活用ノウハウ

課題

”仕事を手伝ってくれる人”を社内で自由に募れるようにしたい

「資料作成が得意な人に提案資料を作成してほしい」「△△のシステムを使ったことがある人に初期設定を手伝ってほしい」などの声が社内からあがり、社内副業制度を取り入れることになった。社内副業制度の浸透・活性化のためには、現場が必要とするタイミングで募集を行えることが重要だと考えている。そのため、募集から選定までの進行を現場に一任し、自由に募集をかけられるような運用方法を検討したい。

施策概要

現場主導で募集~選出までを自由に行える

アンケート機能を使って社内募集を行えるようにしました。アンケートの作成は各部署のマネジメント層なら誰でも作成できる設定にしているため、必要なタイミングに好きなヒアリング項目で募集を行うことができます。選出方法も現場に一任していますが、人事部側でも実施状況や進捗を把握できます。誰を社内副業者とするか決定した場合は人事部に伝達する運用になっていますが、募集が終了しているのにその連絡がない場合は、こちらから確認を取ることも可能です。募集要項を決めてから社内副業者の選出までを各部署が独自で対応でき、現場が気軽に募集を行える点が社内副業制度を活性化できたポイントです。

  • 各部署が自由に募集を行えるようにする
  • 現場で募集をコントロールできるため、最適な条件で募集が行える

カオナビを使った解決策

『VOICE NOTE』でアンケートの作成

アンケート作成は、カオナビの管理者(Adm)ユーザーだけでなく、管理者権限を持たない一般ユーザーにも作成権限を付与できます。現場で自由にアンケート作成を行い募集を実施してもらうため、管理職クラス以上の社員は『VOICE NOTE』でアンケートを自由に作成できるようにしました。

アンケートは項目パーツをドラッグ&ドロップするだけで簡単に作成できます。項目パーツは7種類あり、選択肢から1つだけ選べるものや複数選べるもの、フリーテキストで入力できるものなどがあります。そのため、質問内容に適したパーツを使ってアンケートを自由に作れます

任意の条件で応募対象者を選出

未経験者も歓迎、という募集を行う際は全社員に向けてアンケートを実施しますが、「納期が短くすぐに対応してほしい」といった場合は経験者にのみ募集をかける場合もあります。その場合は、『PROFILE BOOK』に登録された業務経歴や保有資格などの情報を使って検索を行い、絞り込まれた人を対象者としてアンケートを作成します。

回答結果の集計

回答結果は個人別に回答内容を確認することもできますが、グラフやCSV出力をすることで回答をまとめて確認することもできます。人数の確認だけでしたらグラフで自動集計されているので、人数をカウントする必要はありません。

グラフをクリックすると、その回答を選択した人を確認できます。「はい」を選んだ顔ぶれの中から社員の詳細を知りたい場合は、顔写真をクリックすることで『PROFILE BOOK』のメンバー詳細ページを表示できるため、希望者の情報をすぐに確認することが可能です。

また、CSVでは1人1行で回答結果が出力されるため、Excelでの集計に活用することができます。グラフでは確認できない自由記述内容もCSV上では取りまとめることができます。

カオナビ設定手順

  1. 『VOICE NOTE』で一般ユーザーでもアンケートを作成できるよう、権限を設定する
  2. 『VOICE NOTE』で新しいアンケートを追加し、設問(調査票)を作成する
  3. アンケートの回答者を設定する
  4. アンケートの回答受付を開始し、回答依頼メールを送信する

VOICE NOTEのマニュアルはこちら(サポートサイト)

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