活用テクニック

課題

コミュニケーション不足が原因によるアルバイトの離職を防ぎたい

アルバイトやパ―トスタッフのメンタルや職場環境を、人事や現場の監督者が十分に把握できておらず、結果として”人間関係”を理由に離職するアルバイトやパートといった非正規雇用のスタッフが多い。欠員が多くなると、新たなスタッフを雇用するまでの間、現職のスタッフの負担が増えざるを得ない。現在働いているスタッフにイキイキと働いてもらうために、”人間関係”を改善する取り組みを実施して定着率を上げたい。

施策概要

スタッフとの会話を記録し、過去の出来事や状態を振り返られるようにする

話しやすい関係性を築くために、業務中も声掛けを行い、日々のこまめなコミュニケーションを意識します。その際に会話したことやスタッフの話している様子など、忘れがちな些細な情報もその場だけのものにせず、定量では測れないスタッフの様子として記録していきます。そうすることで過去の出来事や経過を振り返ったり、メモがあまり蓄積されていないスタッフとはコミュニケーションが不足している…といった気付きを得ることができます。また、スタッフが相談をしやすい環境を作るために定期的な面談を実施し、そこでの会話も記録します。
異動などにより管轄する担当者が変更となった場合も、このような記録が残っていることで、一言で説明しにくいスタッフの人となりも正確に引き継ぐことができます。

  • 日頃の声掛けや、定期的な面談で知り得た情報を記録する
  • 記録した情報を振り返る

カオナビを使った解決策

『PROFILE BOOK』を使って、アルバイト・パートの登録

非正規雇用者は入退社のサイクルが比較的早く、人材の確保が難しいこともあります。新しく採用するだけでなく、現職のスタッフに長く勤めてもらうための施策が必要です。現職のスタッフを効率良くマネジメントするために、他システムからダウンロードしたCSVファイルやAPI連携でカオナビにスタッフ情報を登録し、管理を行います。
スタッフの情報登録は店舗勤務の社員やエリアマネージャーなどが行う設定もできるため、管理を現場に任せることも可能です。

『PROFILE BOOK』を使って、面談記録の入力

スタッフと会話した内容は、記憶だけに留めておかないように『PROFILE BOOK』を使って記録をします。会話をした日にちやフリーコメント欄のほかに、様子を「○」「△」「×」でフラグ付けできるようにしました。こうすることで、テキストを読まなくてもパっと状態を把握することができます。

『PROFILE BOOK』を使って、面談記録の共有

『PROFILE BOOK』に入力した面談メモは管掌担当者などの関係者に公開をするようにしています。公開をしない=個人のノートに書き残しているのと大差がないため、関係者は閲覧できるよう積極的に開示します。
異動などにより管轄が変更になった場合も、前任の上司が書き残した面談メモを参考に、着任後もスムーズなコミュニケーション形成につながります。

カオナビ設定手順

  1. CSVAPI連携を活用して、アルバイト・パートの情報を登録する
  2. 『PROFILE BOOK』で『PROFILE BOOK』の画面より、必要に応じてスタッフメンバーの追加登録を行う
  3. 『管理者機能トップ>レイアウト設定』で、面談記録シートを作成し、様子を記号で選択できるように設定する。
  4. 『管理者機能トップ>アクセス管理』で、面談記録を書くユーザーや閲覧して良いユーザーのロールに”見える情報”や”編集できる情報”で閲覧・編集権限を設定する

PROFILE BOOKのマニュアルはこちら(サポートサイト)

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