活用ノウハウ

課題

研修の参加者把握や諸連絡を漏れなく行いたい

新入社員研修や2年次研修など多くの社員が参加する研修では、研修担当者が参加者の顔ぶれを十分に把握できていないことがある。そのため、担当者と参加者のコミュニケーションにばらつきが出ていると感じている。他にも、事前連絡や課題提出依頼などの連絡をする機会も多いため、連絡をするたびに研修参加者を漏れなく確認するのも大変だと思っている。

施策概要

研修ごとに参加者を管理し、顔ぶれの確認や諸連絡をスムーズに行う

研修参加者の顔写真や現在の所属・職種・担当業務などの情報を簡単に共有できるリストを、研修担当者が事前に閲覧できるように準備しておきます。研修担当者はこのリストを確認することで、参加者の顔ぶれや個々が担当している業務、過去の経歴を把握した状態で研修に臨むことができます。研修中の参加者とのやり取りが発生した際は、顔と名前が一致し、なおかつ本人がどんな業務に携わっているのかを知ったうえで対話ができ、円滑なコミュニケーションに繋がります。また、リストは参加者の連絡先も一覧化しておくことで、一斉連絡時にそのままメールを送ることができ、漏れなく連絡を行うことができます。

  • 研修グループごとで参加者リストを作成する
  • 必要な情報をひとまとめにしたリストにすることで効率的に

カオナビを使った解決策

『PICKUP LIST』を使って、研修メンバーの管理

『PICKUP LIST』では研修ごとにリストを作成することができます。

これらのリストは、『PROFILE BOOK』で絞り込み検索をして作成することができます。つまり、参加者である”入社2年目で営業職の社員”で絞り込みをし、そのまま『PICKUP LIST』にリスト化することが可能です。特定の条件で絞り込めない場合は、一人ずつリストに追加することもできるので、カスタマイズが柔軟に行えます。

このようにリストを作成することで研修参加者をひとまとめにでき、事前に研修担当者が顔ぶれや本人情報を把握するのにも役立ちます。リストの閲覧権限を設定することで、研修担当者だけでなく、参加者同士が同じ研修に参加する顔ぶれを確認するということも行えます。

メールの一括送信などのリスト活用

『PICKUP LIST』はメンバーをまとめ、一覧で確認する以外にも活用ができます。
一つ目に、リストメンバーだけにメールを一括送信することができます。『PICKUP LIST』でリストを作成しておくだけで、一括送信が行えるようになります。メールを送信するたびに宛先を選ぶ必要がなくなります。

二つ目に、メンバーごとに簡単なメモタグを残すことができます。自由に入力できるメモであるため、さまざまな使い方ができます。たとえば、当日グループ分けをする場合はメモタグ機能を使って事前にグループ番号を振っておいたり、研修時の様子を一言メモとしてサッと記録することに使用しています。

カオナビ設定手順

  1. 『PICKUP LIST』を利用できるように、権限設定ユーザー登録を行う
  2. 『PROFILE BOOK』の検索結果からリストを作成、または、『PICKUP LIST』からリストを作成する
  3. 作成したリストを閲覧させる公開範囲の設定する

PICKUP LISTのマニュアルはこちら(サポートサイト)

関連記事

一覧に戻る