活用テクニック

課題

紙やメールで管理している身上申請業務をもっと効率よく行いたい

これまで個人情報変更や休暇申請などは、従業員に申請用紙を提出してもらっていたが、記入漏れや訂正があるたびにやり取りが発生し、申請の処理に時間がかかっていた。
システム上での管理に移行し、身上申請業務を効率的に行いたい。

施策概要

身上申請業務をシステム化する

人事が入力フォームを作成して公開しています。従業員はそのフォームを使って申請しています。承認者は申請内容を確認し承認や差し戻しをするだけの作業となるため、手間を取られることもなく大幅な工数削減が実現できました。
また人事側で未対応の申請を把握できるので、申請の処理漏れや遅延の防止にも繋がっています。
従業員からも「リモートワークしながら手軽に申請ができるため便利になった」という声があがっています。

  • 申請項目ごとに入力フォームを作成し、従業員に申請してもらう
  • 申請内容を確認し、承認や差し戻しを行う
  • 人事が全従業員の申請進捗を一括管理する

カオナビを使った解決策

申請内容ごとに入力フォームを作成する

入力フォームは名称とカテゴリを設定しパーツを配置するだけで作成できます。
申請ルールが分かるように説明欄に注意点を記載しています。

また、申請内容が従業員情報に自動反映されるように設定すると便利です。

申請内容を確認し、承認や差し戻しを行う

従業員が申請すると、承認者に通知が届きます。
承認者は申請内容を確認し、承認や差し戻しを行います。

差し戻しするときはコメント欄に差し戻し理由を記載するよう承認者に周知しています。

人事側で申請の承認状況を確認する

人事側では全従業員の申請を確認できるようになりました。
未対応の申請がある場合は、承認者に個別に連絡し、対応を依頼しています。

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