活用テクニック

課題

役所などに提出する資料作成を効率化したい

社会保険・健康保険の手続きや、確定拠出年金・福利厚生の運用など、人事の定常業務として従業員データを資料としてまとめることがよくあるが、必要に応じてその都度Excelやシステム、紙から探している。また求められる項目や従業員属性が資料によって異なるため、元データを加工する必要があり作成にも時間がかかっている。もっと効率化し、空いた時間を他の業務に充てたいと思っている。

施策概要

検索項目のカスタマイズと権限付与で、一元化したデータの取り出しを簡易化

ばらばらに管理されていた人材データを、1つの人材データベースに集約しています。そうすることで、1つのシステムにアクセスするだけで人事業務に必要なほぼすべてのデータを取り出せるようになりました。また検索項目をカスタマイズできるので、提出に必要な条件で従業員をすぐに抽出・出力することができます。データの閲覧権限や出力権限も自由に付与できるので、システム管理者以外の人事メンバーでも作業ができるようにしています。

  • 業務で必要なデータを人材データベースに一元管理
  • 検索項目をカスタマイズする
  • 人事メンバーに権限を付与する

カオナビを使った解決策

『プロファイルブック』で人材データを一元管理

『プロファイルブック』に、人事業務で必要なデータを全て登録しました。別システムで管理されているデータは、CSVやAPI連携を使うことで一括登録もできます。

データは通勤費情報や社会保険情報など、それぞれの特性ごとにシートを分けているので、『シートガレージ』で一覧で見ることができます。

検索項目を設定して従業員を抽出

自由に検索項目を設定することができます。「雇用形態:正社員のみ」や「○月時点の現職者」、「月の残業時間が○時間以上のメンバー」などで絞り込み、必要な社員をピックアップしています。

『シートガレージ』から検索すると、抽出された従業員データのみを出力できるので、加工の手間も省くことができます。

人事メンバーに出力権限を付与

業務に関わる人事メンバーには出力権限を付与しています。システム管理者以外も作業をすることができるようになり、お互いに作業効率がアップしています。

カオナビ設定手順

  1. 『レイアウト設定』でデータ登録に必要なシートを作る
  2. 『プロファイルブック』に人材データを登録する
  3. 『アクセス管理』で人事メンバーに閲覧権限、出力権限を付与する

シートガレージのマニュアルはこちら(サポートサイト)

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