活用テクニック

課題

誰がどんな業務を担当しているのか分からない

他部署の社員がどんな業務に携わっているのか把握できていないため、「開発部門が行っている新機能Aについて聞きたいけど、担当は誰になっているのだろう?」という状態になっており、誰へ質問するのが適任か分からない。また、過去にクライアントA社を担当していた社員に相談をしたいときも、社歴が古い社員から誰が担当だったかと聞きながら探すような状態となり、時にたらい回しにされてしまうことがある。誰かに確認をしながら人探しをするのも時間がかかってしまうため、誰がどんな業務を行っているのか、過去の経歴も含めて調べられるようにしたい。

施策概要

担当業務を検索できるようにし、人探しを簡単に

社員同士で誰がどんな業務に携わっているのかをお互いに調べられるよう、担当業務を入力するシートの運用を実施しました。情報の入力は社員本人が好きなタイミングで行うことができますが、更新忘れがないよう半年に一度のペースで全社にアナウンスし、更新してもらっています。また、シートは現在担当中の業務だけでなく、過去に担当した業務も履歴として蓄積できるようにしています。こうすることで現在業務に携わっている人を探すことも、過去に類似業務を担当していた人を探すことも可能となります。

  • 社員同士で担当業務を確認できる
  • 社員本人に情報更新をしてもらう
  • 現在の担当業務に加え、過去の担当業務も検索できる

カオナビを使った解決策

担当業務履歴を作成

『PROFILE BOOK』に担当業務を入力できるシートを作成します。入力欄は上書きしていくだけではなく、過去のデータを残しつつ新しいデータを追加できる形式のため、過去の履歴を消さずにそのまま残すことができます。また、フリーテキストのみだと表記の揺れなどで検索が十分に行えない場合もあるため、検索を行いやすい選択形式の項目も使用しています。


シートは社員本人に入力してもらうため、自身のシートは自由に編集できる設定にしています。

全社員に公開をし、検索で担当者や経験者を見つける

担当業務履歴を全社員がお互いに閲覧できるように権限を設定しました。

さらに、担当者や経験者を探しやすくするため、絞り込み検索も活用できるようにしました。フリーテキストでの検索はもちろん、シートを作成した際に選択形式にした項目は、チェックを入れて条件を設定できるため検索の効率もアップします。

カオナビ設定手順

  1. 『管理者機能トップ>レイアウト設定』で、担当業務履歴シートの入力項目をシート情報に設定する
  2. 『PROFILE BOOK』で自身の担当業務履歴シートを閲覧・編集できるようにする
  3. 検索を行えるように『管理者機能トップ>カスタム設定』で絞り込み項目の登録をする
  4. 社員同士で担当業務履歴シートを閲覧できるように権限設定ユーザー登録を行う

PROFILE BOOKのマニュアルはこちら(サポートサイト)

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