課題
- 年一回の慣れない年末調整が社員の負担になっていた
- とはいえシステム導入にコストをあまりかけたくない
導入理由
- 初期費用がかからず必要な機能にしぼって導入できた
- 手間なくスピーディに導入できた
効果
- アンケートに答える感覚で申請書作成ができてわかりやすい
- 自動計算でミスなく、チェック機能で不備もなく、社員と管理部の工数削減
温泉施設やゴルフ場を中心に、アメニティグッズや消耗品を広く取り扱う専門商社の株式会社千代田様は、2024年8月からロウムメイトを導入し「年末調整」機能の活用をはじめています。
今回は人事・総務・経理を統括する取締役 管理部 部長 白崎 順子様にお話を伺いました。
年に一度だからこそ、年末調整が負担になる
──ロウムメイトの「年末調整機能」を導入されましたが、その背景を教えていただけますか？
年末調整は毎年同じような作業が発生しますが、年に一回しかない作業ゆえに、何をすべきかを忘れてしまいがち。そのため、毎年問い合わせや修正対応が多く、私たち管理部の負担にもなっていました。
数年前から国税庁が提供している入力用のPDFをメールで配布・入力してもらうように仕組みを変えました。それでも「去年どうしていたか見たい」「入力するところがわからないから見てほしい」といった要望が多く……。社員が迷ったり悩んだりすることなく、もっとわかりやすく簡単なツールがあればいいと思い、ここ数年検討をしてきました。
とはいえ、年に一度の年末調整のために大きな予算を割くわけにもいきません。初期費用の面でハードルがあり、検討はするものの、なかなか導入には至れなかったんです。
その点、とある展示会で知った「ロウムメイト」は、初期費用無料で単独機能から導入できるということで、希望にぴったりだったんです。
取締役 管理部 部長 白崎 順子様
驚くほどスピーディーな導入。それでいてコスパ抜群
──実際に導入するにあたって、ご苦労はありませんでしたか？
年末調整のみであれば、導入時の手間はそれほどかからないと聞いてはいたのですが、本当にその通りでしたね。サポートをお願いすることもほとんどなく、打ち合わせ2回ほどでスムーズに導入できました。
社員データに関しては、今回の年末調整で住所氏名などの情報は社員本人に一から全部入力してもらいました。それも導入時の工数が少なく済んだ理由のひとつではあります。
来年以降は、本人情報はもう入力不要ですし、前回の内容も振り返ることができて、さらに簡単になると期待しています。
──社員のみなさんの反応はいかがですか？
アンケートに答えるように、質問されたことを入力していけば、自動的に年末調整のフォーマットに落とし込まれるので、とても簡単だったと好評です。入力内容に多少の不備があったとしてもシステムが自動で指摘してくれるので、例年より早く申請が終わる方も多かったんです。
保険料控除の項目も自動計算ですし、保険の証明書も添付できます。今まで慎重に行っていた検算が必要なくなって、管理部のチェックも半分ほどの時間で済むようになりました。
社内でまとめて税務署に提出する書式も、簡単に作成できて助かりました。導入の手間も費用も少なく済んだのに、社員にも管理部にも大きなメリットが得られて感動するほどでしたね。
年末調整の画面イメージ
社員全員にとって役立つ労務管理システムへ
──ロウムメイトを導入した目的は達成できたということですね。
ロウムメイトには「入退社手続き」や「給与明細」の機能もありますが、年末調整だけピックアップして導入したのは、社員のみなさんの負担を減らしたかったからなんです。
ほかの機能は主に管理部門の役に立つものですが、年末調整は主に社員の負担軽減に直結しますよね。初めて労務管理ツールを導入するなら、一部の社員より、まず全員の役に立つものがいいと思っていました。
導入が手軽にできることもありますし、今後従業員が増えたら、ほかの機能も追加したいと考えています。
──今後の活用展望を教えてください
年末調整はロウムメイトでかなり負担軽減できたので、今後は管理部の業務改善にも注力したいと考えています。
人事データの一括管理と、属人的になりがちな管理部の業務効率化が必要で、「ロウムメイト」に備わっているその他の機能も導入を検討しています。
実は、当社の社長も以前からタレントマネジメントシステム「カオナビ」に注目はしていました。結果的にはロウムメイトが先の導入となりましたが、カオナビとの情報連携もできるそうですし、ゆくゆくは両方導入して、効率的な人事・労務管理を実現したいです。
- 設立：
- 1986年2月
- 社員数：
- 20人（2025年4月1日時点）
