目的からの逆算が成功への近道！1on1面談の管理方法共有会

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

9/15（木）、ユーザー会ヒロゲル「1on1面談の管理方法共有会」を開催しました。
ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました！

本レポートでは、参加者の皆さまから集まったご意見やノウハウの数々を、トピック別にまとめてご紹介します！
※掲載内容は全て開催当日時点の情報です。

ヒロゲルとは

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月2回開催しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

「1on1」とは

まず前段として今回のテーマである「1on1」とは、上司が部下の育成やモチベーション向上を目的に行う個人面談です。
週に1回～月に1回といった定期的なペースで上司が部下の現状を聞き、その内容にフィードバックしていくことで、部下の成長を促します。1on1は成功事例が書籍化されたヤフー株式会社など、多くの企業が導入しています。

1on1ミーティングの目的は、部下と信頼関係を築き、モチベーションの向上やその成長を促すことです。

1on1については以下のページで詳しくご紹介しております！
https://www.kaonavi.jp/dictionary/1on1/

まずはユーザーさま同士で自己紹介

今回は３つのチームに分かれて、各チームにてディスカッションを行いました。
まずはそれぞれ自己紹介や1on1の実施状況などをお話しいただきました！

ヒロゲル初参加！1on1が馴染んできたが、記録を残せていないので有効な方法が知りたい！

1on1制度自体はあるが、効果を図れていない。
今回の会で事例等を聞いて、今後運用活性化に役立てたいです！

1on1はこれからやっていきたいと思っています！

人事制度の改正にともない、これから1on1を実施したいと考えています！

他社が1on1をどんな風に実施しているのか知りたい

今回ご参加いただいたユーザーさまは、既にカオナビを通して1on1を実施しているユーザーさまから、1on1にこれから取り組んでいきたい段階のユーザーさまなど、実施状況はさまざまでした。
既に1on1を実施している企業様のお話を中心に各チームでの内容をご共有いたします！

1on1面談、何のためにやっていますか？

1on1面談を行う上で、まず整理したいのが「1on1面談の目的」について。
何のために行うのかを整理した上で、実装方法を考えるべき！というお声が参加ユーザー様よりあがりました。

1on1面談の目的は各社様によってさまざま。

• 目標を確認するための面談
• 次のアクションを決めるための面談
• 評価のサプライズをなくすための面談
• 日々の経過を話すための面談

事前に内容を入力する必要があるもの、面談実施後に入力をする必要があるもの、
面談の内容を第三者に共有する必要があるもの、人事がチェックしたい内容があるもの、など、
目的によって事前と事後のアクションや関わる人が大きく変わってきます。

一概に「1on1面談」といっても何のための面談なのか、
まずは目的を明確化することが成功の鍵となりそうですね！

プロファイルブックとスマートレビュー、どちらを使ってる？

続いて、多くのユーザーさまが迷われるこちらの議題。
カオナビで1on1を実施する場合、プロファイルブックとスマートレビューどちらの機能を活用するかユーザーさまによって分かれます。
これから運用を開始するユーザーさまからすると、「結局どちらが良いの？」と思われるのではないでしょうか。

以下の表はカオナビでまとめているプロファイルブックとスマートレビューの比較表となります。

どちらの機能も得意とする部分が異なるため、面談の目的を踏まえ何を重視するのかを考えて選択いただくことをおすすめしています。
例えば入力タイミングの自由度を重視したい場合はプロファイルブック、実施状況の把握を重視したい場合はスマートレビュー、など。

今回はそれぞれ活用いただいているユーザーさまに、活用方法やTipsを教えていただきました。

プロファイルブックを活用しているユーザーさま

• 1on1の特徴
  議題は本人が自由に選択できる（業務のこと、プライベートなこと、家族のこと、職場環境のこと、キャリアのことなど）
  上長ではない人と面談することも可
  人事担当は実施率を集計、内容は把握しておきたいので、データだけは確認できるようにしている
• タイミング
  四半期に一度（社内のイントラネットで入力依頼）
• 閲覧権限
  本人・人事・役員・上長（異動があれば他の上長が見られるようになっている）
  シークレット情報はあまり持っていない
• TIPS：進捗管理方法の工夫
  「承認しました」のチェックボタンを設け、上長は確認したら編集よりチェックをする
  チェックがついてない場合は人事よりリマインドを行う
  （チェックがついていないことも多いようです・・・）

スマートレビューを活用しているユーザーさま

• 1on1の特徴
  実施日・面談者の名前だけは入力必須にし、それ以外は心理的安全性担保の目的から任意項目に設定
  入力者本人が面談相手を自分で選択でき、直属の上長だけではなく、同じグループの別の方も選ぶことが可
• タイミング
  現場に任せ、現場の自由度を重視している
• 閲覧権限
  イベント自体を3つに分け、上長・グループメンバー・チームメンバーでそれぞれコメント入力する欄も設けている
• TIPS：面談回数無制限の工夫
  4月～3月の間で、20回目まで記録できるような箱を用意し、回数や時期に縛られず面談を実施できるようにしている。
  ※毎回確定はせずステータス上では「未対応・未確定」のまま年間を通して使用する

必要なのは「ある程度の強制力」？

最後にご紹介する議題は、社内への浸透について。
人事の皆さんが苦労をして準備を整えた面談フローですが「なかなか社内に浸透しない」といったお悩みを抱えているとお聞きすることもしばしば・・。部署によって入力にばらつきがあったり、期日を守ってもらえない、なんてお声もあがりました。

あるユーザーさまから上がった方法はこちら。
「ある程度の強制力を持たせる仕組みを用意すること」
具体的には、上長がつけた面談記録をその上長も閲覧することができ、面談の実施状況が上長の評価につながるという仕組みを実装されているとのこと。

「自分の評価にもつながる」ことで、面談を実施することや記録をつけることが自分ごと化していきます。手間ではあるものの、必要だから日々つけていく、ということを習慣化してもらうことが、社内浸透には大切なのかもしれません。

参加者の声

ここからはご参加いただいた皆さんからのお声を一部抜粋してお届けいたします。

他社事例をお聞きでき今後に活用できると感じました。

1on1の仕組みを導入するかどうか、これから検討する段階でしたので、既に導入されている企業様のお話を聞かせて頂き大変参考になりました。 また実際に使用されているフォームを拝見できたのもイメージが湧いてよかったです。

サポート体制やユーザー会などを利用することにより、より良い運用方法を見つけられる可能性を感じました。

‐最後にみなさんでKポーズで記念撮影！