8割まで向上しました。カオナビは対象者を絞ったリマインドが非常に簡単で、数回の通知で閲覧率が向上したのには驚きました。
青砥様
従来はアンケートの回収・リマインドを含め、技能職の社員に何か伝えたい場合はまず統括する職長に電話をかけ、その後タイミングを見て職長から本人へ伝達するという手順を踏んでいました。それが現在は直接本人に伝達できるようになったことも、スムーズな運用に一役買っているようです。
また、社員にとっては、匿名で回答できるようになったのもメリットだと思います。手書きでは回答者が特定されやすく、正直な意見が出にくい状況でしたが、ボイスノートを活用することで本当の声が届くようになりました。
社員アンケート機能「ボイスノート」画面イメージ：データ集計、管理、リマインドもスムーズに行えます
──eラーニング・学習管理機能「ラーニングライブラリ」もご利用いただいていますか。
佐藤様
風通しのいい職場づくりを目指し、ハラスメント防止やコンプライアンス教育を徹底したいと考えていたものの、研修を行うには場所や時間などの制約があり、受講できないケースもでてくる為、各自で受講可能なラーニングライブラリを活用することに。研修を受講した後は、必ずテストを受けてもらう流れとしており、テストの回答率もカオナビで確認しています。
カオナビの積極的な姿勢が目に見えることで、自分たちも自然と前向きな気持ちに
──カオナビ導入後、どのような効果を実感されていますか。
佐藤様
私は主にラーニングライブラリの運用に携わっていますが、直感的な操作でプログラム作成が行えるので助かっています。また、カオナビは担当者がつくことに加え、サポートセンターのレスポンスもきわめて迅速であるため、二重の体制で手厚いサポートが受けられて非常に満足しています。
青砥様
当社では年に一度、住所等の登録情報確認を実施。これまでは紙で印刷し、回収やデータ更新にかなりの手間がかかっていましたが、今年からカオナビを活用することで、ペーパーレスとなり効率化されました。
また、複数拠点を展開する中、例えばある営業所で欠員が出た場合、従来は担当者の記憶や断片的な情報を頼りに通勤圏内に住む社員を探していましたが、カオナビの検索機能であれば候補者を瞬時に一覧表示できます。
実際、2週間ほど前にもカオナビの活用によって候補者を見つけることができ、上司にも改めてカオナビを評価してもらえました。様々な情報がカオナビに集約されたことで、所属長は部下の経歴や所属歴、所有する資格などをリアルタイムで把握でき、面談などでも今後のキャリアを踏まえたフォローが行える環境ができています。
杉山様
人事考課では、これまで大量の紙の仕分けやファイリング、取り出し作業への対応に手間がかかっていましたが、カオナビを導入したことで大幅に業務が効率化されました。
また、カオナビは各機能の完成度が高く、スマートレビューを活用した人事考課も難なく実現。アップデートも頻繁に行われており、カオナビ側もより良いサービスを提供しようと工夫・努力されていることが伝わります。そのため、現時点では活用していない機能についても「次は何ができるか」と前向きな気持ちで考えられています。
カオナビ導入後は今までの業務がペーパーレスとなり大幅に業務が効率化された
分析機能を使って自社に合った人材を明確化し、採用や異動に活用したい
──最後になりましたが、今後のカオナビ活用について展望を教えてください。
佐藤様
人事考課については、今後見えてきた課題を改善しながらより良い仕組みを作っていきたいです。
また、社員のコンディション低下やメンタル不調、離職などを未然に防ぐために「パルスサーベイ」の活用も検討中です。健康面の情報についても、運用ルールを明確にし、適切な権限付与のもと、プロファイルブックで集約・閲覧できたら便利ですよね。
また、当社ではカオナビ タレントマネジメントシステムに加え、入退社管理や年末調整ができる「カオナビ労務」を併用し、手続きの電子化にも取り組んでいます。
今後もカオナビを最大限に活用し、人事担当者、従業員の業務効率化、負担軽減に繋げたいと考えております。
青砥様
現在は人事考課を紙運用からカオナビ運用へ移行した段階ですが、それ以外に紙やExcelで運用している部分も順次移行していきたいと考えています。
また、並行して分析機能を活用し、退職者アンケートの傾向や各部署での高評価者・活躍者の特徴を把握することで、自社に合った人材の明確化や採用・異動への活用も目指したいです。
- 設立：
- 1952年12月
- 社員数：
- 1,082人（2025年4月1日時点）
