活用テクニック

課題

休職中の社員に代わり、上司が身上申請を代理対応できるようにしたい

これまで身上申請は、社内ネットワークに接続した状態か、もしくは申請用紙を使って行う必要があり、出社しなければならなかった。ただ、休暇や休職中など出社での対応が難しいケースもあり、申請漏れや滞りが多々あった。そこで、本人の代わりに上司などが身上申請を行えるようにしたいと考えている。

施策概要

申請の種類に応じ、代理対応できる入力フォームを公開

休職が延長になった社員の代わりに休職申請を行うなど、代理での対応が求められる申請について、本人以外の人が申請をあげられるように設定した入力フォームを作成し、公開。休んでいる社員に代わり、代理申請ができるようになりました。申請漏れや遅延も減り、スムーズな身上申請が実現できています。

  • 代理申請を許可した入力フォームを作成・公開する

カオナビを使った解決策

新しくフォームを作成し、『フォームの使用範囲』で代理申請の設定を行う

カオナビの『ワークフロー』なら、フォーム名とカテゴリを設定し、パーツをドラッグ&ドロップするだけで入力フォームを作成できます。

このとき『フォームの使用範囲』を選択することができるため、『代理申請で使用』にチェックを入れておくと、本人に代わって申請できる入力フォームの作成が可能です。

なお、代理で申請をあげられる人は権限で制御できます。例えば、上司が自分の部下のみ代理申請を行えたり、人事部のみ全社員の代理申請が行えたりといった設定が可能です。

代理申請を行う

ワークフロートップから、『申請フォーム一覧』をクリック。本人に代わって申請を行う際は、『代理申請』から申請したいフォーム名を選択します。

このとき、代理申請が許可されていないフォームは表示されません。

そして、代行したい対象者を選択すると、本人に代わって身上申請を行うことができます。

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