人事評価制度の作り方とは? 成功例と失敗例からわかる導入方法

人事評価制度の作り方を詳しく解説します。カオナビが支援している企業事例の数々より、失敗しないための作り方のポイントを抽出しました。

これから人事評価制度を導入しようとしている方や、制度を見直されている方に向け、基礎知識をわかりやすく紹介します。

1.人事評価制度の作り方とは?

まず自社に必要な制度の要件を洗い出します。人事・現場・経営層の三者では、評価制度に対して求める機能は異なります。人事にとっても、現場にとっても、そして経営者にとっても、使いやすくわかりやすい制度設計を心がけましょう。

評価基準から評価フロー、評価の手法まで、人事評価制度の作り方は多種多様です。一度に完成させようと思わず、すべての従業員にとってしっくりくる仕組みを、長期的な視点から探る姿勢を持ちましょう。


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2.【基礎解説①】人事評価の基本

人事評価とは、人材の働きぶりを査定するための仕組みです。各従業員が所有する能力や、残した成果、職務に対する姿勢などを評価します。

人事評価制度では、すべての従業員に対して公平な評価が実現するよう、評価基準や評価項目、評価のフローなどを規定します。

ここでは人事評価制度を一度も作ったことがない人にもわかりやすく、基本的な人事制度の構造から、具体的な評価手法まで、人事評価制度の基礎知識を説明します。

人事制度は、おもに評価制度・等級制度・報酬制度の3つの制度から成り立ちます。それぞれの制度がになう機能は、密接に関連し、互いに影響をおよぼします。

評価制度とは?

従業員を評価するための基準や手順を定める制度です。評価の内容により等級や報酬が決定されます。評価基準は、等級ごとに段階的に変更されるのが一般的です。

等級制度とは?

従業員を能力・職務・役割などによって区分・序列化し、組織化する機能です。序列に応じ、各従業員に対して組織内での役割や職務を与えます。等級に応じて、所有すべき能力や、権限、責任が異なります。なお報酬は通常、課せられた役割に応じて決められます。

報酬制度とは?

給与や賞与、昇給などのルールを規定します。給与は等級別に上限・下限が定められているケースが多いでしょう。評価内容に応じて、賞与の支給額や昇給の有無が判断されます。

3.【基礎解説②】評価手法のイメージ

人事評価には、いくつか効果的な手法があります。自社の目的に合った評価手法を選ぶことが大切です。一般的に用いられる頻度の高い評価手法をご紹介します。

目標管理制度(MBO)

MBO評価シート例(人事評価システム「カオナビ」画面)

MBOとはManagement by Objectivesの略で、設定した目標に対する達成の程度から評価を判断する手法です。P.F.ドラッガーによって提唱されました。単なる目標管理にも使われ、評価と関連しない場合もあります。

歴史深いMBO評価は成功事例も多く、導入企業はカオナビでも多数。従業員数が6,000人を超える株式会社夢真ホールディングスもそのひとつ。MBOを中心とした新しい評価制度を、カオナビの評価ワークフロー機能「Smart Review」によって実現しました。

360度評価(多面評価)

クレイア・コンサルティング株式会社『多面評価(360度評価)制度』を参考に作成

一般的な評価制度では、上司から部下に対する所感のみが評価として適用されます。ところが360度評価では、上司だけではなく、同僚や部下、また自己評価もあわせ、幅広い視点から評価が行われます

立場や役割の異なる複数の視点をもって評価対象者を観察することにより、現場での実態に近い状態で、人事評価材料を集められるのです。

5カテゴリ20項目からなる360度評価を運用する株式会社チュチュアンナ。カオナビを用いて360度評価の管理コストが、わずか8分の1まで削減しました。ぜひ運用方法も確認してみてください。

コンピテンシー評価

成績優秀なハイパフォーマーの行動特性を、コンピテンシーと呼びます。ハイパフォーマーが優秀たる所以を行動特性として特定し、ほかの人材の育成活動や採用活動に活かす試みです。

コンピテンシー評価は、自社のハイパフォーマーのコンピテンシーモデルを明らかにし、評価基準に分類することで人事評価を行います。また、ハイパフォーマーが持つスキルではなく、発揮したスキルによって残した成果や、行動の根本に着目するという特徴があります。

MBOとコンピテンシー評価、2つの評価制度を合わせて運用している株式会社マーケットエンタープライズは、つい運用が煩雑になりがちでした。ところが評価制度をカオナビを通して運用すると、圧倒的に工数もリソースも削減可能に。その理由とは?

4.人事評価制度を作る目的

人事評価制度を作るときに注意すべきは、評価目的を見失わないことです。日々の業務を回すことで手一杯になると、評価行為を運用すること自体が、つい目的になってしまいます。

評価はあくまで組織活動を円滑にするための手段と心得ましょう。人事評価制度を作ることで得られる効果を一部取り上げてご紹介します。

①モチベーションアップ

評価制度を正しく運用し、公平性や納得感のある評価をすることで、従業員のモチベーションアップにつながります。正しく評価され、労働の成果が報酬という形式で得られたり、目標の達成が「やりがい」と感じられると、従業員の動機付けにつながり、労働意欲は向上するのです。

②タレントマネジメント

従業員が持つ資質、能力、経験などを一元管理し、人材開発や配置、育成などに戦略的に活用することをタレントマネジメントと呼びます。人事評価制度を作ると、定期的に従業員の最新データを収集することができます。得られたデータを戦略人事に活用することで、従業員がよりタレントを発揮しやすい環境を作れるでしょう。

③コミュニケーション

評価の過程では、上司によるフィードバックが行われます。人事評価を通じて、上司と部下のコミュニケーションを創出し、信頼関係の構築を促すと、日々の事業活動も円滑に進みやすくなります。日常の業務にとらわれていると、なかなか部下の育成に時間を割けないというマネージャーも多いでしょう。人事評価を通じて、人材を適切な方向へ導く機会をつくることができます。

5.人事評価制度の作り方

  1. 評価目的を設定する
  2. 評価目的に則した評価基準を作成する
  3. 評価基準から評価項目を規定する
  4. 評価方法とルールを取り決める

人事評価制度の作り方を、手順に沿って解説します。基本的な考え方のステップは上記4点です。自社に必要とされる検討項目がある場合には随時取り入れ、過不足なく設計しましょう。

①評価の目的を定める

人事評価を実施する組織的な目的を定めます。制度運用を通して、人材をどのような状態に変えたいか、組織に活用したいか、などを考案します。

通常はトップマネジメントの意向を反映させることが多いでしょう。企業理念、ビジョン、ミッション、バリュー、行動指針などが考案の参考となります。

成功例|フジッコ株式会社のケース

フジッコ株式会社が念頭に置いたのは「創造一路」という企業理念。常に新しいものを創造していこうという精神です。

企業理念の実現のため、年功序列型の組織から脱却。若手人材の抜擢、女性社員の登用、離職防止、優秀な人材の確保などを目的に、行動・目標を重点にした人事評価制度へとシフトしました。

②評価基準を設定する

人事評価の実施目的が達成されるよう、等級ごとに評価の方針を定めます。

該当の等級に位置する人材に対して、どのような組織的な役割を求めるのか、期待する行動はどのようなものか、細分化して規定します。

各人材が評価基準を理解できるよう、従業員の立場からわかりやすく言語化するよう心がけましょう。

成功例|アイ・ケイ・ケイ株式会社のケース

『チャレンジすることなく成果を上げた人より、高い目標にチャレンジしたが失敗した人の方を評価し、結果よりもチャレンジするという行動そのものを評価する』という評価基準を従業員に対して明示しているアイ・ケイ・ケイ株式会社。

自ら考え、自ら挑戦できる、当事者意識の強い人材を求めた結果、24歳で支店を統括する支配人や、26歳で200人以上の部下を持つ総支配人となった人材も生まれました。

③評価項目を作成する

役割に応じた評価基準を参照しながら、具体的な評価項目を作成します。組織の中期計画を念頭に置きながら作ると、計画の達成にもつながりやすくなります。

コンピテンシーを参考とし、ハイパフォーマーの行動特性を評価項目に盛り込む方法もありますよ。

成功例|ロクシタンジャポン株式会社のケース

ロクシタンジャポン株式会社は、ブランドや支店ごとに異なる人事評価を行っています。ロクシタンのショップでは業績評価と行動評価、メルヴィータのショップでは業績評価、本社では業績評価とコンピテンシー評価を採用し、それぞれの役割ごとに適した評価ができるよう工夫しているのです。

たとえばロクシタンのショップスタッフの業績評価では、年間の売り上げや個人の販売目標を設定し、最終的にどれほど達成できたかを確認する項目となっています。

④評価ルールを定める

評価項目に対し、何段階で、どのように判断するか、全体的なルールを作ります。「A・B・C・D・E」や「1・2・3・4・5」を用いた5段階評価が一般的です。ほかには、3段階評価や7段階評価を設定したり、MBO評価とコンピテンシー評価を掛けあわせている企業もあります。

評価の公平性が担保されるよう注意しましょう。また、報酬制度や等級制度において評価点をどのように換算するか、連動して検討する必要があります。

成功例|株式会社ダンクハーツのケース

スマートフォン向けソーシャルゲームアプリを開発する株式会社ダンクハーツ。人事評価は年2回、思考・行動・態度を評価する「ベーシック評価」(=コンピテンシー評価)と、クリエイターとしての目標達成を評価する「パフォーマンス評価」(=MBO)を組み合わせて運用しています。

評価点の算出ロジックは、評価点数に社員のレイヤー(階級)ごとの掛け率を合わせ、レベルを付与し、上限を超えるとレイヤーが上がる設計。つまり、実績に応じて経験値を付与し、経験値が貯まるとレベルアップする、まさにRPGのような仕組みです。

6.失敗しない人事評価制度の作り方のポイント

人事評価をカオナビで運用している企業の数々の事例より、失敗しないための作り方のポイントを抽出しました。

①長期的な視点で制度の完成を目指す

評価制度は運用しているうちに新たな工夫と改善が必要になる場面がかならず訪れます。事業や人材が移り変われば、求められる人事評価制度の機能も変わるからです。はじめから完璧な制度を作ろうとせず、随時修正・変更を行い、長期的な視点から人事評価制度を作り上げましょう。

試行錯誤をするときこそ、運用工数を効率化でき、PDCAを回しやすい柔軟な人事評価システムが必要です。また異動が多い環境や、兼務の方が多い場合、フレキシブルに対応できるシステムの存在が重要となります。必要であれば人事評価システムの導入を検討しましょう。

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②現実的に運用可能な制度にする

失敗例としてよくあるのが、壮大な制度を設計したはいいものの、現実的には運用工数がかかりすぎ、運用だけで手一杯になってしまうというケースです。運用そのもので精一杯になってしまうと、制度の振り返りや改善に使う時間がなくなり、手段が目的化してしまいます。

制度を設計するときは、実際の運用フローや工数をブレイクダウンし、あらかじめ現場のリソースと照らし合わせ、現実的に運用可能かどうか確認するとよいでしょう。

もし、運用を効率化する必要があれば、人事評価システムの導入を検討することをおすすめします。人事・現場・経営層、すべての立場からわかりやすく、使いやすいシステムであることが重要です。人事には、進捗管理や情報の取りまとめの利便性。現場では、評価者や被評価者にとっての使いやすさ。経営層には、評価決定会議での甘辛調整機能や、人材データベースとの連動性。すべての機能を包括する人事評価システムを導入が望ましいです。

7.人事評価制度の失敗例

人事評価制度の導入・運用では、トラブルが発生しやすいもの。設計したとおりに制度が運用されない、評価の運用だけでかかりきりになってしまう、従業員が働きにくくなる……制度導入のデメリットが増大しては本末転倒です。

愛知日産自動車株式会社も、評価制度の運用に悩んだ企業のひとつ。最終評価の内容を従業員にフィードバックができないという評価制度の欠陥。やる気の高まらない従業員。人事部の疲弊。

そんな同社が、人事評価制度の改革に乗り出した事例をご紹介します。

人事評価制度の改善事例

若手の離職防止とマネジメント体制の強化を目的に、人材情報を一元化できるシステムを求めた同社。さっそくカオナビを導入し、まずは評価業務の効率化を図ります。

これまで1週間かかっていた評価の収集や資料作成の業務は、わずか3日に短縮役員は現場のマネジメントを見直し、現場で公平性に欠いた人事評価が行われた場合には、店長への差し戻しが行われるようになりました。

8.人事評価制度の作り方の参考書籍

人事評価制度の基本的な理論や考え方をインプットするための参考書籍を紹介します。まずはよく親しまれている本から手にとってみましょう。

①小さな会社の人を育てる人事評価制度のつくり方(あさ出版 )

多くの経営者に読みつがれているロングセラー。中小企業の人事評価制度のあり方が、わかりやすく解説されています。2020年2月に改訂され、新版では手法や事例が大幅にアップデートされました。テンプレート・ダウンロードサービス付き。

②人事の超プロが明かす評価基準 (三笠書房)

人事評価のバイブルとして親しまれ、評価基準の基本について徹底解説されています。人事評価の初心者にもわかりやすい表現で書かれているため、理解が進みやすいはず。人事担当者だけでなく、現場の評価者・被評価者にも一読をおすすめします。

③人事こそ最強の経営戦略(かんき出版)

人事制度の全体的な視点から人事評価制度を見つめ、考えを深められる一冊です。基礎理論の解説から、最新のHRの取り組みの紹介まで、幅広く網羅されています。「タレントマネジメント」「グローバル人事」などのトレンドの背景がわかります。

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