会社の人事部がどのような業務を行っているかについて聞かれても、何となくしか分からない人は多いでしょう。
人事部には、
- 経営層とのやりとり
- 従業員の生活に密着したオペレーション
- 従業員になっていない入社希望者の対応
などさまざまなミッションがあるのです。ここでは企業における人事部の役割や仕事の内容について、考察します。
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１．人事部とは？
「ヒト、モノ、カネ・情報」という経営資源のなかで、最も重要とされる「ヒト」を管理する部署が人事部です。
人事部は、
- 企業を支える人材の獲得
- 管理
- 活用
などを一手に引き受けている企業の心臓部といってもよいでしょう。人事部とは企業のなかでどんな役割を担う部署なのか、具体的に見ていきます。
人事部のミッション
人事部には、単なるオペレーションに陥ることなく、経営と連動して戦略に裏付けられた動きである戦略人事のミッションがあるのです。そのため人事担当者は、経営幹部や人事部長といった管理職に当たる役職からの指示命令に従って業務を遂行します。
- 大企業：人事業務の細分化がなされているため、縦割りの組織になる傾向が強い
- 中小企業：一人の人事担当者が人事関連業務を一手に引き受けているケースが多い
人事部の4つの機能
人事部の機能には、以下の4つがあります。
- 戦略的パートナー
- 制度設計と運営
- オペレーション
- 人材開発、組織開発
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①戦略的パートナー
戦略的パートナーとは、さしずめ経営陣の参謀役といったイメージでしょうか。とかく孤立しがちな経営者や事業責任者など経営幹部の良き理解者、協力者でいることが必要です。
そのため事業戦略や経営目標を理解していることが、人事部の機能においてポイントとなりそのうえで人材と組織の側面から戦略や目標実現に向けた計画を立案、実行します。
経営戦略に基づいた人材や組織の企画、立案、実行とすべてのプロセスにおいてプロフェッショナルとしての役割が求められます。
②制度設計と運営
制度設計と運用も非常に重要な機能です。
人事部では、
- 賃金制度
- 昇給・昇格制度
- 配置転換・異動
- 福利厚生
といったさまざまな制度を一括管理しており、事業戦略に基づいた各種制度の立案、改変といった構築に関する作業はもちろん、制度の管理・運営も担当します。
企業の規模が大きいほど制度の仕組みは複雑になるため、管理には非常に神経を使います。しかし経営戦略だけでなく従業員の生活にも直結するため、公平で現実に即した制度の構築が必要となるのです。
③オペレーション
人事部では、毎月の給与計算などのオペレーション業務も行います。
- 労務管理システム 勤怠管理
- 人事システム 異動や配置転換などのオペレーション
- 福利厚生面 手続き業務
などを実施することからみても、人事部のオペレーションエリアが広範囲に及ぶとわかるでしょう。
オペレーションは主に従業員とのやりとりのなかで発生します。現場の声をオペレーションに効率よく反映させることは、人事部の重要な機能のひとつです。
④人材開発、組織開発
近年労働力不足の観点から、従業員の能力をいかに開発していくかに注目が集まっています。
- 自社を牽引できるような人材の育成
- 従業員の高いモチベーションの開発
- さまざまな能力を高められる組織風土づくり
などに取り組むことが、人事部の機能のひとつとしてクローズアップされています。
人材開発のみならず組織開発についても人事部が管轄します。経営層からも非常に期待されている機能といえるでしょう。
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総務部との違いは？ 組織名が違うだけ？
企業の中には、人事部と総務部の両方の部署がありますが、両者の違いを考えたことはありますか？実は人事部は総務部から分離独立した部署です。
総務部の業務範囲は非常に広くたとえば、
- 人事
- 経理
- 法務
- 広報
などはすべて総務部から独立した部門といっても間違いではありません。企業によって、中身に若干の違いはありますが総務部は企業・組織の「ヒト・モノ・カネ・情報」に関する事務全般を管理する部門であるといえます。
多様な役割
人事部は、下記のような7つの役割を持っています。
- 採用
- 人事
- 制度
- 育成
- 給与
- 労務厚生
- ダイバーシティ
①採用
- 管理者：採用に関する人員計画や採用方針を策定
- 中堅社員：管理者の策定した人員計画や採用方針を実際のアクションプランにブレイクダウンし、採用計画を作成して採用の実務に励む
- 若手社員：募集要項を見て応募してきた人の応募受付業務や面接会場のセッティング、日程調整といった採用活動を実施
採用といってもそれぞれの立場で異なった役割を担っているのです。
②人事
- 管理者：配置置転換や異動といった計画の策定や人事評価システムの構築や改変などに携わる
- 中堅社員：計画に基づいた配置や異動について社内調整を進行、人事評価結果の取りまとめ
- 若手社員：中堅社員が配置や異動の際に必要となる社内の人事情報の収集、管理者や中堅社員から求められる資料作成など
このように、人事担当者の役職によって業務が横断していると、
人事情報を一元管理できずに点在していまい、
欲しい情報を集めるために時間がかかったり、
会議がストップしてしまうこともありますよね。
近年では、クラウドタレントマネジメントシステムを導入して
一元管理している会社も増えています。
実際に「カオナビ」を導入している企業は、
・配置のシミュレーション機能で異動や配置、抜擢の検討がスムーズになった
・欲しい情報がその場で調べられるので、評価会議が短くなった
など、業務効率化に成功しています。
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２．人事部の仕事
多くの会社で組織化されている人事部ですが、その業務内容は多岐にわたります。人事部は、年間を通しどのようなスケジュールで、業務を遂行しているのでしょう。ここでは、人事部の年間スケジュールを追いながら、それぞれの業務での内容について詳細を解説します。きっと、人事部の抱える業務の幅広さを実感できるでしょう。
人事部の年間スケジュール
人事部の繁忙期は3月から4月と10月です。
春は、
- 新入社員の入社式関係の業務
- 定期異動・昇給・昇格といった事務手続き
- 前年度下期の面談
- 今年度上期の目標設定
- 36協定の締結といった労使交渉関係業務
などが目白押しです。
10月は、
- 内定式関連業務
- 定期異動
- 上期の面談と下期の目標設定
などで慌しくなります。比較的閑散なのは、7～9月、11月です。人事部の年間スケジュールを見ると、年間を通してコンスタントに多様な業務に追われているとわかります。
主な業務内容
人事部の主な業務内容は下記の7つです。
- 新卒採用、中途採用
- 配置・異動
- 評価
- 人材育成・キャリア開発
- 人事制度策定・運用
- 労務管理
- 社会保険・福利厚生
次の章からは各業務内容について説明します。
①新卒採用、中途採用
採用に関する手順は現状分析から始まり、そのあと要員計画を作成します。計画が練られたら、採用手段と雇用形態の検討に移るのです。
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新卒採用と中途採用では、
- 計画
- 手段
- 形態
- 採用活動の時期
などが異なるためそれぞれに合ったプランを構築することが求められます。採用に関して全体像が固まったら全体のスケジュールを確認し、採用活動をスタートさせます。
- 選考の結果通知
- 内定者へのフォロー活動
- 入社に関する手続き
など入社式を迎えるまでさまざまな事務作業に追われるのです。また内定者が内定を辞退することもあるため、入社式を迎えるまで気が抜けない日々が続きます。
採用担当者に求められる役割
採用担当者には、
- 調整：採用活動の面接日程の調整、年収や職務階級などの調整、研修内容の調整など
- 変革：社内に新たな風をもたらすための人選など
- 広告：学生やエージェントに対して行う自社のPR
- 他者の巻き込み：リクルーターの依頼や社内各部の協力要請など
といった役割が重要とされています。
②配置・異動
人事部では、配置や異動計画を策定します。
異動はバリエーションが多く、
- 社内公募
- FA制度
- 自己申告制度
など複数あります。全従業員のニーズを完全に満たすことはできませんが最適配置が実現できるよう進めることは必要です。
制度を計画・設計したら、
- 制度の浸透
- 応募者管理
- 選考業務・手続き
などの実務に取りかかります。配置や異動には個々のキャリアプランや個人のスキル・能力開発などにも関わるため、キャリア育成担当との連携も必要です。
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人事異動とは、企業が従業員に命じ、その配置や地位を変更することです。主には配置転換（転勤、昇格・降格、役職への任命、出向など）を意味しますが、採用や解雇なども含め、総称して「人事異動」ということもあり...
③評価
評価とは、社員の働き方に関して、
- 知識やスキルなど保有している能力
- コンピテンシーや業務プロセス
- 目標設定や業績結果
の観点で客観的に考察することです。
人事部は評価制度の策定から評価制度の運用に関しての一切を取り仕切ります。
評価結果は、
- 給与や昇進・昇格
- 配置
- 人材育成分野
にも活用されるので、可能な限り公正で客観的なものでなければなりません。
評価制度は、
- 目標設定
- 中間面談
- 自己評価
- 期末面談
- 一次評価
- 二次評価
- 評価調整会議
など、評価が実際に決定するまでさまざまなプロセスを必要とし、評価の決定後もフィードバック面談を行うので、時間と手間のかかる作業です。
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④人材育成・キャリア開発
人材育成・キャリア開発は、近年、人事部の業務でも注目されている分野です。「企業のビジョンを実現するためにはどんな社員を育成したらいいか」を軸とし、研修予算の確保も含めた研修計画の策定を実行します。
研修計画が策定された後は下記のようなことを実行していきます。
- 研修内容の決定
- 年間スケジュールの決定、告知
- 実際の研修を開催・運営
- 終了後は、効果を測定するため定期的なヒアリングやレポートの提出を求める
研修の効果を実証しながら、次年度の研修プランを練り直すといった業務までを含めて、人事部の仕事です。
⑤人事制度策定・運用
前述の評価制度や配置・異動・人材育成・キャリア開発といったこれらすべてに関わる人事制度の策定・運用は、人事部の役割でも非常に重要な部分といえるでしょう。
人事制度は、経営層と従業員の間をつなぐ橋渡し役となり企業の経営だけでなく社員の生活にも大きな影響を与えるため、人事制度の策定や運用は、公正で明解なものでないといけないのです。
全従業員の納得が得られる制度はないに等しいかもしれませんが、それでもなるべく多くの従業員に共感を得られるよう丁寧な説明を行うことは必要です。別の場面では経営層との交渉などが必要になることもあります。
⑥労務管理
労務管理は、
- 労働時間管理
- 給与計算・労使関係管理業務
などが挙げられます。企業によっては労務管理のなかに人事異動、社員研修、採用業務などを含める場合もあるでしょう。労務管理といわれる多くは、経営資源のひとつである「ヒト」に関してのさまざまな業務をひっくるめた総称になっています。
- ヒトを有効活用できているか
- 労働に見合った報酬が支払われているか
- 労働時間管理は適切になされているか
- 適材適所の配置が実現できているか
といった諸々の管理を人事部は一手に引き受けているのです。
⑦社会保険・福利厚生
社会保険の加入や脱退、福利厚生に関する事務手続きや広報も、人事部の大きな役割となっています。いくつかの雇用形態、労働契約の従業員がいる場合には、社会保険や雇用保険などの手続き業務だけでも煩雑を極めます。
また、事業規模が大きくなれば福利厚生の項目も多岐にわたるでしょう。法律にのっとった適法な社会保険の手続き業務と、従業員の幸福の一端を担う福利厚生に関わる事務は、人事部の大切な役割です。
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まとめ
人事部は、
- 採用
- 異動
- 評価
- 人材育成
- 制度制定
- 労務管理
と多種多彩な役割を担う部署で、経営層と戦略的パートナーでありつつ、社員に関するオペレーション業務も担当するなど、年間を通して期待される役割は多岐にわたります。
人事部の仕事を円滑に行うには、労働関係の法律の知識を身につけられる社会保険労務士といった資格取得もおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、人事部での出世を願うなら資格取得を目指してみてはいかがでしょうか。
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