活用テクニック

課題

人事異動に伴う社員情報の変更漏れをなくしたい

人事異動が発生すると社内で管理している社員情報の変更を含め、さまざまな事務作業を行う必要がある。管理方法によっては異動当日でないと作業を行えない場合もあり、人数が多いと抜け漏れが出てしまうこともある。なるべくミスを減らし、異動に伴う社員情報の変更を円滑に行いたい。

施策概要

異動情報の更新データを事前に準備をしておく

変更予定のあるデータの更新を事前に予約できる機能を活用して、当日の作業を少しでも減らせるようにしました。当日慌てて変更作業をすることも減り、抜け漏れのチェックも余裕を持って行えるようになりました。

  • 変更予定のデータは事前に予約設定をする

カオナビを使った解決策

所属の予約設定を行う

異動情報が開示された時点で、組織改編がある場合は『所属ツリー管理』から予約設定を行います。実行日はひとつしか指定できませんが、部署の新規登録だけでなく、既存の部署名の変更や削除にも対応しています。

基本情報の予約設定を行う

社員情報の変更は『基本情報の予約設定』で予約設定を行います。先ほど設定をした所属ツリーの予約内容も反映されるため、新規追加の部署に異動する人の設定も可能です。所属は兼務の所属変更も可能です。
また、役職やランクの昇降格などの情報も予約ができます。
所属の予約とは異なり、変更される実行日は1件ごとに設定できるので、異動日がバラバラであったり少し先のものでもまとめて登録できます。

ちなみに、実行日に正常に更新が完了したかをお知らせしてくれる通知機能も備わっています。万が一、エラーが発生しても検知できるため安心です。

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