課題
- 目標や評価をExcelで管理していて手間がかかっていた
- 紙やメールでの申請が多く対応に膨大な時間がかかっていた
活用法
- 目標管理と評価シートをカオナビに一元化
- 各種申請・承認をカオナビのワークフローで集約
- カオナビの機能間で情報を連携し、より効果的な活用を実践
効果
- 情報やフローの一元化により業務効率が大幅に向上
- スキル可視化やコミュニケーション活性化などの副次的な効果も
1974年の設立以来、人事・給与・販売管理システムなどのパッケージソフトを開発・販売する株式会社ニッセイコム様。2022年の導入以来、システムインテグレーターならではの積極姿勢でカオナビ運用を進めて来られました。
今回は同社の人事総務本部 人事勤労部より、担当部長 内川幹夫様、労務課 課長 池見崇様、人事・教育課 主任 高橋様、人事・教育課 中野里咲様、西野樹季様にお話を伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2025年3月5日）現在の情報に基づいています。
サポートが手厚いカオナビだから短期間で運用開始できた
──はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
高橋様：
以前は、目標管理も評価もExcelで行っていました。被評価者の分だけでも、半期ごとにおよそ500枚の目標管理シートがExcelで集まってくるため、ファイルを開くだけでも一苦労。使いやすく、管理しやすい、かつ進捗確認も柔軟にできるシステムの導入が必要でした。
内川様：
社内にSEもいますし、はじめは社内でシステムをつくることも考えたのですが、人事でカスタマイズできるようなものがいい、将来的に人材育成にも役立てたい、という声があって、カオナビの導入が決まりました。
──システムインテグレーターでもある御社で、外部のシステムを導入されたメリットは何でしょうか。
内川様：
社内のSEはお客様向けの仕事がメインです。それに、実際に使うのは人事ですから、システム管理に詳しくない社員たちでも扱いやすいほうがいいと思ったんです。
その点、カオナビはUIがわかりやすく、サポート担当の方が手厚くフォローしてくれて助かりました。基本的な対応はもちろん、ちょっとしたコツや便利な使い方なども教えてもらえて、あのサポートがなければ、短期間での立ち上げはできなかったと思っています。
高橋様：
開発予定や新機能リリースの数が多いのも、カオナビならではですね。
システムの導入検討時、要望はしていたものの、どのシステムにも実装されていない機能がありました。しかし、カオナビだけが開発予定を公開していて、要望した機能のうちのいくつかは数カ月後に紹介できると教えてくれたんです。
欲しい機能がその時点で実装されていなくても、開発予定を共有してもらえたことで、運用のプランが立てやすくなりました。
人事総務本部 人事勤労部 担当部長 内川幹夫様
「カオナビを見れば全てわかる」ようにしたい
──プロファイルブックの情報は早期に充実したそうですね。
池見様：
重点を置いたのは、人事データベース機能「プロファイルブック」に交通費支給と緊急連絡先をまとめることでした。
緊急連絡先は、今まで人事しか見られない情報だったのですが、緊急時にすぐ確認できるよう、カオナビで公開情報とすることで、部長以上の権限があれば必要な際にすぐ確認できるようになりました。
また、新入社員が入ったタイミングなどで、自己紹介シートの作成を推奨しています。まだ220人と全社の1/5程度ですが、現場でカオナビを使う機会が増えて、浸透してきている様子が伺えます。
人事総務本部 人事勤労部 労務課 課長 池見崇様
高橋様：
当社は全国に9拠点あり、拠点間の交流はあまり多くないのですが、時には横断的なプロジェクトで関わることがあります。その際に、カオナビを見れば相手の顔や情報が分かる点が好評です。どんな人か分かることで、心理的距離が近くなったと感じます。
池見様：
社歴や異動履歴、等級の変遷なども「プロファイルブック」に集約しています。査定会議などでも、役員がカオナビの情報を参考にすることも増えました。会議用に資料を作っておかなくても、カオナビを見れば全てわかるので、業務削減効果が顕著に見えます。
プロファイルブックの画面イメージ。社員個人に紐づくさまざまな情報を一元管理できる
労務も資格も昇格も、申請は全てワークフローで解決
──ほかにはどんな点で業務改善がありますか。
池見様：
一部の申請はアナログ対応だったため、手間が掛かっていました。これをカオナビの「ワークフロー」に順次移行しているところです。現時点で20種類ほどの労務申請書類は移行が完了しており、効率化が進んでいます。
ワークフローの画面イメージ。複数の申請書類の管理や、承認フローの設定が可能
中野様：
当社にはSEが多く、資格に関する申請が月に30～40件来ることもあります。「ワークフロー」に移行後は、カオナビ上で承認すれば申請者に通知が飛び、「プロファイルブック」にも反映されるなど、効率化はもちろん、スキルの可視化にも役立っています。
人事総務本部 人事勤労部 人事・教育課 中野里咲様
西野様：
同様に、昇格申請も「ワークフロー」に集約しました。情報を一覧にできたり、未提出のチェックやリマインドの手間も少なくなったりと、時間短縮につながっています。
また、希望するキャリアコースを選択して上長から申請してもらう「キャリアコース選択」という制度があり、こちらもワークフロー化を進めているところです。カオナビは上長からのみ申請可能、など権限設定が細かくできるので、この制度にフィットしているシステムだと思っています。
人事総務本部 人事勤労部 人事・教育課 西野樹季様
カオナビ内の機能連携でもっと便利な活用法も
──ほかの機能もかなり活用していらっしゃるそうですね。
中野様：
有給取得率や月間残業時間などを、マトリクス図機能「シャッフルフェイス」で見ています。部署や課などの情報と掛け合わせることで、細かい区分ごとに情報を把握できる点が便利です。
現状は人事部門内で試行中ですが、「シャッフルフェイス」で見られる情報の全社公開もゆくゆくは……と思っています。
シャッフルフェイスの画面イメージ。縦軸と横軸に項目を設定してマトリクス図を作成できる
中野様：
カオナビは機能同士で情報を連携できるのも便利です。
例えば、個人の評価シートページに部署の目標を自動で引用表示しようと準備をしているところです。
まずはアンケート機能「ボイスノート」で、部長以上の管理職から各部門の目標を集めます。次に「プロファイルブック」に記載されている個人の所属情報を参照して、所属に応じた部門目標を「スマートレビュー」の評価シートに表示する仕組みです。3機能の連携ははじめての取り組みですが、もう間もなく実装できる見込みです。
3機能の連携で「スマートレビュー」の画面に組織目標を自動で反映（※内容はサンプル）
「便利なツール」から「価値あるツール」へ
──社員のみなさんの反応や、実感される効果はいかがですか。
高橋様：
プロジェクトなどで初めて一緒になった人の情報を見たりして、申請や評価など必然的に使うだけでなく、社員の情報共有ツールとしてカオナビが浸透してきています。
池見様：
導入後の効果でいえば、個人的にありがたかったのが、オプションの「データ安心パック」です。最近、ちょっとしたミスでデータをクラッシュしてしまい、ちょうど社員がカオナビを積極的に使うタイミングだったこともあって、正直肝が冷えました。
本来であれば全データを入れ直しになるところでしたが、「データ安心パック」のおかげですぐにデータを復元できて、本当にありがたかったです。
──今後の活用はどのようにお考えですか。
中野様：
社内教育とカオナビの連携を考えているところです。当社は教育研修が15種類ほどあり、対象者と上長にメールで案内する際は、都度Excelでマスターを作って管理しています。
カオナビの機能で承認者を設定すれば、マスターが不要になり、メールのやり取りもなくなるため、ぐっと工数削減になると期待しています。
内川様：
毎月集めている残業時間の集計をAPI連携で自動化したり、スキル情報を網羅的に集約したりと、まだまだやりたいことはたくさんあります。
スキル管理や人材情報を「ダッシュボード」などで可視化できれば、さらなるタレントマネジメントの推進につながるのではないかと思います。
池見様：
異動検討や昇格検討、組織管理の面でも、カオナビでできることはまだまだあると思っています。私たち担当者はもちろん、社員の皆さんも「カオナビでここが便利になればな」という要望を持っているので、それらを一つ一つ実現して、カオナビを今以上に“価値あるツール”として運用していきたいです。
- 設立：
- 1974年2月
- 社員数：
- 893名（2024年3月31日時点）
