活用ノウハウ

課題

保有資格の有効期限を漏れなく管理したい

宅地建物取引士の保有者を社内で管理しているが、5年ごとに行う宅地建物取引士証の更新は保有者本人に任せてしまっている。宅地建物取引士証のコピーを提出してもらっているので有効期限の確認はできるが、紙で保管しているため、一人ひとりの期限を確認するのも大変である。有効期限が切れてしまうと担当できない業務も発生してしまうため、会社側が保有者全員の有効期限を把握し、更新情報の管理も漏れなく行える体制を整えたい。

施策概要

資格情報をデータ化し、保有者や資格更新期限を一覧化する

すでに保管しているコピーから1件ずつ手打ちでデータ化するのはコストがかかるため、資格情報をデータで改めて収集することにしました。収集方法はアンケートツールを使って本人に回答してもらいました。データ化した情報は人材管理システムに一元化することにより、資格情報の閲覧や更新対象者の把握が簡単になりました。また、検索で有効期限が近い人を絞り込むことで更新講習の受講催促が可能となり、更新後は本人が自分で情報を更新できる仕組みを作ることができました。

  • 資格情報を本人からヒアリングし、収集・データ化
  • 更新対象者を検索で把握し、資格更新を促す
  • 更新情報は本人たちに変更してもらうフローを確立

カオナビを使った解決策

アンケートを使って、資格情報を収集

アンケート機能『VOICE NOTE』を使って資格情報を収集することでデータ化が行え、紙の資料から探す作業を一切なくすことができました。アンケートには資格の有無、取得済みの人には宅地建物取引士証の登録番号・登録年月日・有効期限の入力、実物の写真をアップロードしてもらうようにしました。

回答結果や写真はCSVと画像ファイルですべてダウンロードすることができます。このように本人に入力してもらうことにより、大量の情報を手入力する必要なくデータ化することができます。

資格情報を一元管理

『VOICE NOTE』で収集したデータは『PROFILE BOOK』の資格管理シートにデータを移し替えました。シートの項目はアンケートと同様の項目を設定し、資格の有無・登録番号・登録年月日・有効期限・宅地建物取引士証の写真をアップロードしました。

これらの内容に加え、期限が切れるまでの残日数を自動で計算する項目を設定しました。有効期限から今日までの差分を計算する式を組み込んでいるため、残日数の計算を行う必要もありません。

更新対象者を絞り込み、メールでアナウンス

『PROFILE BOOK』の絞り込み検索を使って、月次で資格の有効期限残日数の絞り込みを行い、更新対象者にメールで講習を受講するよう促しています。

絞り込みはログインユーザーごとによく使う条件を保存できるため、検索作業を短縮することもできます。

その後、資格の更新を行った際には本人に情報を更新してもらう体制にしています。『PROFILE BOOK』の自身の資格管理シートに取得日・有効期限の書き換えと新しい宅地建物取引士証の写真を添付してもらっています。こうしたフローを組むことで資格の更新漏れを防ぎ、資格管理を効率的に回していくことが可能になりました。

カオナビ設定手順

  1. 『VOICE NOTE』でアンケートを作成し、回答を開始する
  2. 『管理者機能トップ>レイアウト設定』で資格管理シートを作成する
  3. 『管理者機能トップ>CSV入出力』で回答データのアップロード、『管理者機能トップ>ファイル入出力』で写真のアップロードを行う
  4. 社員本人が『PROFILE BOOK』と資格管理シートを閲覧・編集できるように、権限設定ユーザー登録を行う

PROFILE BOOKのマニュアルはこちら(サポートサイト)

関連記事

一覧に戻る