活用テクニック

課題

社員に交付する各種書類を効率的に作成したい

労務管理上、日々社員と多くの書類のやり取りが発生するが、その作成と内容のチェックの業務に追われている。例えば、新入社員に交付する「労働条件通知書」や業務を委託する際に用いる「業務委託契約書」、課税額の調整に必要な「年末調整票」のように、氏名や一部情報を除けばほぼ定型のものは1つひとつ加工せずに効率的に作成したいと考えていた。

施策概要

Excelひな型を登録し帳票出力で書類を一括作成

労働条件通知書を例にとると、Excelで労働条件通知書のひな型を用意し、あらかじめ帳票として登録をすることで、同じ日に入社する社員の通知書を一括で作成できるようになりました。また、正社員、派遣社員、アルバイトなど、労働条件通知書の内容が異なるものは、ひな型を複数登録して使い分けることで、手作業での内容修正を極力減らした運用ができています。作成時間の短縮だけでなく、自動出力のおかげでPROFILE BOOKのデータが正しいかをチェックしておけばいいので、作成後の各書類のチェックの手間も省けました。そのほか、年末調整などの社員の追記を依頼するものは、社員がカオナビで帳票出力するようにしています。

  • 書類の帳票ひな型を作成する
  • 個人情報を帳票出力する
  • 社員に帳票出力の権限を付与する

カオナビを使った解決策

書類の帳票ひな型を作成し登録する

Excelで作りたい書類のひな型を作成します。共通の記載内容は普段通りに作りますが、氏名・部署・役職・給与など、個人ごとに異なる情報は「帳票タグ」を用います(下図の黄色部分)。帳票タグを使うことでPROFILE BOOKの情報を自動で引用して書類作成することができます。

[帳票タグ記入例]
#<基本情報>#<氏名> … 「基本情報」の中の「氏名」を引用します

帳票タグの使い方はこちらのサンプルも参考にしてみてください。

ひな型を作成したら、カオナビで使える帳票としてアップロードし登録します。タイトルをつけて複数の帳票が保存できるので、正社員、派遣社員、アルバイトなどの採用形態に分けておくと便利です。

帳票を出力し書類を作成する

PROFILE BOOKで書類を作りたい従業員のパーソナル画面を開き、帳票を選択して出力を行うと、帳票のひな型の「帳票タグ」の部分を個人情報に置き換えた形でダウンロードできます。

複数の従業員の書類を一括で作成したい場合は、PROFILE BOOKから条件で絞り込んだ上で一括出力も可能です。

社員に帳票出力の権限を付与する

社員に自身でダウンロードして追記してもらいたいものは、本人のものに限り帳票出力ができるように設定し、帳票を印刷し追記したものを提出してもらっています。

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