活用テクニック

アンケート機能『VOICE NOTE』を使って資格情報を収集することでデータ化が行え、紙の資料から探す作業を一切なくすことができました。アンケートには資格の有無、取得済みの人には宅地建物取引士証の登録番号・登録年月日・有効期限の入力、実物の写真をアップロードしてもらうようにしました。

回答結果や写真はCSVと画像ファイルですべてダウンロードすることができます。このように本人に入力してもらうことにより、大量の情報を手入力する必要なくデータ化することができます。

『VOICE NOTE』で収集したデータは『PROFILE BOOK』の資格管理シートにデータを移し替えました。シートの項目はアンケートと同様の項目を設定し、資格の有無・登録番号・登録年月日・有効期限・宅地建物取引士証の写真をアップロードしました。

これらの内容に加え、期限が切れるまでの残日数を自動で計算する項目を設定しました。有効期限から今日までの差分を計算する式を組み込んでいるため、残日数の計算を行う必要もありません。

『PROFILE BOOK』の絞り込み検索を使って、月次で資格の有効期限残日数の絞り込みを行い、更新対象者にメールで講習を受講するよう促しています。

絞り込みはログインユーザーごとによく使う条件を保存できるため、検索作業を短縮することもできます。

その後、資格の更新を行った際には本人に情報を更新してもらう体制にしています。『PROFILE BOOK』の自身の資格管理シートに取得日・有効期限の書き換えと新しい宅地建物取引士証の写真を添付してもらっています。こうしたフローを組むことで資格の更新漏れを防ぎ、資格管理を効率的に回していくことが可能になりました。