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会社の人事部がどのような業務を行っているかについて聞かれても、何となくしか分からない人は多いでしょう。
人事部には、
- 経営層とのやりとり
- 従業員の生活に密着したオペレーション
- 従業員になっていない入社希望者の対応
などさまざまなミッションがあるのです。ここでは企業における人事部の役割や仕事の内容について、考察します。
目次
新しい人事制度の導入や施策の実行には人事担当者の余裕が欠かせません。カオナビなら人事を悩ませる煩雑な業務を効率化し、本質的な業務に取り組む余裕を生み出します。
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１．人事部とは？
「ヒト、モノ、カネ・情報」という経営資源のなかで、最も重要とされる「ヒト」を管理する部署が人事部です。
人事部は、
- 企業を支える人材の獲得
- 管理
- 活用
などを一手に引き受けている企業の心臓部といってもよいでしょう。人事部とは企業のなかでどんな役割を担う部署なのか、具体的に見ていきます。
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２．人事部のミッション
人事部には、単なるオペレーションに陥ることなく、経営と連動して戦略に裏付けられた動きである戦略人事のミッションがあるのです。そのため人事担当者は、経営幹部や人事部長といった管理職に当たる役職からの指示命令に従って業務を遂行します。
- 大企業：人事業務の細分化がなされているため、縦割りの組織になる傾向が強い
- 中小企業：一人の人事担当者が人事関連業務を一手に引き受けているケースが多い
３．人事部の4つの機能
人事部の機能には、以下の4つがあります。
- 戦略的パートナー
- 制度設計と運営
- オペレーション
- 人材開発、組織開発
①戦略的パートナー
戦略的パートナーとは、さしずめ経営陣の参謀役といったイメージでしょうか。とかく孤立しがちな経営者や事業責任者など経営幹部の良き理解者、協力者でいることが必要です。
そのため事業戦略や経営目標を理解していることが、人事部の機能においてポイントとなりそのうえで人材と組織の側面から戦略や目標実現に向けた計画を立案、実行します。
経営戦略に基づいた人材や組織の企画、立案、実行とすべてのプロセスにおいてプロフェッショナルとしての役割が求められます。
②制度設計と運営
制度設計と運用も非常に重要な機能です。
人事部では、
- 賃金制度
- 昇給・昇格制度
- 配置転換・異動
- 福利厚生
といったさまざまな制度を一括管理しており、事業戦略に基づいた各種制度の立案、改変といった構築に関する作業はもちろん、制度の管理・運営も担当します。
企業の規模が大きいほど制度の仕組みは複雑になるため、管理には非常に神経を使います。しかし経営戦略だけでなく従業員の生活にも直結するため、公平で現実に即した制度の構築が必要となるのです。
③オペレーション
人事部では、毎月の給与計算などのオペレーション業務も行います。
- 労務管理システム 勤怠管理
- 人事システム 異動や配置転換などのオペレーション
- 福利厚生面 手続き業務
などを実施することからみても、人事部のオペレーションエリアが広範囲に及ぶとわかるでしょう。
オペレーションは主に従業員とのやりとりのなかで発生します。現場の声をオペレーションに効率よく反映させることは、人事部の重要な機能のひとつです。
④人材開発、組織開発
近年労働力不足の観点から、従業員の能力をいかに開発していくかに注目が集まっています。
- 自社を牽引できるような人材の育成
- 従業員の高いモチベーションの開発
- さまざまな能力を高められる組織風土づくり
などに取り組むことが、人事部の機能のひとつとしてクローズアップされています。
人材開発のみならず組織開発についても人事部が管轄します。経営層からも非常に期待されている機能といえるでしょう。
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４．人事部と総務部の違い
企業の中には、人事部と総務部の両方の部署がありますが、両者の違いを考えたことはありますか？実は人事部は総務部から分離独立した部署です。
総務部の業務範囲は非常に広くたとえば、
- 人事
- 経理
- 法務
- 広報
などはすべて総務部から独立した部門といっても間違いではありません。企業によって、中身に若干の違いはありますが総務部は企業・組織の「ヒト・モノ・カネ・情報」に関する事務全般を管理する部門であるといえます。
５．人事部の役割・仕事内容
人事部は、下記のような7つの役割を持っています。
- 採用
- 人事
- 制度
- 育成
- 給与
- 労務厚生
- ダイバーシティ
①採用
- 管理者：採用に関する人員計画や採用方針を策定
- 中堅社員：管理者の策定した人員計画や採用方針を実際のアクションプランにブレイクダウンし、採用計画を作成して採用の実務に励む
- 若手社員：募集要項を見て応募してきた人の応募受付業務や面接会場のセッティング、日程調整といった採用活動を実施
採用といってもそれぞれの立場で異なった役割を担っているのです。
②人事
- 管理者：配置置転換や異動といった計画の策定や人事評価システムの構築や改変などに携わる
- 中堅社員：計画に基づいた配置や異動について社内調整を進行、人事評価結果の取りまとめ
- 若手社員：中堅社員が配置や異動の際に必要となる社内の人事情報の収集、管理者や中堅社員から求められる資料作成など
採用担当と「人事」の違いは？
採用担当とは、採用活動を受け持っている担当者のことで、応募者の対応窓口になって問い合わせに応じたり、履歴書や職務経歴書などの管理を行ったりします。
一方人事は配置転換や異動といった社内の人材配置について情報収集をし、計画を立て、配置や異動を行う業務のことです。この両者は混同しやすいので注意しましょう。
③制度
人事部は人事に関わるさまざまな制度の設計、運用、改変などを実施します。立場により、その関与する内容は異なるので、見てみましょう。
- 管理者：人事制度の方針の作成や設計
- 中堅社員：構築された制度の運用
- 若手社員：人事制度を構築するための各種データ収集や運用のための資料づくり
特に制度設計は企業と従業員に与える影響が大きく、さまざまな側面から考えなければならない難しい業務でしょう。
④育成
人材育成の重要性が叫ばれる現代、人事部の機能のなかの「育成」に注目が集まっています。
- 管理者：人材育成方針を検討・作成
- 中堅社員：人材育成方針に従って、従業員ごとや組織別といった個別の教育プログラムを設計
- 若手社員：実際に行われる研修の準備や運営、社内連絡、社外の教育機関利用時には社外との連絡、調整役を担う
⑤給与
従業員にとって最も関心が高い給与についての業務も、人事部の重要な機能のひとつです。
- 管理者：経営戦略や経営方針、予算管理に基づいて人件費の管理
- 中堅社員：給与計算システムの管理業務、従業員の社会保険の加入や脱退といった手続きや管理業務
- 若手社員：給与計算の実務的な部分（欠勤や残業の把握、給与明細の発行など）
給与計算は従業員にとって大きな問題なので、確認を重ねて丁寧に行うべき業務です。
⑥労務厚生
人事部の労務厚生の機能とは、たとえば就業規則管理や労使交渉などが当てはまります。
- 管理者：就業規則の管理、労使での交渉業務、給与支払い処理の承認といった課題に取り組む
- 中堅社員：就業規則の整備や改定に関する実務、労使交渉における合意に向けた各種の調整、福利厚生の施策検討など
- 若手社員：入退社の手続きや就業規則の社内周知、福利厚生実務、労使交渉の会場設定といった業務を担当
⑦ダイバーシティ
ダイバーシティとは、違いを尊重し幅広く人材活用を促す意味の言葉で、近年人事部の機能のひとつに、ダイバーシティが登場しました。
- 管理者：女性の活用推進の企画など、多様な人材を活性化させる方針を決定
- 中堅社員：活性化施策をどう実際の職場にブレイクダウンできるか、課題の検討と実施に向けた準備、ダイバーシティの考え方を広める研修の計画
- 若手社員：ダイバーシティの実施や取りまとめ
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最近、さまざまな分野で「多様性」を意味する「ダイバーシティ」という言葉をよく耳にするよ...
英語での略称「HR」って？
HRとは、Human Resources(ヒューマンリソース)の頭文字を取ったものです。ヒューマンリソースは、人事に関する機能やミッションをつかさどる組織を指し、日本においては「人事部」と訳すと一番ニュアンスが伝わる言葉でしょう。
またヒューマンリソースは「使命」として用いられることも多くあります。「人的資源の獲得・動機づけ・育成・定着」の4大使命の定義を認識する際に用いる企業もあります。
６．人事部の年間スケジュール
人事部の繁忙期は3月から4月と10月です。
春は、
- 新入社員の入社式関係の業務
- 定期異動・昇給・昇格といった事務手続き
- 前年度下期の面談
- 今年度上期の目標設定
- 36協定の締結といった労使交渉関係業務
などが目白押しです。
10月は、
- 内定式関連業務
- 定期異動
- 上期の面談と下期の目標設定
などで慌しくなります。比較的閑散なのは、7～9月、11月です。人事部の年間スケジュールを見ると、年間を通してコンスタントに多様な業務に追われているとわかります。
７．人事部の主な業務内容
人事部の主な業務内容は下記の7つです。
- 新卒採用、中途採用
- 配置・異動
- 評価
- 人材育成・キャリア開発
- 人事制度策定・運用
- 労務管理
- 社会保険・福利厚生
次の章からは各業務内容について説明します。
①新卒採用、中途採用
採用に関する手順は現状分析から始まり、そのあと要員計画を作成します。計画が練られたら、採用手段と雇用形態の検討に移るのです。
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新卒採用と中途採用では、
- 計画
- 手段
- 形態
- 採用活動の時期
などが異なるためそれぞれに合ったプランを構築することが求められます。採用に関して全体像が固まったら全体のスケジュールを確認し、採用活動をスタートさせます。
- 選考の結果通知
- 内定者へのフォロー活動
- 入社に関する手続き
など入社式を迎えるまでさまざまな事務作業に追われるのです。また内定者が内定を辞退することもあるため、入社式を迎えるまで気が抜けない日々が続きます。
採用担当者に求められる役割
採用担当者には、
- 調整：採用活動の面接日程の調整、年収や職務階級などの調整、研修内容の調整など
- 変革：社内に新たな風をもたらすための人選など
- 広告：学生やエージェントに対して行う自社のPR
- 他者の巻き込み：リクルーターの依頼や社内各部の協力要請など
といった役割が重要とされています。
新卒採用とは？ 中途採用との違い、メリット、スケジュール
新卒採用とは、教育機関を卒業したばかりの学生を採用すること。新卒採用の定義や中途採用との違い、メリットやスケジュール、進め方などを解説します。
１．新卒採用とは？
新卒採用とは、教育機関を卒業したば...
中途採用とは？ 新卒採用との意味の違い
中途採用とは新卒採用以外の不定期に行う人材採用および以前に就業経験のある人材を企業が採用すること。ここでは、以下の内容についてご紹介します。
新卒採用との違い
中途採用のトレンド
採用計画から選考方...
②配置・異動
人事部では、配置や異動計画を策定します。
異動はバリエーションが多く、
- 社内公募
- FA制度
- 自己申告制度
など複数あります。全従業員のニーズを完全に満たすことはできませんが最適配置が実現できるよう進めることは必要です。
制度を計画・設計したら、
- 制度の浸透
- 応募者管理
- 選考業務・手続き
などの実務に取りかかります。配置や異動には個々のキャリアプランや個人のスキル・能力開発などにも関わるため、キャリア育成担当との連携も必要です。
人事異動とは？ 目的や実施時期、決め方と手順、拒否はできる？
従業員の所属データに合わせて組織図を自動で作成・修正
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③評価
評価とは、社員の働き方に関して、
- 知識やスキルなど保有している能力
- コンピテンシーや業務プロセス
- 目標設定や業績結果
の観点で客観的に考察することです。
人事部は評価制度の策定から評価制度の運用に関しての一切を取り仕切ります。
評価結果は、
- 給与や昇進・昇格
- 配置
- 人材育成分野
にも活用されるので、可能な限り公正で客観的なものでなければなりません。
評価制度は、
- 目標設定
- 中間面談
- 自己評価
- 期末面談
- 一次評価
- 二次評価
- 評価調整会議
など、評価が実際に決定するまでさまざまなプロセスを必要とし、評価の決定後もフィードバック面談を行うので、時間と手間のかかる作業です。
人事評価制度とは？ 必要な理由、種類と仕組み、作り方を解説
Excel、紙の評価シートを豊富なテンプレートで楽々クラウド化。
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④人材育成・キャリア開発
人材育成・キャリア開発は、近年、人事部の業務でも注目されている分野です。「企業のビジョンを実現するためにはどんな社員を育成したらいいか」を軸とし、研修予算の確保も含めた研修計画の策定を実行します。
研修計画が策定された後は下記のようなことを実行していきます。
- 研修内容の決定
- 年間スケジュールの決定、告知
- 実際の研修を開催・運営
- 終了後は、効果を測定するため定期的なヒアリングやレポートの提出を求める
研修の効果を実証しながら、次年度の研修プランを練り直すといった業務までを含めて、人事部の仕事です。
人材育成とは？ 基本の考え方や育成方法、具体例をわかりやすく
従業員個々のパフォーマンスを最大化し、経営目標の達成から企業の成長・発展へと導くには、人材育成が欠かせません。しかし人材育成にはさまざまな手法があるため、どのように自社で実践していけばよいか迷ってしま...
⑤人事制度策定・運用
前述の評価制度や配置・異動・人材育成・キャリア開発といったこれらすべてに関わる人事制度の策定・運用は、人事部の役割でも非常に重要な部分といえるでしょう。
人事制度は、経営層と従業員の間をつなぐ橋渡し役となり企業の経営だけでなく社員の生活にも大きな影響を与えるため、人事制度の策定や運用は、公正で明解なものでないといけないのです。
全従業員の納得が得られる制度はないに等しいかもしれませんが、それでもなるべく多くの従業員に共感を得られるよう丁寧な説明を行うことは必要です。別の場面では経営層との交渉などが必要になることもあります。
⑥労務管理
労務管理は、
- 労働時間管理
- 給与計算・労使関係管理業務
などが挙げられます。企業によっては労務管理のなかに人事異動、社員研修、採用業務などを含める場合もあるでしょう。労務管理といわれる多くは、経営資源のひとつである「ヒト」に関してのさまざまな業務をひっくるめた総称になっています。
- ヒトを有効活用できているか
- 労働に見合った報酬が支払われているか
- 労働時間管理は適切になされているか
- 適材適所の配置が実現できているか
といった諸々の管理を人事部は一手に引き受けているのです。
労務管理とは？【簡単に解説】仕事内容、資格、システム
活気のないオフィス、閑古鳥の求人、相次ぐ退職…といった悩みを抱える会社は、企業の根幹をなす「人」の管理が適正でないことが多いといいます。そこで今回は、労務管理の運用とシステム導入のポイントについて解説...
⑦社会保険・福利厚生
社会保険の加入や脱退、福利厚生に関する事務手続きや広報も、人事部の大きな役割となっています。いくつかの雇用形態、労働契約の従業員がいる場合には、社会保険や雇用保険などの手続き業務だけでも煩雑を極めます。
また、事業規模が大きくなれば福利厚生の項目も多岐にわたるでしょう。法律にのっとった適法な社会保険の手続き業務と、従業員の幸福の一端を担う福利厚生に関わる事務は、人事部の大切な役割です。
社会保険とは？ 仕組み・種類・加入条件をわかりやすく解説
社会保険とは、私たちの生活を保障することを目的としたもので、万が一の事故に備えるための公的な保険制度です。しかし複数の制度で構成されているため、分かりにくい点も多々。それぞれの制度について加入要件など...
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人事部で出世したいなら？社会保険労務士（社労士）の資格を
労働基準法や社会保険・雇用関係の法令など、法律に即した判断をしなければならない場面も多くあると考えると、何か資格を取得したほうがよいと思いませんか？
人事部で出世を考えている人におすすめしたい資格は社会保険労務士です。社会保険労務士として法律的な知識を身につけ実務にあたることは高いポイントになります。総務部で働く人が社会保険労務士の有資格者となれば、社内の評価もアップするでしょう。
まとめ
人事部は、
- 採用
- 異動
- 評価
- 人材育成
- 制度制定
- 労務管理
と多種多彩な役割を担う部署で、経営層と戦略的パートナーでありつつ、社員に関するオペレーション業務も担当するなど、年間を通して期待される役割は多岐にわたります。
人事部の仕事を円滑に行うには、労働関係の法律の知識を身につけられる社会保険労務士といった資格取得もおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、人事部での出世を願うなら資格取得を目指してみてはいかがでしょうか。
【人事評価運用にかかる時間を90%削減！】
評価シートの作成、配布、集約、管理を全てシステム化。
OKR、MBO、360度評価などテンプレートも用意！
●作成：ドラッグ＆ドロップ評価シートを手軽に作れる
●配布：システム上で配るので、配布ミスや漏れをなくせる
●集約：評価の提出、差戻はワンクリック。進捗も一覧でわかる
●管理：過去の結果も社員ごとにデータ化し、パッと検索できる
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