人事評価制度導入の目的とは? 導入の流れとスケジュール、注意点や迷った時に参考にしたくなるような導入事例について

人事評価制度とは、企業が目的達成のために、社員の業務を合理的手段によって評価する制度のこと。ここでは、導入の流れや導入事例について解説します。

1.人事評価制度導入の目的とは?

人事評価制度導入の目的は、企業の業績向上。この目的を達成するために人事評価制度は、下記のような役割を担っているのです。

  1. 昇給・賞与・昇格など待遇の決定
  2. 適切な人員配置
  3. 人材育成

①昇給・賞与・昇格など待遇の決定

人事評価制度を活用すると、社員が企業にどれだけ貢献したかを客観的に評価できるため、昇給・昇格・賞与などへ適切に反映できます。それによって社員の仕事へのモチベーションが高まり、会社全体の業績にも影響してくるのです。

②適切な人員配置

人事評価制度によって、社員の能力や各部署における貢献度を客観的に評価できるため、ぞれぞれの社員のもつ長所や短所を活用した最善の人員配置が可能となります。

また社員の技術や経験をデータベース化できるので、配属が円滑に進み、新たな体制づくりが迅速に実現できるのです。

③人材育成

「評価項目や基準が的確で公平な評価になっている」「それらが昇給や昇格など処遇に反映されている」と社員が理解すれば、会社への貢献度が高まるため一層業務に励みます。人事評価制度を適正に運用すると、社員の成長を促せるのです。

業績向上という目的を達成するために人事評価制度は、「昇給・賞与・昇格など待遇の決定」「適切な人員配置」「人材育成」といった役割を担います

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2.ポイントは2つ!人事評価制度導入の手順について

人事評価制度を導入する際、どういった手順で進めるのでしょうか。ここでは、人事評価制度の種類や手法について、説明します。

  1. 評価制度の種類を決める
  2. 評価制度の手法を決める

①評価制度の種類を決める

人事評価制度は、「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つの種類に分かれます。3つの制度は互いに影響し合っているため、1つの制度が変化すれば、残りの2つの制度も影響を受けるのです。

それぞれの制度概要を理解しておくと、人事評価制度を効果的に活用できるでしょう。

等級制度

「等級制度」とは会社のランクを意味するもので、「等級」と「役職」に分かれます。

  • 等級:社員の能力や職務、責任の程度
  • 役職:部長や課長などの役職名

「等級」と「役職」がイコールになる場合や同一の役職に複数の等級がある場合など、さまざまです。そのためにも経営戦略に合った等級制度の選択が必要といえます。

評価制度

「評価制度」とは、給与や賞与、昇格などの「査定」として使用されるもので、3つのなかでも重要な役割を果たします。しかし評価結果を社員の処遇に反映させるだけでは、不十分といえるのです。

何よりもこうした評価を社員の教育や育成の指標としても活用していくかたちが、必要といえます。

報酬制度

「報酬制度」とは、金銭報酬と非金銭報酬の2つからなるものです。

  • 金銭報酬:基本給(年齢や勤続年数、職務や業績などによって決定するもの)や手当、インセンティブ
  • 非金銭報酬:他者による承認やキャリアアップ制度、仕事環境。金銭報酬に比べて非金銭報酬は社員に大きな影響を与える制度とされている

②評価制度の手法を決める

人事評価制度には、さまざまな手法があります。導入の際は、それぞれの特徴をきちんと理解したうえで、最も適した手法を決めるとよいでしょう。ここでは「目標管理制度」「コンピテンシー評価」「360度評価」3つの手法について解説します。

目標管理制度(MBO)

目標管理制度(MBO)とは、個人あるいは部署などが目標を決めて、それに対する達成の程度を評価する制度のこと。1954年にドラッカーによって提唱された組織マネージメントの概念です。

組織目標に合わせて上司や同僚と話し合いながら、個人が目標を設定します。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、業績の高い社員が共通に持っている行動特性を基準として、社員の評価基準を作成する人事評価制度の手法。業績の高い社員の行動特性とは、「なぜ高い業績を達成できるのか」という理由で、これが「コンピテンシー」です。

コンピテンシーは能力だけでは計測できず、どのように行動したのかという、行動特性を把握する必要があります。

360度評価

360度評価とは、上司や同僚、部下という立場の異なる複数の人による多面的な評価のこと。多面的評価によって、上司による評価からは把握できない被評価者の特性を客観的に把握できるのです。

また本人自身が気付きにくい自分を認識できるため、会社への貢献度も高まるといえます。

人事評価制度を導入する手順は、「評価制度の種類を決める」「評価制度の手法を決める」です

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3.人事評価制度導入の流れとスケジュール

人事評価制度の導入の際は、まず運用ルールを作成し、次に職種や職位を定め、評価要素や評価項目を決定しましょう。

  1. 運用ルールの作成
  2. 職種や職位を定義
  3. 評価要素を決定
  4. 評価項目を決定
  5. 評価ランクの決定
  6. 運用までの期間

①運用ルールの作成

まず、導入の目的と運用ルールを明確にします。運用ルールで明確にしなければならない項目は、「目標」「評価方法」「評価期間」「評価基準」など。

目標が明確なほど、人事評価制度の目的と合致するのです。また評価基準が明確ですと適正な評価になるため、社員のモチベーションもアップします。

②職種や職位を定義

次に、職種や職位を定めます。職務は職種と職位が組み合わさったものです。

  • 職種:営業職や技術職という職業の種類
  • 職位:部長や係長といった組織でのランク

職務評価では、職種と職位を合わせて内容や担う責任、労働条件などに応じた相対的な価値を評価します。一般的には職位がより重視されるようです。

③評価要素を決定

評価要素の決定も大切といえます。主な評価要素となるのは、「成果」「能力」「情意」の3つです。

  • 成果:受注高目標達成度や売上高目標達成度などの業績と、課題目標達成度などの活動実績が含まれる
  • 能力:職務に必要な専門知識などの習熟能力
  • 情意:協調性や積極性、規律性、自己啓発などが含まれる

④評価項目を決定

最後に評価項目を決めましょう。評価項目は、評価基準である成果、能力と態度に分かれます。

  • 成果:業績目標達成度や課題目標達成度、日常業務成果など
  • 能力:企画力や実行力、改善力など
  • 態度:責任性や協調性、積極性など

「コンピテンシー」の要素も評価項目の設定には、重要です。

⑤評価ランクの決定

従来の人事評価では一般的に5段階評価が用いられてきました。5段階評価では、結果的には最上級と最下級を付けることはまれで、ほとんどが真ん中、つまり「普通」を付けるために評価の差異が明確化されません。

4段階評価を採用すると、真ん中がなくなるため、可もなく不可もないという評価を回避し、より適正な評価になるのです。

⑥運用までの期間

人事評価制度の導入を決めてから運用までは、半年~1年ほどを準備期間として見ておくとよいでしょう。

「現状分析」「社員の意識調査や説明会」「制度の決定」「評価項目や期間の設定」「賃金シミュレーションや設定」「評価者の研修」「社員への説明会」という流れで進めまっす。準備期間があると、制度導入の有効性が高まるので便利です。

導入を始めるタイミングはある?

人事評価制度を新しく導入するのに適した時期は、決算期といえます。毎年度組まれている予算の決算期であれば、区切りがよいときにスムーズに制度を導入できるからです。

また予算を組んだ時期と評価期間が同じですと、評価を処遇にも反映させやすく、分かりやすいものになります。人事評価は、決算期が終わって人事異動などを進める前に行うとトラブルが少なくなりやすいです。

人事評価制度導入が決まったら、運用するまでの準備期間を十分に確保し、スケジュールを立てていきましょう

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4.人事評価制度導入の注意点

人事評価制度を導入する際、何に注意すればよいのでしょうか。ここでは導入時の注意点を4つ、解説します。

  1. 評価者は感情を含めず公正に評価する
  2. 実施が可能か
  3. フィードバックできるか
  4. 組織の戦略や方向性と合っている制度か

①評価者は感情を含めず公正に評価する

評価者が個人的感情を含めず客観的に評価すると、適正な評価につながります。

覚えておきたいのは、評価エラーです。評価エラーとは、個人の主観にもとづいた評価のこと。たとえば「被評価者の優れた一面に惑わされて、ほか項目まで高い評価をする」「直近の業績がほかの評価に影響を与える」などです。

評価者は主観に惑わされず、客観性を重視して評価しましょう。

②実施が可能か

人事評価制度を導入したあと、円滑に運用できる状況であるか、見極めましょう。

問題点として挙げられるのは、「企業側の評価基準があいまい」「働き方改革に合っていない」「評価がしにくく社員のモチベーションが下がるような評価制度」「導入に関して社員間に温度差がある」などです。これらの問題点について、しっかりと検討しましょう。

③フィードバックできるか

人事評価にてフィードバックを行うと、人事評価へ不満を抱く人が少なくなるとされています。

何より被評価者は結果だけ伝えられても、何を改善したらよいのか分からず、モチベーションが下がってしまいます。フィードバックを適切に実施して、被評価者に良い点と改善点、今後の課題などを共有しましょう。

④組織の戦略や方向性と合っている制度か

最後の注意点として挙げられるのは、「人事評価が経営理念や戦略、課題に沿っているかどうか」です。社員が方向性と合わない努力をいくらしても、業績アップにはつながりません。

「人事評価制度の評価項目は、会社も社員も同じ目標に向かっていけるよう設定する」点を念頭に置いておくのです。

人事評価制度を有効に活用するためにも、客観的な評価やフィードバックの実施を心掛けましょう

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5.人事評価制度導入事例

人事評価制度を効果的に導入するためにも、成功した導入事例について知っておきましょう。ここからは、4つの事例について解説します。

ネクストリンク

創業6年目のベンチャー企業であるネクストリンクは、カオナビを導入して、評価項目を自由にカスタマイズした結果、社員の管理や経営マネージメントに必要な情報を蓄積できるようになりました。

またカオナビがスマートフォンに対応していたため、人事評価のスムーズな運用につながったのです。

ココナラ

フリーマーケットを運用するベンチャー企業のココナラでは、3段階の等級制度を11段階にグレードアップしました。

そこで等級表を作成して各グレードの定義を明文化したところ、評価基準が明確になったのです。それによって社員のモチベーションが高まっただけでなく、マネージメント側は人事評価と給与の決定が円滑になりました。

ディー・エヌ・エー

ディー・エヌ・エーは、本人と異動先との合意があれば、人事や現上司の承認がなくとも移動できる「シェークハンズ制度」を導入しました。

社員がやりがいを感じ、能力を活用できていると認識しているかを問うアンケートも実施しています。マネージャーには360度フィードバックを実施して、円滑なコミュニケーションを実現したのです。

アドビシステムズ

アドビシステムズでは、全く新しい人事制度「チェックイン」を導入し、効果を生み出しました。マネージャーと社員のコミュニケーションの場を設け、「期待」「フィードバック」「キャリア開発」という3つのトピックについて話し合ったのです。

また面談の記録をフリーフォーマットにし、ランク付けをせず、給与の裁量権をマネージャーに付与するという「柔軟性」を特徴としています。

特徴のある人事制度を導入して成功した事例を知っておくと、人事評価制度の導入を効果的なものに変えられます

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6.人事評価制度導入で利用できる助成金

人事評価制度を新しく導入する際、人事評価改善等助成金が利用できます。一体どのような内容か、見ていきましょう。

人事評価改善等助成金とは?

人事評価改善等助成金とは、人事評価制度と賃金制度を整備して生産性を向上し、賃金アップや人材不足を解消しようとする事業主に対する助成金のこと。

平成30年4月1日から、人材確保等支援助成金の人事評価改善等助成コースに統合されました。助成を受けるためには、定められた措置を実施する必要があります。この助成金には、制度整備助成と目的達成助成という2つの支給要件があるのです。

  1. 制度整備助成と支給要件
  2. 目標達成助成と支給要件

①制度整備助成と支給要件

制度整備助成とは、人事評価制度の整備による助成金申請のこと。申請では、「行動計画書申請の書類」「助成金申請の書類」が必要です。各種書類は、整備を開始する月の初日からさかのぼって、6か月~1か月前までに提出します。

制度整備助成の場合における助成金の支給要件は、「人事評価制度の整備計画書を事前に届けている」「職場定着助成金(管理制度助成金ともいう)の支給を受けていない」「本助成金や制度整備助成の受給後3年以上経っている」ことです。

事業主が人事評価制度と賃金制度を整備した場合、50万円が助成されます。

②目標達成助成と支給要件

目的達成助成とは、企業の生産性の向上や賃金アップ、離職率の低下など、すべての目標を達成した場合に支給される助成金のこと。

人事評価制度や賃金制度の整備によって目標が達成されなければ支給されません。目標達成助成を支給申請する際は、「人事評価制度等整備計画書の申請」から3年後の翌日から2か月間以内に書類を提出する必要があります。

目的達成助成の支給要件は、

  • 整備した人事評価制度や賃金制度を継続して運用している
  • 助成金申請直前における会計年度の生産性が、3年前より6%伸びている
  • 人事評価制度を整備する前月に支給した給与より、3年後に支給した給与が継続的に2%以上増加している
  • 離職率が整備前よりも低下している

などで、支給額は80万円です。

人事評価制度を導入する際、「人事評価改善等助成金」が利用できます。支給要件に当てはまる際は、有効活用しましょう