活用テクニック

基礎年金番号や雇用保険被保険者番号など、入社手続きに必要な情報を入力する申請フォームを『ワークフロー』で作成します。その際、シート項目の反映という設定を使用すると、申請内容が承認された時点で、プロファイルブックのシートに自動で反映することができます。また、必須設定を行うことで提出時の抜け漏れがなくなり、無駄な差し戻しを防げます。

入社者にはワークフローのみが使える権限を付与し、社内の情報は閲覧できないロールに設定にしています。入社前の新入社員は申請の許可設定を行ったフォームのみを使用できる設定にしています。

入社決定となったら、採用から個人メールアドレスを入手し、カオナビへ登録します。

デフォルト表示の承認者を選択することで、申請者には承認者情報は表示されません。

回答用URLとログインID・パスワードをご連絡し、フォームへの回答を依頼します。この際に個人情報の取り扱いについて、メール文面に必ず含めましょう。

提出された内容を確認し、承認してカオナビへ反映します。不備があればコメントと合わせて差し戻しを行いましょう。必要なデータはcsvダウンロードし、他のシステムへ取り込むことも可能です。