成功するKPIマネジメントの特徴とは? 企業の失敗事例と成功に必要な要因について

KPIマネジメントはビジネスに不可欠な組織の運営手法で、成功させるには、正しい運用方法や注意すべきポイント、この手法がなぜ生まれ、今なぜ必要とされているのかを知っておかなければなりません。

運用にあたって押さえておきたい知識や過去の失敗例などを学び、自社のKPIマネジメントを成功に導きましょう。

1.KPIとは?

KPIとは、組織が設定した目標値までの進捗状況を把握し、戦略的に行動するための定量的指標のことで、Key Performance Indicatorの略称です。日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。

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KPIマネジメントの定義

KPIを活用して進捗管理することをKPIマネジメントといいます。

  • 組織の実態に応じてKPIを設定
  • KPIに基づき業務を遂行
  • 定期的に成果を測定
  • KPIが適切かどうかを検証・改善

これらを念頭に置き、PDCAを回しながら運用するのです。

適切なKPIを設定するとミッションが明確になり、進捗状況を数字で把握できるので達成率を上げやすくなります

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2.成功するKPIマネジメントの特徴

KPIマネジメントを成功させるには、以下のようなことに留意する必要があります。

  • KPIを設定するときは近視眼的にならず、周囲に与える影響を考えながら多角的に検討する
  • KPIの数が多すぎると実効性がなくなることがあるため設定数を絞る
  • 目標達成に必要な業務プロセスを明確にして、そのKPIがなぜ必要かを周知徹底する
  • 組織やメンバー間でコンセンサスを取り、同じ方向を向いて業務に取り組む
  • KPIは状況に応じて柔軟に変更する

業務の実態に即してKPIを設定しなければ、指標としてうまく機能しなくなります。たとえば管理者の理屈だけで設定すると、現場に無理を押し付けることになるため、業務に支障が出る可能性は高いです。

KPIの設定は慎重に行うことが重要です。周囲へ与える波及効果も考えて、現場で運用しやすい項目を設定しましょう

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3.KPIマネジメントにおける戦略の意味

ビジネスにKPIやKPIマネジメントを導入する際、戦略的視点が不可欠です。目標達成に向けて何でもやればいいわけではなく、ときにはシビアに「やらないこと」を決断する必要もあります。戦略の意味を正しく理解しましょう。

マイケル・ポーター『戦略の本質』

マイケル・ポーター著『戦略の本質』(1996年)は、KPIやKPIマネジメントにおける戦略的な視点を理解するのに役立つでしょう。

ポーターはビジネス戦略を考える上で「トレードオフ」という概念を重視しており、ビジネスに独自性を持たせるには「やること」と「やらないこと」を見極めることが大事だと述べています。

つまり何をやるかを決めたらそこに集中して力を注ぐことが大事で、ほかのことはあえて切り捨てる決断が必要なのです。企業や組織のポジショニング(立ち位置)が決まれば、業務上の無駄が省け、優位にパフォーマンスを上げられるようになります。

ほかのサービスや事業と差別化して効率よく目標達成するには、戦略的な取捨選択が大事です。

ビジネスにおける戦略とは、トレードオフの考えに立ち、「無駄を省くために何を捨てるか」を判断することを意味します

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4.KPIマネジメントが必要とされる背景

ビジネスにおいてなぜKPIマネジメントが必要とされているのでしょうか。KPIマネジメントでは、効率よく事業目標を達成するために指標を設定し、集中するポイントを見極めて無駄なく行動することが求められます。

なぜこのようなアプローチが重視され、今後さらに必要性が高まると考えられているのか。その背景を見ていきましょう。

  1. 企業の競争環境が複雑化している
  2. 生産性の向上が急務となっている
  3. 雇用人材が多様化している

①企業の競争環境が複雑化している

KPIマネジメントが必要とされている背景には、次のようなことが挙げられます。

  • 業界のほとんどが成熟化しており、自然と市場が大きくなることが見込めない
  • 成熟した市場では、正攻法で頑張っても業績アップにはつながらない
  • 傑出したプランニングと運用がなければ、競合に打ち勝ち、顧客のニーズを掘り起こすことはできない

このように、ビジネス環境が複雑化している時代には、明確な指標を掲げ、組織全体がベクトルを合わせて業務に注力することが求められるのです。

また競合に勝つには「高度に分析したデータをもとに深く考察し、絞り込んだKPIを提示する」とともに、「自社独自の成功スタイルを確立する」「運用を現場任せにしない」などにも配慮が必要です。

②生産性の向上が急務となっている

組織の成果を上げるには、高いスキルを持った優秀な人材を確保するのが近道でしょう。しかし昨今は人材難に苦しむ企業が大半で、現役世代の減少が進む社会状況を鑑みると、今後ますます人材の獲得競争が激化することが予想されます。

何も対策を講じないまま企業が成長すれば、一人ひとりの労働負荷が高まり、次第に労働環境が悪化して、人材確保がさらに困難になることも考えられるでしょう。

これを解決するには、できるだけ業務の無駄を省いて労働力を集中させ、1人当たりの生産性を高めることが重要です。

社員の生産性を上げ、短期的にも中長期的にも効率よく業務に取り組んでもらうには、適切な指標や制度を設けて組織としてきちんと管理していく必要があります。

③雇用人材が多様化している

企業の成長に伴い人員を増やす必要に迫られた際、いつも優秀な人材を確保できるとは限りません。人材の売り手市場にあっては、選りすぐりのハイパフォーマーだけを採用することは難しく、さまざまなタイプの人材を採用せざるを得ないのが現実でしょう。

そのとき組織に求められるのは、多様な人材が集まる環境に合わせた仕組みづくりです。どんな人材でも活かすことのできる仕組みを構築できれば、現場の人任せにすることなく、コントロールの効いた組織にまとめることができます。

一方で、多様なマンパワーを確保し、バラエティに富んだアイデアを受け入れることでイノベーションが生まれやすくなります。人的財産を活かせば事業拡大のチャンスにもなるでしょう。

企業の競争環境が複雑になっている時代には、多様な能力を持つ人材の確保と、それを支える仕組みが必要です

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5.KPIマネジメントのよくある失敗例

KPIマネジメントを導入しても、やり方が間違っていれば失敗することもあります。よくある失敗例を学んで自社の現状と照らし合わせ、誤った方向に進めていないかどうかを確認しましょう。適切でない部分があれば、速やかに改善する判断も必要です。

  1. 従業員のネガティブな行動を引き起こす
  2. 十分に選択肢を検討しない
  3. 競争環境や事業戦略が変わってもKPIを同期しない
  4. 明らかに制御不能な要素が影響を与えている

①従業員のネガティブな行動を引き起こす

KPIの大きな影響力を考えずに安易に設定すると、従業員のネガティブな行動を引き起こすことがあります。

たとえば、顧客との継続的な関係構築が求められる接客業において、KPIを「売上高」に設定した場合です。

従業員は売り上げアップのために、顧客のニーズに合わない高額商品を販売してしまうこともあります。事業の本質を見誤れば、結果的に顧客離れや売上高の低下に陥るでしょう。KPIは深い洞察力を働かせて設定しなければなりません。

②十分に選択肢を検討しない

KPIを設定する時点で十分なデータが揃わなかったたため、推論で判断しなければならないというケースが少なからずあります。しかしあまり議論を重ねずに、すぐに手に入るデータをもとに思い付きでKPIを設定してしまうと、良い成果にはつながりません。

たとえば、従業員満足度が高く定着率も高い企業で、離職率の低さをKPIに設定した場合、もともと低い離職率を下げるための施策を行ってもそれほど数字には表れないため、業績も上がりにくいでしょう。

つまり、求める成果に関連するKPIを慎重に見極めなければならないのです。

③競争環境や事業戦略が変わってもKPIを同期しない

一度設定したKPIを見直さずにそのまま使い続けると、現状にそぐわない指標を追い続けることになります。

たとえば、事業開始時と成長期では求める指標は異なります。KPIは社員の評価にも関係しているので、KPIが変わらなければ戦略の変更を理解していたとしても対応することができません。

また新戦略を推進する上でも、社員の自発性に委ねることになってしまいます。競争環境や事業戦略が変わったら、KPIも連動して変えていきましょう。

④明らかに制御不能な要素が影響を与えている

自らコントロールできない要因がKPIに大きな影響を及ぼす可能性があるとき、設定した指標そのものが疑わしくなります。広告会社でクライアントの商品の売り上げをKPIに設定した場合を例に挙げてみましょう。

社会情勢などの外的影響をすべて排除するのは難しいですし、たまたま需要が高まって売り上げが増すこともあれば減ることも考えられます。

売り上げベースのKPIでは広告の反響による成果を正しく測るのは困難です。PDCAを回し成果を挙げるには、現状に見合ったKPIを検討する必要があるでしょう。

失敗例を見て分かるように、KPIは極めて重要な指標です。適切なKPIを設定することがKPIマネジメントの成功の秘訣といえるでしょう