活用テクニック

課題

セキュリティ強化のため、ツール利用申請のフローを一本化したい

現在は部署ごとにツールの利用を検討し、アカウントの発行・管理をしている。社内で使うツールが増えるにつれ、安全性が担保されているのか不明なツールや、必要性が見えないアカウントが散見されるようになった。これに伴い、セキュリティ強化などの観点から、今後は情報システム部門でツールの利用を一括管理していきたいと考えている。

施策概要

ツールの利用申請・承認をまとめて管理

従業員のツール利用申請をスムーズに進められるよう、1次承認をマネージャー、2次承認を情報システム部門責任者、3次承認を情報システム部門作業担当者、そして最後に申請者がアカウント発行の最終確認をする、というフローを組みます。申請フォームを設計しておいたことで、利用可否の判断に必要な情報の入力を徹底。そのため不要なやり取りが発生しにくく、申請側・承認側ともに工数が削減できました。

  • 申請フォームを作成
  • 申請~差戻し・承認の窓口をまとめて管理

カオナビを使った解決策

ツール利用申請のためのフォームを作成する

入力フォームは、フォーム名とカテゴリを設定し、パーツをドラッグ&ドロップするだけで配置できます。フォームに関する説明も加えられるため、申請ルールが分かるように注釈を加えることも可能です。

また、プロファイルブックに申請内容を蓄積するためのシートを事前に作成し、情報をまとめられるようにしておくと管理しやすくなります。申請内容がシートに反映されるように設定するには、#<基本情報/シート名>#<シートの項目名> というように参照タグの形式で指定します。

ツールは複数登録する場合も多いため、ここでは複数レコード/横型でシートを作成しました。

承認者を設定し、公開する

フォーム管理から該当するフォームを選び、「下書きを編集>承認・回覧設定」ボタンをクリック。ここでは、承認者の枠と回覧者を最大5名まで設定可能です。

今回は、マネージャー→情報システム部門責任者(固定)→情報システム部門作業担当者(責任者が作業担当を指名)→申請者(作業担当者が指名し、アカウント発行の最終確認を行う)、というフローを組みます。

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