360度評価を無料ツールで効率化する方法とは? アンケート項目やサンプルも有り

複数の視点から社員を評価する360度評価。導入する企業も増えてきていますが、膨大な工数がかかることでも知られています。テレワーク環境下では飛び交う無数のファイルの管理に追われ、「評価疲れ」に陥ることも。

そこで今回は無料のクラウドツールのみを使い、360度評価を効率化する方法についてくわしく解説します。360度評価アンケートの具体的な項目サンプルや、有料版との違い、注意点なども紹介していますので、ぜひお役立てください。

1.360度評価とは?

360度評価とは、上司や同僚など仕事上でつながっている複数の社員が、対象者を評価する仕組みです。複数の視点で対象者の行動や印象を評価することで、自己評価と他者評価とのギャップに気づけたり、公平性が保てるというのが特長。そのため管理職の評価だけでなく、全社的に360度評価を取り入れる企業も少なくありません。

360度評価とは? メリット、デメリット、運用方法、評価項目、導入率、企業事例について
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2.360度評価ツールとは?

360度評価ツールとは、工程が複雑で業務負荷も高まりやすい360度評価を、システム運用できるツール。オンプレミス型(自社サーバー型)もありますが、基本的にはインターネット経由で利用するクラウド型が多くなっています。クラウド型の利用料金は、人数によって金額が変わる従量課金制と、変わらない固定制の2タイプがあります。

①360度評価にツールが必要な理由

360度評価には運用に膨大な工数がかかるという大きな課題があり、それが大きな壁となって運用を断念してしまう企業も少なくありません。

たとえば被評価者10名を別の10名が評価する場合は、合計100枚の評価シートを管理する必要があります。

また、360度評価で最も重要なのは、評価後のフィードバック面談ですが、運用や集計に工数がかかりすぎて、面談に十分な時間を割けないというケースも。

②360度評価ツールを導入するメリット

360度評価ツールを導入することで、上述のような課題を解決できます。具体的なメリットを3つ紹介しましょう。

(1)運用の業務負荷を減らせる

360度評価ツールを導入することで、運用にかかる工数を減らせます。240時間かけていた工数を30時間に減らせた事例も。配信や催促、回収までのワークフローもクラウド上で一元管理できます。

また360度評価ツールのほとんどは自動集計機能を搭載しています。紙やExcelでは、集めた回答の集計作業が必要となりますが、ツールを導入することで集計を自動化でき、ミスなく運用できます。

(2)匿名性を担保できる

360度評価ツールを導入することで、匿名性も担保できます。360度評価において匿名性は重要な要素。匿名性が担保されないと従業員はあたり障りのない評価をしたり、評価者と被評価者で談合が行われるなど、正しい結果が得られません。紙やExcelでの運用では、評価シートの送信ミスや記入ミスといった人的エラーによって、匿名性が損なわれがちです。

360度評価ツールなら人的エラーを減らせ、評価する側も安心して評価に集中でき、適切な評価結果が得られます。

(3)テレワークでも360度評価を運用しやすい

昨今ではテレワークを採り入れる企業もかなり増えており、ニューノーマル(新常態)として定着しつつあります。360度評価ツールはクラウドで提供されるため、インターネット環境さえあれば自宅などでも実施可能。またすべての従業員にパソコンがなくても、スマートフォンやタブレットから回答できます。

3.人事のプロ直伝! 無料ツールだけで360度評価を運用する方法

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運用負荷の軽減を期待できる360度評価ツールですが、月額の利用料がかかるため、導入に二の足を踏む企業も。そこでこの章では、無料のツールだけを使った360度評価の効率化手法を具体的に紹介していきます。

とはいえ、やはり無料ツールだけでは効率化に限界があります。全社導入を検討するためのテスト運用などにご活用ください。

①使う無料ツールは2つ

今回は360度評価をクラウドのアンケートツールと、スプレッドシートで実現します。

(1)Googleフォーム

360度評価は、専用の評価シートを作成する方法もありますが、無料のアンケートツールを利用すれば、費用をかけずに実施できます。GoogleフォームはGoogleアカウントさえあれば誰でもすぐに利用可能。アンケート調査のための豊富な機能が用意されていて、匿名性も担保できます。

(2)Googleスプレッドシート

Googleフォームだけで補いきれない集計作業は、同じくクラウドのGoogleスプレッドシートで。Googleフォームとスプレッドシートをうまく連携させれば、グラフが入った360度評価シートも効率よく再現可能。普段からExcelに慣れた方なら作業もスムーズです。

②工程は5つ

大まかな流れは下記の5つのステップです。

  1. アンケート項目を決める
  2. Googleフォームでアンケートを作成する
  3. アンケート回収用のスプレッドシートを作成する
  4. 評価集計用のスプレッドシートを作成する
  5. アンケートを配信する

③くわしい作成方法

はじめにGoogleフォームで360度評価用のアンケートを作成します。アンケート項目の設計にはコツがありますので、そちらもご紹介します。すでにアンケートのひな形がある場合は、ここは飛ばして「(2)Googleフォームでアンケートを作成する」に進んでください。

(1)アンケート項目を決める【サンプル有】

360度評価を行う際、アンケートの項目設定は重要です。企業によって評価する項目は異なりますが、アンケート項目の作成時には、「なぜ360度評価を行うのか」という目的を踏まえ、「誰に」「何を聞くか」を設計していきます。

一般的に「管理職」を対象にした場合と、「一般職」を対象にする場合で質問する項目は変わります。またアンケートは評価者が回答しやすいように10問程度にし、少なくとも15分程度で回答できる量が望ましいでしょう。質問項目が多すぎると、アンケートの回収数や結果の正確性に支障をきたしかねません。

標準的な360度評価アンケートでは、「●●●ができているか」という質問に、「非常によい」~「非常に悪い」までの5段階の尺度で回答します。下記に質問項目のサンプルを記載しますので、参考にしてください。

目標達成

  • 目標達成に向けて自らが前向きに取り組めているか
  • チームや部門全体にポジティブな影響を与えているか
  • メンバーの目標達成に対し適切な支援を行っているか

リーダーシップ

  • チームや部門のビジョンをメンバーに理解させているか
  • チームメンバーの強みや弱みを十分理解しているか
  • チームが解決すべき課題に対し、具体的なアクションを示しているか

コミュニケーション

  • メンバーの意見に耳を傾けているか
  • メンバーとの信頼関係を築けているか
  • 他のチームや部門と協力し合えているか

目標達成

  • 目標達成に向けて前向きに取り組めているか
  • チームや部門全体にポジティブな影響を与えているか
  • 目標達成のために他者を巻き込んだ取り組みができているか

業務遂行能力

  • 課題とアクションプランを明確に持てているか
  • 適切な時間配分で業務を遂行できているか
  • 広い視野を持ち創意工夫ができているか

コミュニケーション

  • 他者や他部門と協力し合い業務を遂行できているか
  • 問題が生じた際に速やかに報告ができているか
  • メンバーとの信頼関係を築けているか

(2)Googleフォームでアンケートを作成する

それでは360度評価用のアンケートをGoogleフォームで作成していきましょう。

フォームタイトルの設定

まずはGoogleフォームから新規のフォームを作成し、フォームタイトルを入力します。この際、あとで検索しやすいように「ふ藤井健〇〇期360度評価」など、フォームタイトルのルールを決めておくとよいでしょう。

各項目の作成

各項目を「質問のタイプ」「質問文」「選択肢」で設定します。必須チェックも忘れないようにしましょう。

下図のように尺度で聞く質問は「選択式(グリッド)」を選ぶと作成できます。このときアンケートの選択肢をあらかじめ「数値」にしておくと、あとの集計が楽です。

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回答記録用スプレッドシートの作成・管理

次に回答記録用のスプレッドシートを作成しておきましょう。このとき忘れずに回答記録用スプレッドシートのURLをメモしておいてください。集計作業で使用します。

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Googleフォームは簡単に複製できますので、必要な人数分作成しておきましょう。

(3)集計用のスプレッドシートを作成する

次にアンケート結果を集計するための集計用スプレッドシートを別に作成します。先ほど作成した回答用スプレッドシートではアンケート結果を貯めることはできても、数式を使った自動集計はできないからです。

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これが完成版のイメージです。下図の赤枠で囲った箇所のデータは、アンケート回答用のスプレッドシートから「IMPORTRANGE関数」で自動引用していますこの方法は集計の手間を効率化するのにとても便利。少し難しく感じるかもしれませんが、チャレンジしてみてください。

IMPORTRANGE関数を設定する

「IMPORTRANGE関数」は別のスプレッドシートからデータを自由に読み込める関数。基本的な数式は下記です。

数式
=IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”, “範囲の文字列”)

スプレッドシートキーとはスプレッドシートのURLのことです。たとえば下図のコメント欄には「IMPORTRANGE関数」が埋め込まれており、評価者がアンケートに回答すると、回答用スプレッドシートから自動的にデータを読み込み反映します。

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参考 IMPORTRANGE - ドキュメント エディタ ヘルプドキュメント エディタ ヘルプ
【Tips】IMPORTRANGE関数でオートフィルを使って時短

便利な「IMPORTRANGE関数」ですが、欠点があります。それは範囲の文字列をダブルクオーテーションで囲むため、オートフィル(数式をコピーするとセルも書き換えてくれる機能)が効かないという点。

※クリックで拡大

そのための裏ワザは、オートフィルが効く状態でコピーしてから、置換で数式を元通りに直す方法です。
くわしい手順は下記です。

  1. 数式がきちんと動くか動作確認をする
  2. 動作確認後、ダブルクオーテーションを外して数式をコピーする(オートフィルが効く)
  3. ダブルクオーテーションの前にある「,(カンマ)」を「,”」に置換する
  4. ダブルクオーテーションの後にある「)」を「”)」に置換する

IMPORTRANGE関数でオートフィルを使う方法

スプレッドシートで数式を置換する際は、「数式内も検索」にチェックを入れるのを忘れないようにしましょう。

(4)Googleフォームでアンケートを配信する

ここまでできたら、あとはGoogleフォームに戻り、アンケートを配信するだけです。送信まちがいをしないように、あらかじめカンマで区切ったメールアドレスのセットをExcelなどで準備しておきましょう。

4.無料ツールを使う際のデメリットや注意点

ここまで無料ツールを使った360度評価についてご紹介してきました。GoogleフォームやGoogleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でもすぐに無料でスタートできるのでオススメ。ただしデメリットもあるので、注意が必要です。

①フォームやシート作成に工数がかかる

クラウドで簡単にアンケートフォームを作成できるGoogleフォームですが、360度評価として使う際には被評価者分のフォームを用意する必要があります。Googleスプレッドシートも同様。Excelよりは効率的ですが、やはり手間はかかります。

またGoogleフォームでは、メールアドレスをカンマで区切れば複数名に配信できますが、異動や組織変更などがあると、メールアドレスの組み合わせが変わるため、都度設定する必要があります。

②ミスが生じやすい

に気づきにくく回答者側に指摘されてはじめて気づくケースも。管理するフォームやスプレッドシートが増えてくると、連携ミスも発生しやすくなります。違うシートに回答が保存されたり、集計時に別の人のシートを参照してしまったり。

またGoogleスプレッドシートで起きがちなのが、共有設定(アクセス権限)のミス。クラウドなので共有がしやすい反面、ミスも起きがちです。アクセス権限がしっかりコントロールできないと、360度評価に大切な匿名性も十分担保できません。

③他のシステムとの連携がしにくい

今回紹介した方法は、アンケートの配信と集計に特化しているため、そのデータを他のシステムで利用するには別途作業が必要です。アンケートの進捗が芳しくない際のリマインドなどは、メールやチャットツールなどで別途行う必要があるでしょう。

5.有料版の360度評価ツールを使うメリット

有料版の360度評価ツールを使えば、無料ツールだけでは難しい課題も解決できます。

①運用が効率化できる

有料版の360度ツールはアンケートの作成や管理がさらに簡単にできます。同じアンケートフォームを使い回せるので、たくさんのファイルを管理する手間がはぶけます。自動集計機能もあるので、複雑な集計設定を行う必要もありません。リマインド機能を使えば、わざわざメールソフトやチャットツールを立ち上げなくてもリマインド可能。工数を減らせるので、ヒューマンエラーも減ります。

②アクセス権の設定が容易

360度評価ツールならアクセス権の設定もシステム上で簡単に行えます。あらかじめ権限の設定さえしておけば、スプレッドシートなどで起きがちな共有ミスも起きません。被評価者と評価者の紐づけ設定ができるツールもあるので、人事異動があった際にもシステム側で設定を変えるだけで済みます。

③他のシステムとの連携がしやすい

360度評価ツールのなかには、業務で使用している給与計算システムやチャットツールなど他のシステムと連携できるものもあります。テレワークでも使う頻度が高いチャットツール。360度評価ツールと連携すれば、アンケートの通知やリマインドをチャットツールにも配信でき、業務を効率化できます。

④タレントマネジメントなど他の機能も使える

アンケート機能だけでなく、人材データベースやタレントマネジメントなど複数の機能を兼ね備えた360度評価ツールもあります。たとえば人材データベースと連携することで、被評価者の異動履歴や担当したプロジェクト、研修の受講状況などの閲覧も可能

360度評価はそれだけでももちろん機能しますが、他の情報と組み合わせることで、対象となる従業員をより深く理解でき、評価後のフィードバック面談の精度も高められます。

6.有料版を導入すべきかどうかを判断する目安

有料版の360度評価ツールを自社で導入すべきかの判断が難しい、という声もときどき耳にします。そんな方のために、自社で有料の360度評価を導入すべき「目安」を3つご紹介します。

①紙メインならまずはスプレッドシートへ

現状の360度評価が紙メインという企業は、はじめにGoogleスプレッドシートへ移行してみるのも有効です。テレワークを実施している場合、紙での評価業務はできません。スプレッドシートならクラウド上で同時編集できたり、URLで共有が可能というメリットがあります

ただし管理するファイルが多くなるようならば、有料版の導入も視野に入れておいた方がよいでしょう。

②評価シートの枚数が100枚を超えるなら有料へ

管理しているExcelやスプレッドシートの枚数が、現時点で100枚以上ならば有料版を検討した方がよいでしょう。ファイルの作成から回収、集計までの延べ工数を仮に2時間とすると、ファイルの管理業務だけで200時間以上かけている計算になります。その場合、ヒューマンエラーが起こりやすく匿名性が担保できないという問題も出てくるので、ツールによる運用をオススメします。

③現在360度評価にかけている工数が年間200時間以上なら有料版へ

現在360度評価にかけている工数が年間で200時間を超えるなら、有料版の360度評価ツールの導入がオススメ。理由は工数削減によるメリットを得やすいからです。360度評価ツールの導入によって、工数が8分の1になったケースもあります。クラウドシステムの利用料金は月額4~5万円ほどなので、工数削減効果が利用料を上回るでしょう。

(1)工数算出の方法

工数の算出方法がわからないという方のために、具体的な算出方法をご紹介します。やり方はシンプル。まずは360度評価の工程を洗い出しましょう。下記のようなイメージです。

  1. 評価項目の決定
  2. 質問項目の設定
  3. 周知
  4. 評価シート配布
  5. 評価シート入力
  6. 評価シート回収
  7. 集計・レポーティング
  8. フィードバック

工程を洗い出せたら、それぞれにかかる業務時間(工数)を書き出し、合計します。年2回360度評価を行うならば、2倍にすれば年間の合計工数が算出できます。

(2)費用対効果の算出方法

工数が算出できたら、次は費用対効果の算出をしましょう。ポイントは削減が見込める工数を金額換算すること。一般的な方法としては、工数を時給に換算し掛け合わせます。年間200時間の工数をかけていて、従業員の平均時給が5,000円、工数を8分の1に減らせたとすると年間のコスト削減効果は下記になります。

費用対効果の算出例
(200時間-(200時間÷8))×5,000円=875,000円

あくまでシミュレーションですのでこのとおりにいくとは限りません。しかし目論見を持ってシステムを導入すれば、効果を振り返りやすく、PDCAサイクルも回しやすいでしょう。

7.有料版を選ぶ際のポイント

360度評価ツールも多種多様。自社にあった360度評価ツールを選ぶために、どのような点に気をつければよいでしょうか?

①目的やシステム化するプロセスを明確にしておく

360度評価ツールを導入する目的や期待する効果、システム化するプロセスを明確にしておきましょう。シンプルにアンケートと集計だけできればよいのか、人材データベースと連動させフィードバック面談の効果を高めたいのか、期待する効能によって、ツールに求められる要件も異なります

いきなり資料を取り寄せるのではなく、360度評価ツールの導入によって、どのような課題を解決したいのかを明確にしておきましょう。

②チェックすべき項目をあらかじめ整理しておく

ツールによって提供している機能も価格もバラバラなので、あらかじめチェックすべき項目を整理しておくと、比較検討がスムーズに行えます。一例を挙げると下記のような項目になります。

  • 提供形態
  • 対象とする従業員規模
  • 価格や料金形態
  • セキュリティ
  • システム連携ができるか
  • 評価シートを柔軟に追加編集できるか
  • 集計、分析機能があるか

360度評価システムの比較ポイントは下記の記事でくわしく紹介していますので、こちらもぜひご覧ください。

360度評価システムとは? 機能や料金形態など比較ポイントを解説【成功事例あり】
多くの企業や自治体で導入されている360度評価。多面的な評価を行うことで、公平な評価ができ人材育成にもつなげられますが、運用負荷が高いことでも知られています。なかにはあまりの業務負荷に継続を断念する企...

8.カオナビの360度評価機能

さいごに人事クラウド「カオナビ」の360度評価機能を紹介します。

①人事評価クラウド「カオナビ」とは

カオナビとは操作性が抜群、「マニュアルいらず」で誰もが使える人事評価クラウド。360度評価はもちろん、目標管理(MBO)やOKRといった他の評価にも対応しています。Slackなどの連携機能もあるので、評価業務を効率化できます。

②カオナビのアンケート機能「Voice Note」

「Voice Note」は従業員アンケートが簡単にできる機能です。

(1)社員アンケートを簡単に作成

「Voice Note」を使えば360評価のアンケートを効率よく運用できます。

(2)リマインドなどの進捗管理も簡単

回答状況も一画面でパッと確認でき、リマインドもマウス操作で可能。進捗管理も効率化できます。

(3)匿名性もバッチリ担保

匿名アンケート機能もあるので、360度評価の運用で大切なアンケートの匿名性もしっかり担保。

③カオナビの口コミ

株式会社えん

「もともと紙を中心に評価業務を行っていたのですが、工数がかかりすぎて年がら年中評価をやっている状況でした。ヒューマンエラーも起きやすく、人材データベースがないためマネジメントも主観的になりがちでした。今はカオナビを導入し『Voice Note』を360度評価に活用しています。紙とExcelから解放され、ミスも減りました人材データベースの客観的な情報をもとに、マネジメントの納得感も高められていると実感しています。」

株式会社チュチュアンナ

「70名の評価を5~7名で行っていたため、年間240時間もの工数がかかり、フィードバックに十分な時間を確保できていませんでしたカオナビの導入により360度評価の工数が30時間程度になり、その分評価後のフィードバックにしっかりと時間を割けられるようになりました。ミスが減ったことで匿名性の担保もできるようになったので、360度評価の精度も上がっていると感じています。」

④利用までの流れ

カオナビの利用までの流れは下記になります。

  1. 資料請求・問い合わせ
  2. 無料トライアル、デモ(オンラインも可能)
  3. 見積もり
  4. 申し込み
  5. アカウント発行
  6. 利用開始

⑤カオナビの概要はこちら

「カオナビの概要を知りたい」という方のために、3分でカオナビがわかる製品資料をご用意しております。

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