活用テクニック

『スマートレビュー』に登録されているテンプレートを活用して、キャリア申告のヒアリングシートを作成します。テンプレートからダウンロードしたイベントは、フォーム・ワークフロー・権限設定がすでに設定されており、そのまま使用することも可能となっています。

テンプレートを使用するにあたって、今回は配属から間もない時期にキャリア申告を行うため、異動希望時期など実現性が低い項目に関しては削除して使用しました。

また、ヒアリング後に実施するフィードバック面談用に、フィードバック面談に関わるフェーズ・アクション・フォームに面談者が話した内容を記録できる欄を追加しました。最後に、追加した部分の閲覧・編集権限を再設定し、回答者と直属上司の登録を行えば準備は完了です。

目的や結果の取り扱いについての説明は重要であると考えています。キャリア申告の依頼文には、キャリア申告を実施する目的・入力結果の開示先・今後の流れについてなどを明記するようにします。なぜ聞かれているか本人たちが分からないと安心してキャリア申告を記入できない可能性もあるので、必ず希望を叶えてあげられる訳ではない旨なども含めて、事前に説明できる状態にしています。

回答画面は、メール本文内に使用できる置換タグを使ってURLを差し込むことができます。回答者はメール内に表示されているURLをクリックすることで回答画面へ遷移することができ、すぐに回答ができます。

『スマートレビュー』では、回答者の入力状況を追うことが可能です。進捗が遅れているアクションがあれば、個別に催促連絡を行えるので、回答率アップにも繋がります。