活用ノウハウ

課題

社内イベントの出欠を簡単に集めたい

社員総会や階層別研修など、定期的に様々な社内イベントがあり、そのたびに出欠確認をメールで行っている。未回答の人を探し出して催促するなど進捗管理にも時間を取られがちで、社員数が増えるにつれて参加者リスト作成にも手間がかかり、抜け漏れのチェックも難しくなっている。こうした手間やミスを減らして、社内イベントの出欠を効率的に集めたいと思っている。

施策概要

案内、未回答者への連絡、当日の出席者管理までを集約する

イベントごとにアンケート機能で出欠を取ることで、回答依頼や追加の一斉連絡も簡単にでき、未回答者を探す手間なくリマインドもできるようになりました。出欠の確定後はCSVデータで出力し、当日の参加者リストとして使えますし、研修など当日の参加有無を情報として残したいものは、その場でカオナビの研修履歴を更新しています。また、〇年次研修、などの繰り返し同じメンバーで実施するイベントは、アンケートに先行して参加者リストを作っておくことで、その都度リストを作る手間も省けるようになりました。

  • イベントごとにアンケートを作成し出欠を管理する
  • 研修参加者のカオナビの研修履歴を更新する
  • 繰り返し同じメンバーで行うイベントは参加者リストを作成する

カオナビを使った解決策

『VOICE NOTE』でイベントのアンケートを作成する

アンケートは項目のパーツをドラッグ&ドロップすることで簡単に作成できます。質問内容に合わせて適切なパーツを選べば、「出席」「遅刻」「欠席」などの選択肢のほか、遅刻や欠席の理由など、イベントごとに必要な情報を集められます。

回答者の選出、連絡、集計までまとめて実施

アンケートに回答してほしいメンバーを設定します。PROFILE BOOKのデータと連動しているので部署や役職から絞り込んで設定でき、回答者の設定の漏れも減らすことができました。

回答者にカオナビ画面から一括でメールで案内できます。回答者のアカウントを作成しなくても、メールのURLをクリックするだけで自身の回答画面に入力できるようになります。

回答状況は随時更新されいつでも確認でき、未回答者へのリマインド連絡も一括で送ることができます。

回答結果はCSV形式でダウンロードでき、当日の出席者リストの作成にも役立っています。

『PROFILE BOOK』で研修参加者の研修履歴を更新する

研修の受講有無は育成のための情報としてストックしたいので、『PROFILE BOOK』に作成した研修履歴のシートをその場(参加者が多い場合はCSVアップロード)で更新するようにしています。

『PICKUP LIST』で繰り返し使う参加者リストを作る

入社後〇年次研修、など複数回にわたって同じメンバーのイベントが続く場合は、『PICKUP LIST』であらかじめ参加者のリストを作成しています。

アンケートの回答者の選出のときに『PICKUP LIST』のリストをそのまま呼び出して設定しています。

カオナビ設定手順

  1. 『VOICE NOTE』で新しいアンケートを追加し、設問(調査票)を作成する
  2. アンケートの回答者を設定する
  3. アンケートの回答受付を開始し、回答依頼メールを送信する
  4. 『PROFILE BOOK』で研修履歴のシートを作成する
  5. 『PICKUP LIST』でよく使うリストを作成する

アンケート実施のマニュアルはこちら(サポートサイト)

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