KPI(Key Performance Indicator)とは? 意味、設定方法、OKRとの違い、設定のコツ、具体例、人事のKPI例について【KGI・KFSとKPIの関係とは?】

個人や組織が設定した目標の達成度合いを定量的に計測することは、人事マネジメントに欠かせません。目標の達成度合いを測定する指標として注目を集めているのがKPI、すなわち重要業績評価指標です。

  • 定量的指標であるKPIとはどのようなものなのか
  • KPIの持つ意味
  • KPIの設定のコツ
  • 具体的事例

などを詳しく解説しましょう。

1.KPIとは?

KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、日本語に訳すと「重要業績評価指標」という意味になります。KPIとは目標を達成する上で、その達成度合いを計測・監視するための定量的な指標のこと。

少し難しそうに聞こえますが、たとえば、営業部門でよく使われるKPIの一例に、

  • 訪問件数
  • 受注件数

などがあり、受注件数というKPIが達成できれば、おのずと売上高や売上件数といった個人や組織の目標を達成できます。

つまりKPIとは、個人や組織が日常業務を進める際、達成度合いを具体的な数値で測定すれば、現在、目標に対してどのくらい進捗しているのかが分かる指標のことなのです。

KPIは数値で指標化されるものであり、KGI(重要目標達成指標)の中間指標として、重要な役割を果たしています。

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2.KGIとは?

KGIとはKey Goal Indicatorの略で、日本語では「重要目標達成指標」という意味に解釈できます。特定の期間において、「何を」「どれくらい」達成するのかといった最終目標を数値で指標化したものです。

たとえば「業界でNo.1の企業になる」という目標がある場合、そのままでは漠然としすぎて目標を立てただけで終わってしまうでしょう。

そこで「今年度の売上(=何を)を、1兆円(=どれくらい)まで引き上げる」といった具体的な指標として、KGI(重要目標達成指標)を設定するのです。

ここが明確になることで、従業員は目指すところがはっきりし、何をすれば目標が達成できるのかを具体的に考えられるようになります。

中間指標に当たるKPI(重要業績評価指標)と共に使われ、最終的な売上・利益・顧客数などが設定されるのです。

3.KFS(CSF)とは?

ゴールへのプロセスの中で最もゴールに影響を与えるものがKFS

KPIに類似している単語に、KFSがあります。KFSは、Key Factor for Successの略語で、日本語にすると「重要成功要因」という意味。つまりビジネスを成功へ導く鍵となる重要な要素なのです。

KFSと同じ意味で用いられる言葉には、KSF(Key Success Factor)やCSF(Critical Success Factor)などがあります。どちらも、KFSと同じ意味で使用されている言葉と考えて構いません。

KFSを数値で指標化したものがKPIに当たると考えてください。

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4.KPIとKGI、KFS(CSF)の関係性

KPI(重要業績評価指標)、KGI(重要目標達成指標)、KFS(重要成功要因)の関係性は、どのようになっているのでしょうか。

KGIとKPI

重要業績評価指標であるKPIは、いうなれば「中間目標」。また、重要目標達成指標であるKGIは「最終目標」となります。つまり中間地点の評価指数であるKPIが達成されなければ、最終目標であるKGIは達成できないことになるのです。

しかし、実際の人事マネジメントの現場では、イレギュラーなケースも起こります。それは、KPIが達成されないにもかかわらず、KGIが達成されるケースです。

このような事態が起こる原因には、まずKPIの設定が間違っていたことが考えられます。そうでなければ、外部環境の激変が要因といえるでしょう。人事マネジメントを行う上では、KGIとKPIの関係性を丁寧に考察することが重要です。

KGIとKFS

重要目標達成指標であるKGIを達成するために最も重要とされる要因が、重要成功要因のKFSです。KFSが明確になっていれば、KFSに取り組むことでKGIを達成できます。

では、KFSが分かっていなければどうでしょう。KFSという道しるべがなくKGIを目指しても余計な労力を使うだけになり、かえって生産性や組織のモチベーションの低下になりかねません。

KFSとKPI

KPIは、KFSを数値化したものです。個人や組織の重要目標達成指標を達成するために特定・設定したKFSが、もし間違っていたら当然、KPIの達成は不可能となります。逆に、KFSが正しければ、KPIの達成へと道筋がつながるでしょう。

KFSとKPIは、お互いに切っても切れない関係にあるのです。見ていくと、

  • KPI:重要業績評価指標
  • KFS:重要成功要因
  • KGI:重要目標達成指標

それぞれ強い相関性を持つと分かります。

5.KFSを特定・設定するには? 手順

ゴールへのプロセスの中で最もゴールに影響を与えるものがKFS

KFSを特定・設定する手順は、4つです。

  1. プロセスの洗い出し
  2. 数式化
  3. コントロールの可否と目標への影響度合いでプロセスを分ける
  4. KFSを選ぶ

①プロセスの洗い出し

KFSを特定・設定するにはまず、プロセスの洗い出しを行います。プロセスはゴールまでに想定できる各ステップを時系列に並べることで明確になります。

例:営業が商品を受注(ゴール)までのプロセス

エンドユーザーがHPへ訪問>エンドユーザーが問い合わせ>営業がエンドユーザーへ連絡>初回訪問>2回目訪問(提案・見積もり)>3回目訪問(クロージング)>申込書回収>受注

営業がサービスを受注するまでを例に挙げると、このようになります。

②数式化

プロセスを明確化したら次にゴール、そしてゴールまでのプロセスを具体的に数値化します。モデル数式は、ゴール=P(プロセス)1×P2×P3です。先ほどの営業部門の例で考えてみましょう。

ゴール(売上)=受注数×平均受注単価=(訪問数×受注率)×(商品A単価×商品A受注割合+商品B単価×商品B受注割合+……)=(問い合わせ数×アポ獲得率)×(提案率×クロージング率×申込書回収率)×……。

このように、プロセスの数値化を図るのです。

③コントロールの可否と目標への影響度合いでプロセスを分ける

プロセスの数値化が終わったら、次に数値化したプロセスの選別を行います。

まず、数値化したプロセスの中で自らがコントロール可能な項目とコントロールできない項目を分類。

次に、分類結果から、自らがコントロールできる、もしくはコントロールしやすいものの中から、さらに全体へ及ぼすインパクトの大きいものから順に優先順位を決定します。そして、

  1. コントロールの可否
  2. 目標達成へ及ぼす影響度合い

2つの軸から、プロセスの仕分けを完了させるのです。

④KFSを選ぶ

プロセスの仕分けが済んだら、最後はKFSの決定です。

コントロールできるもしくはコントロールしやすいプロセス、かつ目標達成へ及ぼすインパクトが大きいプロセスという2軸から考え、優位性の高いプロセスがKFSになります。

KFSを選んだ後には必ず、過去の実際の数値などを使って、導き出したKFSが本当にKFSになり得るのかを検証します。本当にKFSになり得ると実証された段階で、初めてKFSが特定できるのです。

6.OKRとKPIの違い

Google社などで用いられているOKRという目標管理方法があります。では、OKRとKPIはどう違うのでしょうか?

OKRは最終目的地がどこなのか(目標:Objectives)、どこを通っていくのか(主要な結果:Key Results)を示すカーナビのようなツールです。

KPIは車で言えば計器盤(インパネ)。時間内に到着できる速度かどうか、燃料は足りるかどうか、など目的地へ向かう中での過不足・進捗をひと目で確認できます。

「どちらが優れているか」というものではなく、両方を駆使することが目的地到達の近道になると言えるでしょう。

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7.KPIの設定手順

目標を達成する上で、その達成度合いを計測・監視するための定量的な指標であるKPIですが、設定するために、下記のように3つの手順を踏む必要があります。

  1. KGIの設定
  2. KFSの設定
  3. KPIの設定

①KGIの設定

KGIとは、最終目標ともいえるもの。そのためまず「個人やチームで何を目標にして活動したいのか」というゴールのすり合わせを行い、どの地点をKGIとするのか、全員で確認しましょう。またKGIは、

  • 数値で計測できる
  • 達成できるような設定

といった点が必要です。全員で共有したゴールを数値で計測できるものとし、そしてそれは達成不可となっていないかを確認して、設定しましょう。

②KFSの設定

KGIを設定した次に特定・設定をするのは、KFSで、KFSはKGIを達成するための重要成功要因です。KFSの設定プロセスは前項目で解説しています。

プロセスの洗い出しから検証までの過程を経て、KFSを設定し、設定したらプロセス内でゴール達成の成功要因になると思われる要素をさらに絞り込みます。

③KPIの設定

KFSの絞り込みが終われば、KPIは設定できたも同然です。KPIを設定するための最後の過程は、絞り込んだKFSの数値化。このときのポイントはKGIの達成に必要な水準にするようKFSの数値を設定することです。

KPIの設定には、KGIとKFSの設定と絞り込みが必要不可欠になることを理解しましょう。

8.KGI・KPI設定のコツSMART

KGIやKPIの設定には、コツがあります。キーワードはSMARTです。SMARTとは、

  • Specific:明確な
  • Measurable:測定可能な
  • Achievable:達成可能な
  • Relevant:適切な
  • Time-bound:期限を定めた

のそれぞれ頭文字を取ったもの。SMARTのフォーマットに沿って設定することこそが、効果的なKGI・KPIを生み出すコツになります。

Specific:明確な

Specificは、「明確な」を意味する言葉です。KGIとKPIは共に、目標を達成したかどうかを社内の誰が見ても分かるような明確なものである必要があります。たとえば、

  • 不良品発生率
  • 成約率
  • 顧客訪問件数

など。現場で実感できるような項目を設定すると、誰にとっても分かりやすい明確な指標になるでしょう。

Measurable:測定可能な

Measurableは、「測定可能な」を意味する言葉で、

  • 件数
  • 回数
  • リードタイム

など数字で表現できるものや測定結果が数値化しやすいものを選びます。たとえば、

  • 発注回数
  • 設計変更回数
  • 歩留まり率
  • 販売数

などが考えられるでしょう。そもそもKGI、KPI共に、数値化できるものを選ぶ必要があります。「測定可能であること」は最低限押さえておかなければなりません。

Achievable:達成可能な

Achievableは、「達成可能な」を意味します。目標を達成できれば、誰でも自信が付くだけでなくモチベーションを高めるきっかけにもなるでしょう。本人の評価につながりやすい達成感のある目標設定が効果的です。

KGI、KPIは共に、懸命に手を伸ばせば目標達成可能な項目かつ本人の評価につながりやすい項目、たとえば、

  • 新製品の注文数
  • 1人当たりの契約販売数

などがよいでしょう。

Relevant:適切な

Relevantは、「適切な」を意味します。KPI、KGI、KFSは、相互に強い関係性で結ばれており、KGI、KPIが適切なものでなければ、大きな目標を達成するための指標の意味となりません。

たとえば製造現場なら、在庫管理には生産品目ごとの滞留在庫を含むリードタイムや、工程管理なら工数達成率などのように目標との関連付けが適切になっているかがポイントとなります。

Time-bound:期限を定めた

Time-boundには、「期限を定めた」の意味があります。KGIやKPIは期間の定めを設けずに漠然と設定しても、緊張感を持った行動にはつながりません。

「いつまでに」という期限設定をすることで、行動に現実性、具体性が生まれるのです。訪問件数や販売台数などの実績集計には、週、月、四半期、上・下半期といった期限をあらかじめ定めましょう。

9.失敗するKGI・KPI設定の仕方(逆SMART)

KGI、KPIの設定の仕方を誤れば、逆SMARTの形式に陥ります。逆SMARTとは、

  • Not Specific:曖昧な
  • Not Measurable:測定できない
  • Not Achievable:達成不可能な
  • Not Relevant:不適切な
  • Not Time-bound:期限を定めていない

のこと。これらに当てはまるようなKGI、KPIを設定すると、KGI、KPI共に達成は不可能です。逆SMARTとはどのようなものなのか、設定方法の失敗からKGI、KPIを考えてみましょう。

Not Specific:曖昧な

Not Specificは「あいまいな」を意味するもの。定義が曖昧なKGI、KPIを設定してしまうと、客観的な評価は難しくなります。

主観で判断する要素が強くなればなるほど、設定したKGI、KPIの設定意義は失われていくのです。顧客第一主義の実践、粘り強い営業活動など人によって解釈が変わるような設定は避けましょう

Not Measurable:測定できない

Not Measurableは「測定できない」を意味します。

KGI、KPIは、数値化できることが必要ですので、測定不能なKGI、KPIでは意味がありません。なるべく多くの情報を集める、顧客のニーズを把握する、といった抽象的な表現は避け、進捗を数値化し達成度が測定できるものにしましょう。

Not Achievable:達成不可能な

Not Achievableは「達成不可能な」という意味です。

新製品を毎月500アイテム開発すると設定した場合、ほぼ毎日欠かさず新製品開発の成果を求められます。あまりに高い目標を設定すると社員のモチベーションも下がり、他に設定したKPIへも悪影響を及ぼすでしょう。

Not Relevant:不適切な

Not Relevantは「不適切な」という意味です。KGIやKPIの設定は、あくまで人事マネジメントや経営戦略の一環で行われるもの。

  • 親睦会を年5回以上開催
  • 各種手当を3つ以上増やす

など直接業務と関係のない事項を設定しては意味がありません。「重要業績評価指標」ですので本業である業績評価につながる事柄を設定しましょう。

Not Time-bound:期限を定めていない

Not Time-boundとは「期限を定めていない」を意味します。

「いつまでにやるのか」がはっきりと決まっていない目標は、目標として不適切。人事育成部門が1人当たりの研修時間数をKGI、KPIに設定したとしても、設定期限がなければアクションを起こす動機も生まれないどころか、測定すら不能になるのです。

KGI、KPIを設定する際は対象期間の検討とそれの明記を忘れないようにしましょう。

10.KPIの具体例【人事編】

人事部門が担う役割には、

  • 人材管理
  • 人事評価
  • 人材育成
  • 人材採用
  • 人事労務

などがあります。人材採用は「採用人数」など分かりやすい目標(KGI)が置かれるのでKPIも設定しやすいです、しかしそれ以外の業務については設定が難しい、というのが本音ではないでしょうか。

そもそもKPIは目標達成までのプロセスを測るために必要な指標なので、目標が曖昧だったり抽象的だったりすると、KPIの設定のしようがありません。人事の役割ごとに目的や目標を明確にする必要があるのです。

人事部門のKGI=企業のKPI

非常に大事なポイントですが、人事部門は独自にKGIを設定してよいものではありません。企業全体のKGIをブレイクダウンしたKPIが人事部門のKGIとなるのです。

部門責任者は、企業全体の目標と連動するよう、また、各担当者が連動したKPIを設定できるよう、人事部門の目標を検討しましょう。

▲KGIとKPIの関係イメージ

人事部門のKPI例

具体的に人事部門でどのようなKPIを設ければよいか、一例を紹介します。

  1. 人材採用
  2. 人材育成
  3. 人材管理(配置)

の3つの観点で例を挙げます。自社で設定する際の参考にしてください。

人材採用に関するKPI例

人材採用のKPI(場合によってKGI)になり得る指標の例です。

  • 採用人数
  • 応募数
  • 面接数(二次面接、最終面接)
  • 内定辞退数
  • 紹介経由採用率
  • 採用者本人の配属後満足度
  • 採用者の配属先マネージャーの満足度
  • 採用者の人事評価結果
  • 採用者の平均在職期間

人材育成に関するKPI例

人材育成のKPI(場合によってKGI)になり得る指標の例です。

  • 研修実施数
  • 1人当たりの平均研修時間数
  • 研修参加率
  • 研修満足度
  • 資格/スキル保有者数
  • 新規資格取得数
  • 特定試験(TOEICなど)の平均スコア
  • 特別プログラム参加者の人事評価結果
  • OJT計画実行率
  • OJT満足度

人材管理(配置)に関するKPI例

人材管理のKPI(場合によってKGI)になり得る指標の例です。

  • 配属に関する従業員満足度
  • 配属に関するマネージャー満足度
  • 異動希望者数
  • 部門別目標達成率
  • 部門別KPI達成率
  • 部門別残業時間数
  • 部門別有給休暇取得率
  • 部門別離職率
参考 『月刊株式会社ビジネスパブリッシング

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