活用テクニック

課題

紙で手渡ししている給与改定通知をシステム化したい

半期に一度、給与改定通知を紙で出力し全社員分手渡しするという運用をしており、コストと工数が多分にかかっている。
評価のフィードバック面談時に上司から手渡ししてもらっていたが、「本人に確実に届いたか」「本人が開封・閲覧したか」は人事視点では把握できない状態で、改善したいと思っている。
本人のみに通知されるかたちで、人事視点でも「本人が確認しているか」を把握できるようにしたい。

施策概要

通知から本人の確認までをシステムで自動化

評価ワークフロー機能を利用し、通知から確認までをカオナビ上で行えるようにしています。本人に確認させるワークフローを設計することにより、これまでは分からなかった「本人が見たかどうか」を人事側で把握することも出来るようになりました。今まで通り紙でほしいという声も予想されたので、あらかじめ帳票も設定し、各々の判断でダウンロード、印刷を行えるようにしています。ペーパーレス化も進み、紛失のリスクも大きく低減しました。

  • 評価ワークフロー機能で通知から確認までを一括管理
  • 帳票機能の利用で紙のニーズにも対応

カオナビを使った解決策

『SMART REVIEW』を活用してワークフローを設計

普段は評価ワークフロー機能として『SMART REVIEW』を使用していますが、給与改定通知の発行にも活用しました。
本人が「確認」だけ行えるように設定しています。権限設定は閲覧のみにしており、編集はできません。

フォームは任意のパーツを組み合わせてレイアウトを作ることができるため、今までの給与改定通知書の見た目に近づけて設定しています。

改定後の給与情報は、CSVで全従業員分一括で登録しています。

帳票を設定し紙出力にも対応

帳票を設定すると、フォームに入力された内容をエクセルに出力することも可能です。
今まで通り紙の通知書が欲しい人には、自身で帳票を出力し、印刷してもらっています。

実際に設定した帳票は以下の通りです。こちらも今までの通知書と近い見た目になるよう設定しました。

確認されたかどうかが一目でわかる

スマートレビューを活用することで、実際に通知を本人が確認したかどうか、管理者からも分かるようになりました。
対象者一覧画面で「未対応」と「確認済」のタブを切り替えることで、人数だけでなく顔写真付きで見ることができます。

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