課題
- 自社システムの開発に時間がかかり、十分な運用ができていなかった
- 申請・承認フローを手作業で行い工数がかかっていた
活用法
- 組織情報と紐付けて承認のワークフローを自動化
- バッジ制度の取得状況をカオナビに集約・公開
効果
- バッジ制度を含む各種申請がスムーズになった
- 各担当者が入力するだけで情報を集約できる環境を実現
企業のビジネスプロセスを「売上拡大」と「コスト最適化」の両面から支援するアウトソーシングサービスを、世界36カ国と地域・184拠点で提供するトランスコスモス株式会社様。
顧客サポート支援をはじめ、プロモーション活動支援、マーケティング活動支援、ITサポート、設計・システム開発支援など幅広いサービスを展開しています。
トランスコスモス株式会社様は、スキルデータの活用やキャリアモデル制度の確立を目的としてカオナビを導入し、情報の一元化と申請・承認フローの自動化に成功。今回は、CX事業統括 デジタルインタラクティブ事業本部 サービス管理統括部HRマネジメント部 副部長 木幡 正彦様にお話を伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2025年10月22日）の情報に基づいています。
情報の集約から申請・承認フローの自動化まで手軽に実現できるのが魅力
──はじめに、カオナビを導入された背景について教えてください。
当時社内では目標設定や管理、社内メンバーのツリー構造などを可視化するためのツールを自社で開発・運用していました。ただ、柔軟性が高い一方で、リソース不足により開発や運用に十分な時間が割けないという課題がありました。
そこで、コスト面も考慮しながらタレントマネジメントを効率的に行える仕組みを作るため、カオナビを導入しました。
──数あるシステムの中から、なぜカオナビを選んでいただいたのでしょうか。
実は、全社でカオナビを導入していたものの、一部の層のみで利用されており、私たちの部門では利用していない状況でした。ただ、すでにカオナビを導入していたことから、人事データの一部は既にカオナビに最適化された運用が為されていました。加えて、運用面での連携がしやすく、他社製品と比較してもシンプルなUIで機能の網羅性が高く、実装できることの幅が広いと感じたことから、カオナビに決めました。
また、これは運用後の話になりますが、サポート体制が充実しており、随時担当者に相談できたり、質問への返信が一両日中に得られたりすることで、安心感のある運用ができ、カオナビを選んでよかったとの声が運用担当からもあがっています。
CX事業統括 デジタルインタラクティブ事業本部 HRマネジメント部 木幡 正彦様
──人材データベース機能「プロファイルブック」の活用方法について教えてください。
すでに社内で導入されていたため、各種データが一通り揃っているところから利用を開始しました。私たちの部門では、育成制度の一つとして、それぞれの持つスキルや習熟度を可視化できるバッジ制度を導入。バッジ取得状況に加え、貸出物の管理、評価制度における目標管理シートの運用や1on1の記録とポジション・ランク管理もカオナビで運用しています。
現場としては、メンバーが他部門のメンバーや関連チームの情報を確認したり、人事情報も含む各種データを更新したりというのが主な利用方法です。ちなみに、データの更新頻度は部門ごとに必要な情報を追加しながら、隔週ペースで更新しています。
──「ワークフロー」機能は、どのような背景からご活用いただくことになったのですか。
組織情報と紐付けて手軽に承認のワークフローを自動化できるのが、非常に便利だったことが大きな理由です。以前はSlackのワークフロー機能で申請フローを作成していましたが、組織構造が構築できないため承認先を毎回手作業で決める必要がありました。
それがカオナビのワークフローを活用することで、既存の組織情報をもとに「1つ上の階層に自動で回す」といった設定ができ、月に200件以上ある申請もスムーズに処理できています。
ワークフロー機能イメージ画面：承認者の設定が可能
──カオナビが、バッジ制度の効率化にどのように役立っているのでしょうか。
バッジ制度はカオナビ導入前の2023年度から始め、現在15種類のバッジが存在します。当時は、承認フローや承認後のスコアを出力する機能がなく、追加開発にも時間がかかることから、手作業で運用していました。
申請にはSlackを使い、承認依頼やレビューの日程調整などは個別にDMを送付、レビューの結果を再度DMでフィードバックするという流れです。こうした工数の削減に加え、情報の一元管理も同時に実現すべく、ワークフローの導入を決めました。
導入後は、プロフィールにフラグを立てる形で複数のバッジをまとめて申請でき、最終承認は自動でシートに反映されるようにしました。申請方法もマニュアル化でき、「バッジ申請＝カオナビ」と社内浸透を進めながらスタッフの工数を減らしつつ、バッジの申請件数も増えてきています。
また、それぞれのバッジの取得情報をマイボードやカスタムガジェットのグラフなどで公開することで、各人のモチベーションアップや動機付けにもつながっていると思います。
──組織ツリー図「シナプスツリー」や組織マトリクス図「シャッフルフェイス」といった組織図機能のご活用について教えてください。
基幹システムにも組織図に似た機能がありますが、兼任などの表現が難しく、誰がどこにいるか直感的に把握しにくいという課題がありました。そこで、組織図をツリー構造で可視化したいと考え、シナプスツリーを導入したところ、アクセス情報から想像以上に多くの人が利用していることがわかっています。
一方、評価制度の中で、各職種の配置状況やスタッフごとのスキルレベルを把握する目的で作成していたポジションマップに代わり、シャッフルフェイスを導入。縦軸に職種やカテゴリー、横軸にランクを設定することで、社内で誰がどのレベルに位置しているかを整理・可視化できました。
シャッフルフェイス機能イメージ画面：スキルや資格情報を絞り簡単に可視化することが可能
──最もご活用いただいているのが、評価ワークフロー機能「スマートレビュー」だと伺いました。
現状、一般的な半期ごとの評価については、一次評価まではスマートレビュー上で完結できるようにしています。また、部下から上司への360度評価や、公募の承認プロセス、新卒におけるスキルチェックのフローもスマートレビューで行っていますね。
社内での人の動きを追えるような仕組みを整えたい、本部内の人材情報を1か所に集約したいという思いがあり、幅広く活用しています。
設計も専任者も不要！ 各担当者が入力するだけで、あらゆる情報が自動的に集約される
──カオナビ導入後、どのような効果を実感されていますか。
これまでも情報がある程度集約されていたのですが、カオナビを導入したことで、より多くの情報を付加した状態で閲覧できるようになったことは、管理部門として大きな進歩だと感じます。
加えて、以前に比べると機能のメンテナンスやアップデートが容易になりました。従来は、データ投入の仕組みも自分たちで設計していましたが、現在は各担当者が入力するだけでデータが集約できる仕組みが構築できました。
これまで開発が必要だった社内SSOとの連携も、カオナビなら機能を有効化するだけで連携が可能に。その結果、申請などの手続きもスムーズになりました。たとえば、バッジ制度の申請数は制度開始から約2年で6,600件ほどですが、グラフ化すると、2024年8月にカオナビでの運用に切り替えた後、急増したのが見て取れます。
バッジには3段階のスキルレベルがあり、レベル1は基本的な知識や経験があれば申請できるのですが、以前は申請の手間があり停滞していたところ、カオナビ導入により一気に活性化した印象です。
カオナビをデータプラットフォームとし、必要な情報を誰もが「使える形」で公開したい
──最後になりましたが、今後のカオナビ活用について展望を教えてください。
今後、最も推進したいのはスキルデータの活用ですね。キャリアモデル制度もその一端で、現場からの「スキルデータを可視化したい」という声を、カオナビを通して支援していきたいと考えています。
また、マネジメント層が必要とするデータを「使える形」で投入・公開することで、アサインや育成に活用できる環境をつくることも1つのテーマです。
できる限り人材情報をカオナビに集約し、誰もが使いやすいUXを実現することで、組織運営のためのデータプラットフォームとしての活用を目指していけたらと思います。
- 設立：
- 1985年6月
- 社員数：
- 71,416人（グループ：2025年9月末時点）
