阪急阪神グループさまユーザー交流会＠大阪！阪急阪神ホールディングスさまのコミュニケーション活性施策とは？

こんにちは！カオナビ カスタマーサクセスグループ ユーザー会担当です。

2024年9月19日（木）、大阪にて阪急阪神グループさまのユーザー交流会を開催しました。当日は参加企業さまの中から、阪急阪神ホールティングス株式会社さまにご登壇いただき、カオナビ活用についてお話いただきました。

※グループユーザー会とは？

カオナビではこれまで4年に渡り、グループごとでの活用に焦点を当て、グループ企業さまに閉じたグループユーザー会を実施しています。
その数20を超えるグループさまにて開催させていただき、各グループ特有の人事制度・システム運用の課題についてみなさまに議論いただき、打ち手のヒントを見つけていただいています。

皆さまにも知見を取り入れていただけるよう、当日の内容をまとめましたので、ぜひご一読ください！

※掲載内容はすべてユーザー会当日時点の情報です。

【阪急阪神ホールティングス株式会社さまご登壇】カオナビの活用開始から1年。活用の現在地とこれからの展望

ご登壇者紹介

※ここからは実際に中野さまにお話しいただいたセミナー内容です！

情報の可視化やコミュニケーションを目的にカオナビを導入

当時、かねてより利用していた社内の人事ツール「PeopleSoft」に多くの人材情報を蓄積していたものの、有効に活用できていないという課題がありました。従業員の受けてきた研修・人事考課などの情報が入ってはいたものの、情報を俯瞰的に見るのは難しい状況でした。
また、出向している従業員が多く、従業員同士のつながりや会社と従業員とのつながりが希薄になっていることも課題でした。

この状況を改善し、情報の可視化や有効活用を進め、かつコミュニケーションを活性化することを目的として、カオナビを導入しました。
2022年の9月に検討を開始し、2023年4月より一部の従業員が利用開始。その年の11月からは、全体での使用を行っています。

導入に際しては社内のグループウェアで機能紹介の記事を掲載したり、オンラインで操作説明会をしたりと、カオナビ浸透のための活動にも力を入れました。

そして今年2024年の4月からは、MBO評価における目標面談シートをカオナビにて提出してもらう運用を開始。任意のタイミングでプロファイルブックを活用するのが主だったそれまでと違って、すべての従業員が一斉にカオナビを使うこととなりました。

目標設定からコミュニケーションまで。4つのカオナビ活用事例

ここからは、実際の取り組みを4点紹介します。まずカオナビでの取り組みの前に、「PeopleSoft」からカオナビへの情報連携が自動で行える機能を「PeopleSoft」内に追加しました。これによって異動や昇格の際は、カオナビにその情報が自動で入る仕組みを構築できました。

①プロファイルブックを活用した自己紹介シートの運用

最初の取り組みとして、自己紹介シートを作成し、従業員に入力を依頼。趣味や仕事の価値観などを入力してもらいました。

②スマートレビューを活用した目標面談シートの運用

2点目の取り組みは、目標面談シートの運用です。
カオナビ導入前は、阪急阪神グループのグループウェアを使っている会社では、そのなかのワークフローで提出してもらい、使用していない会社からは紙で提出してもらっていました。カオナビ導入後、スマートレビューを使うように。ワークフローですべて提出されるので、データの一元管理や蓄積が可能になりました。

実際の画面はこちらです。期初と期末でそれぞれ入力する項目が異なるため、期初に必要なところは期初にだけ入力できるような仕様としています。

③ボイスノートを活用した従業員アンケートの実施

3つ目の取り組みは、ボイスノートの活用です。
フリーアドレスやオフィス内の位置情報可視化サービスをトライアルしたときのアンケートなどに使用しました。また、従業員から人事部に向けて、マインドやキャリアに関する意見を提出することにも活用しています。
ボイスノートを使い始めてから、気軽に従業員からの意見を集約できるようになりました。

④ピックアップリストを活用した社内グループ作成

最後に紹介する取り組みは、ピックアップリストです。

プロジェクトチームの可視化のほか、フットサル同好会や阪神タイガースファンなど趣味のグループ作成に活用しています。

カオナビ導入から1年。見えてきた課題と成果

続いて、カオナビ運用における課題についてお話させていただきます。

まず、社内ネットワーク外からのアクセスに非常に苦労しました。社内ネットワークからであれば、基本的にどこからでもできるのですが、社外のネットワークからアクセスする場合、セキュリティ上アクセスが難しいという壁に直面しました。

アクセスのためには、証明書のインストールが必要になるのですが、出向先の会社によってはセキュリティの要件が厳しく、証明書インストールができないケースが多数発生しました。

実際に今年の4月にすべての従業員の方がカオナビを使うようになったタイミングでも、アクセスに関する問い合わせがもっとも多かったです。この点については、IPアドレスを個別で指定して対応しました。

2点目の課題は、機能の浸透です。
使い始めて1年と少しということもあり、日常的に使ってもらえるシステムにはまだまだほど遠い状況です。さらに、人事部としてもそれを促すような施策が十分にできていません。この点は、今後の課題だと認識しています。

続いて導入後の効果についてもお伝えします。

まず、個人情報の一元管理によって、多くの情報がスムーズに確認できるようになりました。経歴や昇格の履歴、コミュニケーションシートや目標管理シートの記載の履歴などが、本当に簡単に見れるようになりました。
また、従業員の顔が見えるようになったことの安心感や、自己紹介シートで情報がわかることによって、コミュニケーションが目に見えて活性化しました。

さらに、ペーパーレスもかなり進みました。面談シートを紙で運用していた部署もあるので、そこがペーパーレスになったのは会社としても非常に大きな変化だったと捉えています。

今後挑戦したい3つの事柄

続いて今後の展望3点をお話させてください。

1点目はパルスサーベイの導入です。 健康状態の継続的な把握を目的として、従業員に定期的に調査をし、フォローを検討することが目的です。2025年度中の導入に向けて、これから動いていきます。

2点目は、人事考課の機能活用です。これまではExcelでやり取りをしていたため、非常に非効率でした。それをカオナビで行うことで、効率化していきたいです。
併せて、人事考課の方法や評価基準の見直しも検討しているので、それをいかにして集約していくかを考えていく方針です。

3点目が社内経歴の公開です。現在、基本情報内の社内経歴は、基本的に人事部や役員だけが見えるように設定しています。この限定公開をやめて、全従業員に公開することを検討しています。
ただ、人によっては、見せたくないこともあると思うので、そこでハレーションが起こる可能性を懸念しています。この解決策が見つかっていないために、導入に踏み切れていないのが現状です。今後、この解決策も模索していきたいです。

これ以外にも、さまざまな機能を活用しながら、効率的かつ効果的な業務をしていければと考えています。そのためにも、こうしたユーザー会の交流も通じて、いろいろと学んでいければ嬉しいです。

ユーザー交流会

休憩を挟んで後半は、グループに別れて交流会を行いました。自社でのカオナビの活用方法や現在抱えている課題など、ざっくばらんにお話いただきました。
全体的に上がっていたキーワードとしては、

• カオナビ導入前/導入後の変化
• 従業員に向けたカオナビの浸透方法
• カオナビに溜まったデータの利活用

 

など、各企業の現在の活用状況と今後の活用に向けた意見交換が多くみられました。
また、カオナビご導入後のポジティブな意見としては、

役員・経営陣から人事に関する問い合わせが圧倒的に減った
「カオナビ」を見てくださいで解決！

顔と名前が一致することで、従業員同士の交流が増えて結果的にコミュニケーションが活性化した

MBO・評価運用については、Excel運用から比べると各段と業務効率化につながった
被評価者・評価者・人事・経営陣誰にとっても便利になった

などをお声が多かったなどをお声が多かった一方で、これからご導入を検討される企業さまからは、

カオナビの担当者や役割分担をどうすればよいのか

データ一元化される一方で、どこまでを誰に公開するのか

などの相談がありましたが、グループで先行導入している企業がたくさんいるのは
非常に心強くて安心しました！というお声もいただきました。