人事考課シートとは、従業員の働きぶりを評価するためのシートです。ここでは、人事考課シートについて解説します。
目次
１．人事考課シートとは？
人事考課シートとは、従業員の目標や実績、スキルや業務への姿勢、課題などを評価するシートのこと。人事評価シートや自己評価シートなどと呼ばれる場合もあり、多くは1年または半年に1度のタイミングで従業員に配布されます。
また人事考課シートは、下記に有効です。
- 従業員自身が自己の課題を整理する
- 上司は適切なマネジメントを行う
- 人事担当者が人事労務管理を進める
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２．人事考課シートと人事評価シートの違い
人事考課が従業員の給与や昇進などの処遇を査定することが目的なのに対して、人事評価は従業員の業務や業績について評価することが目的です。そのためシートについても、このような運用目的の部分で異なります。
ただし実際には、人事評価と人事考課はほぼ同義のものとして扱われている節があります。
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３．人事考課シートを導入する目的やメリット
人事考課シートを導入する目的やメリットとはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- 昇進や昇給が明確になる
- 評価の公平性を担保
- 考課制度の質向上
- 全社員の目標を統一
- 社員エンゲージメントの向上
①昇進や昇給が明確になる
人事考課シートを導入すれば、昇進や昇給など人事施策の理由をシート上に表示できます。それにより従業員に不公平感が生まれにくくなるのです。
また人事考課シートに記載された内容が証拠となります。そのため昇進や昇給といったさまざまな人事施策が、高い透明性をともなって実施できるのです。
②評価の公平性を担保
人事評価に公平性や透明性が担保されていなければ、従業員のモチベーションは低下します。企業業績にも悪影響を与えかねません。
人事考課シートを導入すれば、評価項目や評価基準が明文化されるため、評価の公平性、透明性が高まります。結果、従業員が納得しやすくなるのです。
③考課制度の質向上
人事考課シートを導入すれば、評価方法や評価シートの書き方などが統一されるため、全社的に正確で公平な評価になっていきます。それにより評価の質が向上するため、下記のような良い循環を生み出すきっかけが生まれるのです。
- 人材育成の方向が明確になる
- 的確な教育や研修が実施できる
- 従業員のモチベーションが向上する
④全社員の目標を統一
人事考課シートを導入すると、評価項目を全従業員に明示できるため、目標への意識を全社的に統一できます。
それにより従業員は、「自分に何が足りないか」を理解し、そのうえで「ステップアップや貢献に向けて何をすべきか」を考えられるようになるのです。
⑤従業員エンゲージメントの向上
人事考課シートを導入すれば、自分の課題や組織の目標を可視化できます。人事考課シートを使って上司と面談すれば、働き方を見直す良いきっかけになり、面談もスムーズに進むでしょう。
またコミュニケーション力が高まり、組織の風通しも良くなるため、従業員エンゲージメントも大きく向上します。
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４．人事考課シートにおける評価のポイント
人事考課シートにおける評価のポイントとはなんでしょうか。それぞれについて見ていきます。
- 成果評価
- 能力評価
- 情意評価
①成果評価
「目標数値達成度合いといった業績評価」や「課題の解決といった実績の評価」を合わせた評価のこと。目標に至るまでのプロセスも評価対象です。
人事考課シートを活用すれば、目標数値到達度が可視化できます。プロセスも評価項目に設定すれば、成果をまるごと可視化できるでしょう。
②能力評価
業務の遂行に必要なスキルや知識、資格などを評価すること。たとえば「資格や技能などの保有能力」「将来性といった潜在能力」「パフォーマンスにあたる発揮能力」などです。人事考課シートの活用で、さまざまな能力を多面的に評価できます。
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③情意評価
仕事に対する意欲やビジョンに沿った行動、感謝や積極性、責任感などを評価するもの。
ただし成果評価や能力評価と異なり、評価者の主観が入り込みやすい評価です。人事考課シートを用いれば、主観を可能な限り排除して、従業員一人ひとりの情意を評価できます。
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５．人事考課シートにおける目標設定の方法
人事考課シートでは、どのように目標を設定するのでしょう。その方法について、解説します。
- 数値化する
- 自己啓発やスキルアップを目標に設定する
- ワンランク上の目標を設定する
- 悩んだらSMARTの法則で確認する
①数値化する
目標数値を掲げるだけにとどめず根拠のある数値目標を設定し、短期・中長期的目標もあわせて設定しましょう。
なかには、目標を数値化するのが困難な業種もあるでしょう。その際は、業務の難易度や処理スピード、過去の実績などをもとに、可能な限り数値化した目標を検討します。
②自己啓発やスキルアップを目標に設定する
目標は数値化できるものだけでなく、自己啓発やスキルアップも目標として検討しましょう。
たとえば「情報共有と業務効率を高めるため、マニュアルを作成する」「スキルアップを目的として○○の資格を取得する」など、成果が見えにくいものを行動にブレイクダウンして可視化し、目標として設定します。
③ワンランク上の目標を設定する
容易に達成できるかんたんな目標では、モチベーションは高まりません。できる限り、「今の自分では達成できないかもしれない。しかし努力や頑張り次第で達成できるかもしれない」ワンランク上の目標を設定します。
またワンランク上の目標を達成できるよう、上司によるバックアップやこまめな評価の実施などの体制も構築しましょう。
④悩んだらSMARTの法則で確認する
SMARTの法則とは、目標設定の精度を確認する法則のこと。悩んだら下記の法則に照らし合わせて確認しましょう。
- Specific：具体的に示されているか
- Measurable：数値といった形で、客観的に測定できるか
- Achievable：現実離れしておらず実現可能か
- Relevant：会社やチームと関連性が保てているか
- Time-bound：いつまでに達成するのか
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６．人事考課シートの書き方
人事考課シートはどのように書けばよいのでしょう。書き方のポイントを解説します。
- 客観的視点を持つ
- 将来プラスになるような表現を意識する
- 簡潔な表現を選ぶ
- 相手の立場になる
①客観的視点を持つ
人事考課をシートに記載する際、主観が入りやすいです。しかし公正な評価とするには、「評価に根拠がある」「客観的事実にもとづいた評価である」点が欠かせません。従業員のモチベーションを考えて、客観的視点を持ちながら記載しましょう。
②将来プラスになるような表現を意識する
従業員の将来へプラスに作用するような表現を意識して、記載しましょう。単なるマイナス評価は、従業員のモチベーションが低下してしまいます。
「従業員本人がどうしたら成長できるか」「従業員本人のためになる評価はなにか」などの視点から言葉を選び、人事考課シートに記載しましょう。
③簡潔な表現を選ぶ
評価を記載するときは、下記を意識してみましょう。簡潔かつわかりやすい評価になります。
- 「だ」「である」といった語尾を活用したシンプルな言い切り型
- 数値を用いた説得力のある文章
- 読む人の立場に立った文章
④相手の立場になる
記載する際は被評価者の立場になり、事実にもとづいて客観的かつ公平な判断を心がけましょう。
「ほかの社員と比較する」「事実を捻じ曲げている」「人間性を否定している」「ハラスメントになりかねない」記載では、従業員のモチベーションを低下させてしまいます。
７．人事考課シートの業種・職種ごとのサンプル
人事考課シートには、業種や職種ごとのサンプルがあります。それぞれについて解説しましょう。
- 事務職
- 営業職
- 技術職
- 介護職
①事務職
事務職は、目標を数値化しにくい職種です。よって日常の業務遂行能力や課題改善力などを人事考課シートに盛り込みましょう。たとえば下記のようなものです。
- 業績評価：ミスを抑えて日常業務を遂行できたか
- 能力評価：事務業務の効率化を図れたか
- 情意評価：上司へ報告連絡相談を行ったか
②営業職
営業職は売上金額目標や新規顧客開拓件数など、数値化できる評価項目が多いです。よって下記のように客観的な数字にもとづいた項目を盛り込みましょう。
- 業績評価：売上目標達成率や契約獲得数
- 能力評価：クレーム発生時の対応
- 情意評価：社内外の関係各所とのスムーズな連携
③技術職
技術職は単独でなくプロジェクトで動く場面の多い職種です。よって下記のような項目を盛り込みましょう。
- プロジェクトの成果
- 個人の成果
- マネジメント力
- 協調性
- 資格取得といった専門知識
- 顧客対応力
そして難易度や到達度、深度、自己評価と上司評価との比較などの尺度で評価し、人事考課シートに記載します。
④介護職
介護職は介護を受ける利用者の視点から評価することが重要です。数値化できる評価項目は少ないため、利用者のために何ができたかを人事考課シートに記載しましょう。たとえば下記のようなものです。
- 利用者に笑顔で接する
- 利用者に明るく対応する
- 利用者とスムーズな意思疎通に努める
- 利用者に積極的に話しかける
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