活用テクニック

活用のコツ

カオナビ新担当へスムーズに引継ぐ3つのポイント

人事異動や担務の変更などにより、カオナビ担当者の引継ぎが必要な時があります。引継ぎ時に慌てないように、内容と手順を決めておくと安心です。新担当者が自身で学べる内容と、担当者間で丁寧に引き継ぐべき内容に分けて考え順序だてて進めることで、抜け漏れも少なく効率的に引き継ぐことができます。

施策概要

①操作を習得 ②自社運用の引継ぎ ③実践で定着度をチェック!

新担当者へスムーズに引き継ぐには、カオナビの操作を覚えることと、自社の制度や運用に合わせた設定を理解することの両方が必要です。前者は、カオナビ社で用意しているサポートコンテンツを案内し、後者については、設定内容と理由がわかるような引継ぎ書を作ると、順を追って理解しやすくなります。さらに、年間で発生する人事イベントに照らし合わせて、必要な対応とタイミングを目線合わせします。実践を積みながらチェックシートで理解度を管理すると、引継ぎ完了の目安になります。

  • サポートコンテンツで機能の役割や操作を把握してもらう
  • 自社の制度や運用がどう反映されているのか説明する
  • 実運用を通して理解度チェックを行う

運用の工夫で解決

Step1 操作解説の動画やスタートガイドを活用!

まずは、操作の解説動画やスタートガイドを案内し、使い方を学んでもらいます。自社のカオナビ画面と照らし合わせながら、カオナビの各機能の概要や用語、管理者が設定すべき内容について理解を深めます。


スタートガイド

                      
動画(初期設定編)
動画(評価ワークフロー編)

動画でオペレーションを確認しながら、実際に画面操作を行うと良いでしょう。まずは 『プロファイルブック(PROFILE BOOK)』 のレイアウト設定で、いろいろなパーツを使いどう反映されるのかを試してみると、操作の感覚がつかみやすいです。

Step2 自社の設定内容と、更新のタイミングを理解する

カオナビの基本を理解したら、次は設定内容と自社の制度や運用を比較し、なぜその設定になっているのか説明します。個社単位で内容が変わってくるため設定値と設定理由をまとめた「引継ぎ書」を事前に作成しておくと、新担当者も混乱しません。
カオナビ導入企業の多くが「引継ぎ書」に盛り込んでいる機能をいくつかご紹介します。現担当者が、自身の経験なども生かしながらノウハウを伝えると良いでしょう。

【評価ワークフローの設定】
設定手順に則り、ワークフロー/フォーム/権限に分けてポイントを整理し
制度変更時にも対応できるようにします
【アクセス管理】
誰が、何を閲覧・更新できるのかをリスト化することで、メンテナンスが必要な時にも役立ちます
【帳票管理】
自社で運用している帳票の種類と出力後の使い道を説明し、運用イメージを持てるようにします

※サンプル_アクセス管理の設定リスト ▶サポートサイトからダウンロード 



“やるべきこと”がわかったら、“いつ”対応するか、年間の人事イベント(組織変更や入社・異動、評価、研修など)に照らし合わせて伝えると、新担当者も安心です。以下は一例になりますが、イベントの時期とカオナビで対応すべきことを時系列で整理し、タスクを見える化しています。

なお、組織変更時に必要な更新など、シーン別ガイドも合わせてご活用ください。

 【組織変更に対応して情報を更新したい】 ▶ こちら
 【期中に異動があった場合の評価メンテナンス】 ▶ こちら

Step3 定着度合をチェック!

実際のオペレーションを通しながら、完了したものはチェックしましょう(カオナビ導入時の初期設定チェックリストも活用いただけます)。つまずいた点など次に引き継ぐ際に役立つ情報は、引き継ぎ書に追記するようにします。



カオナビを導入後、持続的に運用を回すためには”使いこなせる担当者”を増やすことも大切です。本記事でご紹介したサポートコンテンツの利用や自社運用に合わせた引き継ぎ書の準備以外にも、「スタートアップセミナー」や「個別相談会」など新担当者向けのセミナー、弊社スタッフによる設定代行や集中トレーニングを利用できる有償サポートサービスもございます。引継ぎにお困りの際は、こちらもご活用ください。

カオナビ お助けツール

  1. サポートサイトの「スタートガイド」動画で全体を理解する
  2. 組織変更や評価運用などシーンに合わせた使い方をチェックする

初めての方向けのマニュアルはこちら(サポートサイト)

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