人事評価制度導入の目的とは? 導入の流れとスケジュール、注意点や迷ったとき参考にしたくなるような導入事例などについて

人事評価制度とは、企業が目的達成のために、社員の業務を合理的手段によって評価する制度のこと。ここでは、導入の流れや導入事例について解説します。

1.人事評価制度導入の目的とは?

人事評価制度導入の目的は、企業の業績向上です。そして達成に向けて人事評価制度が、「社員の昇給・賞与・昇格などの待遇の決定」「配置決めにおける参考材料の提供」「人材育成」といった役割を担います。

昇給・昇格・賞与などの処遇を決定するため

人事評価制度を活用すると、社員の能力や業績を適正に判断し、それに応じた処遇を決定できます。企業にどれだけ貢献したかを客観的に評価し序列化して示せるので、昇給・昇格・賞与などに反映できるのです。

適切な人員配置を行うため

人事評価制度によって、社員の能力や各部署における貢献度を客観的に評価できます。そのため社員それぞれが持つ長所や短所を生かした最善の人員配置が、可能となるのです。また社員の技術や経験をデータベース化できるため、配属も円滑に進みます。

人材育成のため

人事評価制度は人材育成の役割も担っているのです。社員が「評価項目や評価基準が的確かつ公平」「そうした評価が、昇給や昇格などの処遇に反映されている」といった点を理解できれば、会社への貢献度が高まります。

人事評価制度を適切に運用できれば、社員の成長を促せるのです。

人事評価制度を導入すると社員の貢献度が高まり、適切な人員配置や人材育成につながります

【大変だった人事評価の運用が「半自動に」なってラクに】

評価システム「カオナビ」を使って評価業務の時間を1/10以下にした実績多数!!

●評価シートが自在につくれる
●相手によって見えてはいけないところは隠せる
●誰がどこまで進んだか一覧で見れる
●一度流れをつくれば半自動で運用できる
●全体のバランスを見て甘辛調整も可能

カオナビの資料を見てみたい

2.ポイントは2つ!人事評価制度導入の手順について

ここでは、人事評価制度の手順について説明します。

  1. 評価制度の種類
  2. 評価制度の手法

①評価制度の種類

人事評価制度は、「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つから構成されています。

3つは互いに影響し合っているため、1つの制度が変化すれば、残りの2つの制度も影響を受けるのです。それぞれの制度の概要を理解すると、人事評価制度を効果的に活用できます。

等級制度

「等級制度」とは会社のランクを意味し、等級と役職に分かれます。

  • 等級:社員の能力や職務、責任の程度を指す
  • 役職:部長や課長などの役職名を指す

等級と役職がイコールの場合もありますが、同一の役職に複数の等級が存在する場合もあるのです。各企業の経営戦略に合った等級制度の選択が必要でしょう。

評価制度

「評価制度」は3つの制度の中で重要な役割を果たします。なぜならば評価制度による評価は社員の給与や賞与、昇格などの「査定」として使用されるからです。しかし評価結果を社員の処遇に反映させるだけでは、不十分といえます。

こうした評価を社員の教育や育成の指標としても活用すると、企業の業績アップにつながっていくのです。

報酬制度

「報酬制度」には、金銭報酬と非金銭報酬があります。業績と運用という2つの軸で金銭報酬を整理すると分かりやすいかもしれません。

  • 金銭報酬:基本給(年齢や勤続年数、職務や業績などによって決定するもの)や手当、インセンティブが含まれる
  • 非金銭報酬:他者による承認やキャリアアップ制度、仕事環境が含まれる

金銭報酬に比べて非金銭報酬は、社員に大きな影響を与える制度といえるのです。

②評価制度の手法

人事評価制度には、さまざまな手法があります。導入の際はそれぞれの手法の特徴をきちんと理解したうえで、自社に最も適した手法を決めましょう。

ここでは一般的に使われる「目標管理制度」「コンピテンシー評価」「360度評価」の3つについて、解説します。

目標管理制度(MBO)

目標管理制度(MBO)とは、個人あるいは部署などが目標を決めて、それに対する達成の程度を評価する制度のこと。1954年、ドラッカーによって提唱された組織マネージメントの概念です。

組織の目標に合わせて上司や同僚と話し合いながら個人が目標を設定します。そのため個人が組織のため意欲的に貢献できるのです。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、業績の高い社員が共通に持っている行動特性を基準として、社員の評価基準を作成する人事評価制度の手法のこと。

業績の高い社員の行動特性とは、「なぜ高い業績を達成できるのか」という理由であり、これが「コンピテンシー」です。コンピテンシーは能力だけでは計測できず、どのように行動したのかという、行動特性を把握する必要があります。

360度評価

360度評価とは、上司や同僚、部下という立場の異なる複数名による多面的な評価のこと。多面的評価によって、上司による評価からは把握できない被評価者の特性を客観的に把握できるのです。

また多面的な他者評価によって、本人では気付けない自身を認識できたり、会社への貢献度が高まったりという効果も期待できます。

人事評価制度は、「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つの種類に分かれ、評価制度の手法には、「人事管理制度」「コンピテンシー評価」「360度評価」の3つがあります

3.人事評価制度導入の流れとスケジュール

人事評価制度の導入の際は、まず運用ルールを作成し、次に職種や職位を定め、評価要素や評価項目を決定します。

  1. 運用ルールを作成
  2. 職種や職位を定義
  3. 評価要素を決定
  4. 評価項目を決定
  5. 評価ランクの決定
  6. 運用までの期間

①運用ルールを作成

まず、導入の目的と運用ルールを明確化します。運用ルールで明確にしなければならない項目は、目標や評価方法、評価の期間や評価基準などです。

目標が明確なら、人事評価制度の目的と噛み合いやすくなりますし、評価基準が明確なら、適正な評価が実施できるため、社員のモチベーションもアップしやすくなります。

②職種や職位を定義

次に、職種や職位を定めます。

  • 職種:営業職や技術職といった職業の種類
  • 職位:部長や係長といった組織でのランク

職務評価とは、職種と職位を合わせて、その内容や担う責任、労働条件などに応じた相対的な価値を評価すること。一般的には職位がより重視されます。

③評価要素を決定

主な評価要素には、「成果」「能力」「情意」の3つがあります。

  • 成果:受注高目標達成度や売上高目標達成度などの業績と、課題目標達成度などの活動実績が含まれる
  • 能力:職務に必要な専門知識などの習熟能力が含まれる
  • 情意:協調性や積極性、規律性、自己啓発などが含まれる

④評価項目を決定

評価項目は、評価基準である「成果」「能力」「態度」に分かれます。

  • 成果:業績目標達成度や課題目標達成度、日常業務成果など
  • 能力:企画力や実行力、改善力など
  • 態度:責任性や協調性、積極性など

また「コンピテンシー」の要素も評価項目の設定には、重要です。

⑤評価ランクの決定

従来、人事評価では一般的に5段階評価が用いられてきました。しかし5段階評価で最上級と最下級を付けることはまれです。ほとんどが真ん中つまり「普通」を付けるため、評価の差異が明確になりません。

4段階評価を採用すると真ん中がなくなるため、可もなく不可もないという評価を回避し、より適正な評価ができるでしょう。

⑥運用までの期間

人事評価制度の導入を決めてから運用まで半年~1年ほどを、準備期間として見ておきます。

その際、「現状分析」「社員の意識調査や説明会」「制度の枠組みを決定」「評価項目や期間の設定」「賃金シミュレーション」「賃金設定」「評価者の研修」「社員への説明会」という流れで進めましょう。準備期間がないと制度導入の有効性が低くなります。

導入を始めるタイミングは?

人事評価制度を新しく導入するのに適した時期は、決算期でしょう。毎年度組まれている予算の決算期であれば、区切りがよいときにスムーズに制度を導入できます。

予算を組んだ時期と評価期間が同じだと評価を処遇にも反映させやすく、分かりやすいものとなります。決算期が終わって人事異動などがある前に人事評価を行うと、トラブルも少なく済むかもしれません。

人事評価制度導入が決まったら、運用するまでの準備期間を十分に確保しましょう。そしてスケジュールを立てて流れに沿って進めます

4.人事評価制度導入の注意点4つ

導入する際、チェックしておきたい注意点4つについて、解説します。

  1. 評価者は感情を含めず、公正な評価を
  2. 実施できるか、円滑に運用できるか
  3. フィードバックは可能か
  4. 制度は組織の戦略や方向性と噛み合っているか

①評価者は感情を含めず、公正な評価を

適正な評価を行うためには、個人的感情を含めない客観的な評価が必要です。

個人の主観にもとづいた評価を、評価エラーといいます。被評価者の優れた一面に惑わされて他の項目まで高い評価をしたり、直近の業績が他の仕事の評価にも影響を与えたりするといったものです。

評価者は主観に惑わされず、客観性を重視して評価しましょう。

②実施できるか、円滑に運用できるか

人事評価制度を円滑に運用できる状況であるか、見極めます。

問題点として挙げられるのは、「企業側の評価基準があいまい」「働き方改革に合っていない」「評価がしにくく社員のモチベーションが下がるような評価制度」「導入に関して社員間に温度差がある」など。これらについて、しっかりと検討しましょう。

③フィードバックは可能か

人事評価ではフィードバックが必要です。フィードバックをもらえないと、人事評価に不満を抱く人が多くなる傾向にあると指摘されています。

また被評価者は結果だけ伝えられても何を改善したらよいのか分からないため、モチベーションが下がってしまうのです。フィードバックを適切に実施し、被評価者に良い点と悪い点をきちんと伝えましょう。

④制度は組織の戦略や方向性と噛み合っているか

人事評価は、企業の経営理念や戦略、課題に沿ったものでなくてはなりません。

会社の方向性と合わない努力をいくらしても、会社全体の業績アップにはつながりません。人事評価制度は会社も社員も同じ目標に向かっていけるよう、評価項目を設定しなければ意味がない点を念頭に置いておきましょう。

人事評価制度を有効に活用するためにも、客観的な評価やフィードバックに留意しましょう

5.人事評価制度導入事例

人事評価制度を効果的に導入するためにも、成功事例を参考にしましょう。

  1. ネクストリンク
  2. ココナラ
  3. ディー・エヌ・エー
  4. アドビシステムズ

①ネクストリンク

創業6年目のベンチャー企業であるネクストリンクでは、カオナビの導入によって評価項目を自由にカスタマイズできるようになったため、社員の管理や経営マネージメントに必要な情報を蓄積できるようになったのです。

さらにカオナビがスマートフォンに対応していたため、人事評価のスムーズな運用につながりました。

②ココナラ

フリーマーケットを運用するベンチャー企業のココナラでは、3段階の等級制度を11段階にグレードアップしました。等級表を作成して各グレードの定義を明文化し、評価基準の明確化に成功したのです。

それによって社員のモチベーションが高まっただけでなく、マネージメント側は人事評価と給与の決定を円滑に進められるようになりました。

③ディー・エヌ・エー

ディー・エヌ・エーでは、「シェイクハンズ制度」(本人と異動先との間に合意があれば、人事や現上司の承認がなくとも異動できる)を導入しました。また社員がやりがいを感じ、能力を生かしていると認識しているかを問うアンケートも実施しています。

さらにマネージャーに360度フィードバックを実施して、円滑なコミュニケーションを実現したのです。

④アドビシステムズ

アドビシステムズでは、全く新しい人事制度「チェックイン」を導入し、効果を上げました。マネージャーと社員のコミュニケーションの場を設け、「期待」「フィードバック」「キャリア開発」という3つのトピックについて話し合うようにしたのです。

また面談の記録をフリーフォーマットにして、ランク付けをしません。さらに給与の裁量権をマネージャーに付与するという「柔軟性」を特徴としているのです。

特徴のある人事制度を導入して成功した事例を検討すると、効果的な人事評価制度の導入につながります

6.人事評価制度導入で利用できる助成金

人事評価制度を新しく導入する際、人事評価改善等助成金が利用できるのです。ここでは、その概要を説明します。

人事評価改善等助成金とは?

人事評価改善等助成金とは、人事評価制度と賃金制度を整備して、生産性を向上させ、賃金アップや人材不足を解消しようとする事業主に対する助成金です。

この助成金は、平成30年4月1日から、人材確保等支援助成金の人事評価改善等助成コースに統合されています。助成を受けるには、定められた措置を実施しなくてはなりません。この助成金には、制度整備助成と目的達成助成という2つの支給要件があります。

制度整備助成

制度整備助成とは、人事評価制度の整備による助成金申請のこと。申請にあたっては、行動計画書申請のための書類と助成金申請の書類が必要です。各種書類は、整備を開始する月の初日からさかのぼって、6カ月~1カ月前までに提出しなくてはいけません。

支給要件

制度整備助成の場合における助成金の支給要件は、「人事評価制度の整備計画書を事前に届けている」「職場定着助成金(管理制度助成金ともいう)の支給を受けていない」「本助成金や制度整備助成の受給後3年以上経っている」ことです。

制度整備助成では、事業主が人事評価制度と賃金制度を整備した場合、50万円が助成されます。

目標達成助成

目的達成助成とは、企業の生産性の向上や賃金アップ、離職率の低下など、すべての目標を達成した場合に支給される助成金のこと。人事評価制度や賃金制度の整備によって目標が達成されなければ支給されません。

目標達成助成を支給申請する際は、人事評価制度等整備計画書の申請から3年後の翌日から2か月間以内に書類を提出する必要があります。

支給要件

目的達成助成の支給要件は、整備した人事評価制度や賃金制度を継続して運用していること。また助成金申請をする直前の会計年度の生産性が、3年前よりも6%伸びている必要もあります。

さらに「人事評価制度を整備する前月に支給した給与よりも、3年後に支給した給与が継続的に2%以上増加している」「離職率が整備前よりも低下している」なども要件となり、その支給額は80万円になるのです。

人事評価制度を導入する際、人事評価改善等助成金が利用できます。助成金の支給要件に当てはまる場合は、有効活用しましょう