活用テクニック

課題

紙やエクセルで行っている入社手続きをもっと効率化したい

これまで入社が確定した新入社員に対して、入社前に基礎年金番号や雇用保険被保険者番号などの必要情報を紙やメール添付でデータを集めていたが、書類が届かなかったり、届いたデータをエクセルに入力したりする作業が煩雑で工数がかかっていた。紙やメール添付によるデータの回収をやめ、データの反映を簡略化したいと思っている。

施策概要

入社手続きに必要な情報をWEB上で回収し、データ化の手間を省略

紙やメールで回収していた情報を、入力フォームで回収する仕様に変更しました。入社が決まった方へ入力フォームを送付し、内容を入力してもらうことで、必要な情報の収集が効率化できています。入力した内容はデータベースにそのまま反映されるため、データ化の工数削減はもちろん、ペーパーレス化により原本の管理も不要となりました。

  • 入社手続きに必要な情報を入力フォームを用いて回収する
  • 入力された情報をそのままデータベースへ反映する

カオナビを使った解決策

『ワークフロー』で申請フォームを作成し申請内容を自動反映する

基礎年金番号や雇用保険被保険者番号など、入社手続きに必要な情報を入力する申請フォームを『ワークフロー』で作成します。その際、シート項目の反映という設定を使用すると、申請内容が承認された時点で、プロファイルブックのシートに自動で反映することができます。また、必須設定を行うことで提出時の抜け漏れがなくなり、無駄な差し戻しを防げます。

入社者にはワークフローのみが使える権限を付与し、社内の情報は閲覧できないロールに設定にしています。入社前の新入社員は申請の許可設定を行ったフォームのみを使用できる設定にしています。

入社が決まった方へ申請フォームを送付する

入社決定となったら、採用から個人メールアドレスを入手し、カオナビへ登録します。

デフォルト表示の承認者を選択することで、申請者には承認者情報は表示されません。

回答用URLとログインID・パスワードをご連絡し、フォームへの回答を依頼します。この際に個人情報の取り扱いについて、メール文面に必ず含めましょう。

提出された内容を確認しカオナビへ反映する

提出された内容を確認し、承認してカオナビへ反映します。不備があればコメントと合わせて差し戻しを行いましょう。必要なデータはcsvダウンロードし、他のシステムへ取り込むことも可能です。

カオナビ設定手順

  1. 『ワークフロー』で必要な情報の申請フォームを作成する
  2. URL・ID・パスワード・個人情報の取り扱い文面をメールでご案内する
  3. 入力内容を確認し承認をしてカオナビへ反映する

申請フォーム作成のマニュアルはこちら(サポートサイト)

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