ユーザー会運営ログ

現場の声が最大のヒント!PDCAを回し、“自社に合ったカオナビ”に育てた2年間

2021年4月12日

マナベル

こんにちは!カオナビ カスタマーサクセスグループ ユーザー会担当です。

3/12(金)、名阪急配株式会社の髙瀬様をゲストにお招きし、ユーザー会「マナベル」を開催しました。ご参加いただいた皆さま、誠にありがとうございました!

「マナベル」とは?

「マナベル」シリーズは、ユーザー様から直接学べるユーザー会。各回さまざまな業種のユーザー様にご登壇いただいており、「カオナビ導入のご経緯」「カオナビを使ってできたこと」「ぶつかった壁とその乗り越え方」など、赤裸々なトークが必見のセミナーです。

カオナビではそのほかにも、ご導入目的別に運用のポイントを解説するセミナー形式や、ユーザー様同士で活用方法や操作についてディスカッションするミートアップ形式のイベントも開催しています。
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ご登壇者紹介

ご登壇者

名阪急配株式会社
事業推進部 IT推進チーム
髙瀬 邦弘 様

2018年の入社後、労務関係、社会保険関係、人事評価関係等の業務に従事。
勤怠システム、入社システム、給与システム等の運用計画なども担当する。

昨年4月よりIT推進チームの立ち上げに伴い、システム管理業務にシフト。
今年からDXプロジェクトを立ち上げ、DXはいかなるものかを社内へ布教中。

紙の評価やスキル把握不足…カオナビ利用開始時の4つの課題

髙瀬様には、人事評価プロセスの電子化を目指して導入いただいた当初から現在に至るまでの約2年間の取り組みについてお話しいただきました。
当時を振り返ると、大きく分けて4つの課題を抱えていたそうです。

  • 人事評価が紙やExcelで行われており、確実に期限までに回収することができない
  • 社員のスキルを管理する術がなく、管理者の印象に頼った評価になりやすい

など、同じように感じたことのある方も多いのではないでしょうか。
そこで本セミナーでは、「カオナビで行ったこと3つ」について、導入から運用中の改善の過程をお話しいただきました。

  • 評価業務のカオナビ移行
  • 定期面談の運用
  • 教育計画のためのスキルチェックシートの運用

現場の声が最重要!評価プロセスのブラッシュアップ

カオナビを導入後、まず取り組まれたのは「紙で行っていた人事評価プロセスのカオナビ移行」。設定や運用における工夫を伺いました。

はじめの1か月ほどはカオナビの使い方を把握するため、手探りながらもいろいろと作ってみながら操作に慣れていったといいます。印象的だったのは、現場社員にスムーズにカオナビを使ってもらうため、最初はこれまでの紙の評価シートをできるだけ再現することに力を注いだ、とのお言葉。

何種類もある評価の型をスマートレビュー(評価機能)に再現する手間はあったものの、この工夫の甲斐あって、社員からの使い方に関するお問合せはほとんどなかったそうです。

ただし、「こうなったらもっと良いのに」との声はどうしても出てくるもの。改善案にはしっかりと向き合い、評価期間中でもすぐに改善されたというのも、使いやすさへのこだわりが見えたポイントでした。

社員からの声はもちろん、髙瀬様ご自身も「もっと便利に使いたい」というお気持ちがおありだったといいます。そこで、一度聞いてみよう、とカオナビのサポートデスクにお問合せをいただいたところ、判定式によって評価項目の出し分けをする方法を発見できた、という嬉しいコメントも。

面談の習慣化により、納得感のある評価に

定期的な面談が行われていなかったことから、人事評価が直近の印象に左右されているのではとの懸念があったという髙瀬様。上長と部下とのコミュニケーション頻度を上げ、面談記録をカオナビに残すことで、より納得感のある評価ができるようになったといいます。

定期的な面談をより定着させるため、人事評価で使用したスマートレビューを活用。毎月の面談が徹底されないケースがあったことから、月ごとにフェーズを分ける仕様に変更すると、確実に進捗管理できるようになったというエピソードも。

スキルチェックシートで社員の最新スキルを把握

3つ目はスキルチェックシートについて。社員の担当業務やスキルを把握できていなかったことから、ボイスノート(アンケート機能)を使い、情報を集めることにしたそうです。常に最新の情報を溜めておくことで、育成や採用の計画を立てる際にも役立つという副次的な効果も。

ここでも、社員に使ってもらうための髙瀬様の工夫が光っていました。
たとえば、多数の選択肢を事前に用意しておくことで、手間を減らしたスキル情報の入力欄。小さな工夫ですが、社員に少しでもラクにカオナビを使ってほしい、という想いが伝わる取り組みでした。

自社に合うカオナビ活用の3つの心得

PDCAを細かく回しながら、着実にカオナビを使いこなしていただいている髙瀬様。最後に、「自社に合うカオナビ活用の3つの心得」を伺いました。

     

  • カオナビ導入前に、何をしたいのかをしっかり決めておく
  • ひとりでやろうとせず、カオナビのサポートを上手くつかう
  • 現場の声に耳を傾ける

さらに今後目指していきたいことの宣言も!

  • 「紙の人事評価の再現」から「機能を活用した構成」へとカオナビを進化させたい
  • 人事データベースを充実させ役職者、管理者がより活用できるデータにしたい

最初に目的を定め、1つ達成したら次はこれ!と、常に前進されている様子がとても印象的でした。

1歩先を行く先輩ユーザーの体験談が参考になる!

参加者の皆さまからのご感想を一部抜粋してお届けします。

  • 実際にカオナビを使いこなされているユーザーさんのお話を伺えて、実際苦労されたことや工夫点をお聞きできたので、弊社が現時点で困っている点について大変参考になりました。
  • 導入し公開準備を進めている最中ですが、自分が感じていた問題点や課題について皆さんも通る道なのだということが確認できた。
  • 他社様の実際の事例を見ることで、難しく感じていた部分も緩和された。社内への展開方法やシステムの使い方など、実際の事例を目にすることでよりイメージが沸いた。
  • 実際の事例を目にすることで、活用方法のイメージが深まりました。現在ほぼ一人で検証・実践を対応しているため、このような場で他社様の状況を知ることで活用に関するモチベーションが向上しました。ありがとうございました!

あとがき

入社書類の電子化から始まり、社内のIT推進チーム、DXプロジェクトの立ち上げに携わる髙瀬様。とにかく社員へ配慮し、現場の声を聞き入れることで、自社なりのカオナビの使い方を模索してこられた姿が特徴的です。

“人事だけでなく、経営陣や現場社員も含めてみんなで使ってこそ組織の潜在能力を最大化することができる。”そう考えるカオナビに、ぴったりの運用をしていただいているのでは、と嬉しくなりました。

また、「ひとりでやろうとしない」という髙瀬様からのアドバイスをお聞きになったユーザー様から、さっそくサポートサイトや過去のセミナー動画で情報収集をし始めた、とのお声も届きました!

こうして、他のユーザー様の体験から、自社の成功に繋げるためのヒントを得ることができるのがユーザー会「マナベル」の醍醐味。今後もそのような場を、皆さまと一緒に創っていけたらと思います。「扱ってほしいテーマがある」「自社の体験談をシェアしたい!」そんな方は、ぜひお気軽にご意見をお寄せいただけましたら幸いです。

また、カオナビのカスタマーサクセスチームでは、Twitterも運営中。セミナー情報や、カオナビをもっと使いこなすためのおすすめ記事のご紹介もしています!ぜひチェックしてみてくださいね。

それでは、今度ともどうぞよろしくお願いいたします。次回のユーザー会でお待ちしております!

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マナベル

2021.04.12