タレントマネジメントシステムとは? 機能、メリット・デメリット、選び方、比較ポイント【導入事例アリ】

ここ数年、耳にすることが増えた「タレントマネジメントシステム」。日本では比較的新しいジャンルとなるため、他システムとの違いが分からない人も多いのではないでしょうか。

  • タレントマネジメント導入の目的と具体的な内容
  • 対象となる従業員
  • タレントマネジメントの実行に必要なシステムの選び方

などについて解説します。

1.タレントマネジメントシステムとは?

タレントマネジメントシステムとは、

  • 個人情報
  • スキル
  • 経験値

など社員の情報をデータ化し一元管理する仕組みのこと。必要となる情報を集約してマネジメントを効率化し、人材の適正配置や人材育成に活用します。

タレントマネジメントとは?

▲タレントマネジメントのイメージ

タレントマネジメントとは社員の基本情報や能力・保有スキルをデータ化し、一元管理・分析して、戦略的な人材育成や人材配置につなげること

タレント(talent)という単語には、「才能のある人」「手腕」という意味があります。人材育成調査の成果をまとめた専門書『THE WAR FOR TALENT』でも、「タレント」とは有能なリーダーとマネージャーを意味する、と定義づけられているのです。

タレントマネジメントは、1990年代にアメリカで生まれた考え方で、日本では労働人口の減少が問題視されるようになった2010年代から広く知られるようになりました。

政府が進める働き方改革やビジネス環境のボーダーレス化の例でも分かる通り、現代社会では、変化のスピードが著しいです。

こうした変化に対応するには、人材マネジメントの再構築が必要と考えられており、タレントマネジメントは方法の一つとして注目されています。

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タレントマネジメントの対象

タレントマネジメントの対象は、

  1. 全社員
  2. 幹部候補やプロ人材

と2つに分かれます。

全社員を対象とする場合

文字通り全社員を対象にタレントマネジメントを行います。「新入社員から幹部クラスの社員」などと、ある程度対象をしぼっている企業もありますが、パート社員やアルバイトまで含めて全従業員を対象としている企業も多いです。

対象を広げれば広げるほど、組織の末端に至るまで、適材適所な人材配置を目指すことができます

幹部候補やプロ人材のみを対象とする場合

高い専門性や豊富なキャリアを持った人材のみに対象をしぼって、リーダーシップ論に基づいた人材活用を進めます

有能な人材の能力開発を優先し、能力に見合った仕事やポジションを用意することで、成長を促しながら能力を最大限に引き出して活用するのです。

タレントマネジメントの具体的内容

タレントマネジメントシステムの具体的な内容は、6つのステップから見ると理解しやすいでしょう。また、以下のように、ステップごとに行動指針や注意すべき点が異なります。

  • STEP.1
    情報収集
    氏名、学歴、経歴、配属などの人材情報を集める
  • STEP.2
    人材選出
    条件に基づいて「タレント人材」を選び出し「タレントプール」をつくる
    タレントごとに特定のグループを組み、必要に応じて育成する体制を整備
  • STEP.3
    計画立案
    タレントプールごとにタレントの採用および育成計画を立案
    新規採用や配置転換も踏まえ柔軟な計画を立てる
  • STEP.4
    採用や配置の実施
    STEP3で立案した計画に基づき、タレントの採用や配置を実施
  • STEP.5
    評価や確認
    採用や配置転換などを行った後の成果を評価する
    企業業績、タレントの貢献度や考え方などを確認する
  • STEP.6
    再開発
    能力の成長に問題がある場合、研修プログラムなどで能力を再開発する

2.タレントマネジメントシステムの機能、できること

タレントマネジメントシステムの一般的な機能として挙げられるのは、

  • 基本の人材データベース
  • 登録情報の管理・分析
  • 検索

など。基本の人材データベースには社員の、

  • スキル
  • 経験
  • 職歴
  • 資格
  • コミュニケーション能力

などが登録でき、製品によっては独自に項目を追加できるものも。タレントマネジメントシステムでは、

  1. 人材データベースの構築・管理
  2. 後継者管理
  3. 目標・パフォーマンス管理
  4. 要員計画
  5. 報酬管理
  6. 採用管理

が可能です。より具体的な機能について紹介しましょう。

①人材データベースの構築・管理

タレントの管理・対象範囲を決め、どんな人事情報をどのような目的で活用するかを整理できます。

まず、現状の人員配置や面談記録など、分散した人材情報を一元管理し、人材データベースを構築。これにより、対象の人材を見える化するのです。

組織図を描画する機能を備えた製品なら、人材配置や抜擢のシミュレーションも可能でしょう。社員アンケートの回答をもとに退職リスクを早期発見できる機能なども注目を集めています。

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②後継者管理

  • リーダー不在
  • リーダーの機能不足
  • リーダーの重複

などを発見し解決するものです。

後継者管理機能は、特に海外拠点などでニーズが高まっています。タレントマネジメントシステムを導入すると、

  • 幹部の後継者としてふさわしい人材を選ぶ
  • プールする仕組みを構築
  • 育成計画を練る

などが可能になるため、求められるリーダー像が明確になるのです。これにより、新規募集や外部からのヘッドハンティングが容易になります。

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③目標・パフォーマンス管理

人材評価の指標や実績を管理する機能です。

  • それぞれの目標を可視化して確認
  • 設定した目標に向けたアクションを起こせているかを、上司が随時モニタリング
  • 目標達成の確度を高める

といったことができます。

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④要員計画

職種ごとに、数年間分の想定人件費と会社の収益などをもとに、要員計画を立案する機能です。

要員計画とは、事業計画に基づいて策定された人事配置と人材採用計画のことで、経営計画と連動して策定します。製品によっては、職種ごとの人件費や会社の収益などをもとに、要員の採用計画を立案できる機能を搭載している場合も。

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⑤報酬管理

社員情報や評価結果、成果指標など各種情報にもとづいて報酬の配分をシミュレーションし、賞与・昇降給の自動計算や調整を行う機能です。

⑥採用管理

優秀な人材を採用するには、タレントマネジメント戦略にもとづいた採用戦略を立案推進する必要があります。

タレントマネジメントシステムの採用管理機能では人材獲得の費用対効果を分析し、人材採用活動に役立てることが可能です。

3.タレントマネジメントシステムの選び方・比較のポイント

さまざまな機能を持つタレントマネジメントシステムですが、導入しただけでは十分な効果は見込めません。導入のメリットを最大化するには、自社に必要な機能を見極め、要件を満たす製品を選ばなくてはならないのです。

タレントマネジメントシステムを導入する際に、比較すべきポイントは一体何でしょう?

  1. 自社の人事システムの実態に合わせたものを選ぶ
  2. 必要性に合わせたパッケージシステムを選ぶ
  3. 必要な人材データを一元化・可視化できるものを選ぶ
  4. セキュリティー環境が安心なものを選ぶ
  5. 柔軟性と拡張性があるものを選ぶ

①自社の人事システムの実態に合わせたものを選ぶ

現在、さまざまな機能が搭載された、多種多様なパッケージソフトが販売されています。自社の人事システムに合うタレントマネジメントシステムを選ぶには自社の現状認識と解決すべき課題を明らかにしましょう。

業務フローに無理なく組み込めるシステムを導入することで、

  • 導入後、十分に活用される
  • 課題の解決につながる

といったメリットが見込めます。

②必要性に合わせたパッケージシステムを選ぶ

競争優位性を生み出すための戦略であるタレントマネジメントには、ベストプラクティス(最も効率が良い手法)が通用しません。そのため、パッケージシステムとの相性も良くないのです。

従ってコンサルティングのもとカスタマイズしたシステムを導入するとよいでしょう。

しかし、「自社におけるタレントマネジメントの成功に必要な機能」をよく考え、要件を満たすパッケージシステムを見つけた場合は、積極的に活用します。

③必要な人材データを一元化・可視化できるものを選ぶ

タレントマネジメントシステムを選ぶ際、

  • UI・UXの面での使いやすさ
  • 操作のしやすさ

はもちろん重要です。しかし、自社が必要とする人材データが一元化、可視化されていなければ、いくら操作しやすくても意味はありません。

データは蓄積されていればよいわけではなく、いつでもどこでも、分析しやすい形で取り出せる状態になっていることが理想です。

たとえば、必要に応じて一定期間ごとのデータとして区切り、自動的に分析して答えを出してくれる機能があれば、可視性は非常に高くなります。

④セキュリティー環境が安心なものを選ぶ

個人情報の保護は企業の責務。強固なセキュリティー機能を備えたシステムを選び、安全性を確保します。

  • IDやパスワード
  • クライアント証明書による端末認証機能
  • 端末を紛失した際、遠隔操作でデータの外部流出を阻止する機能
  • 特定IPからのアクセス許可・除外が管理画面で自由に設定できる機能

などが搭載されているものを選ぶとよいでしょう。

さらに、

  • パスワードの強度の設定
  • データの自動バックアップ機能
  • データベースの二重化

に対応しているとより安全性が高いです。他セキュリティーシステムとの整合性も確認しておくとよいでしょう。

⑤柔軟性と拡張性があるものを選ぶ

タレントマネジメントを支援するシステムに、柔軟性と拡張性がなければ、単なる閲覧システムになってしまいます。

特に成長途上の企業は、組織変更や配置転換が煩雑に行われ、組織自体が大きく変わる可能性も。組織の状態に合わせて項目の変更や追加を細かく行えることが重要です。

しかし、柔軟性がいくら高くても変更の度に追加費用がかかるなど、システム維持に多額なコストが必要になっては、いくら効率化できても費用対効果が合わなくなります。

項目の変更・追加時に、追加費用が発生しないシステムを選ぶとよいでしょう。

4.タレントマネジメントシステムの導入事例

タレントマネジメントは、どちらかというと海外のグローバル企業を中心に広まっている考え方で、日本企業ではここ10年ほどの間で導入する企業が見られるようになってきました。

タレントマネジメントに早くから注目し、有効活用している日本企業4社の導入事例を紹介します。

  1. 日清食品ホールディングス
  2. ミュゼプラチナム
  3. リブセンス
  4. クラウドワークス

事例①日清食品ホールディングス株式会社

日清食品ホールディングスでは指標を柔軟につくることができ、かつ運用コストが安いなど総合的なコストパフォーマンスが高いことから「カオナビ」を導入しています。

SHUFFLE FACE(シャッフル フェイス)機能などを使うことで、トップ層から問われる重要な話題に迅速に答えられる点が評価されているといいます。名前や所属情報だけではなく、顔写真で社員を認識できるため、トップ層がその時点での人材状況を理解し、スムーズに判断ができるのです。

また、話題にあがった社員の詳細をその場で確認できる点も、人事会議の活発化に貢献しています。

事例②株式会社ミュゼプラチナム

ミュゼプラチナムも自由に項目をカスタマイズできることからカオナビを導入しました。導入により、評価フローが大きく改善しているといいます。

導入前、社員と部長の面談設定はスムーズに行えていませんでした。しかし導入後、評価フローが「見える化」されたため、評価運用が劇的に効率化されたのです。

また迅速で的確な評価の入力も可能になり、「会社はきちんと評価している」ことが現場の社員に伝わるようになりました。会社や上司に対する信頼感がアップし社員の働きがいが向上した、ということです。

事例③株式会社リブセンス

創業10年以上になり、運営するサービスも増加しつつあるリブセンス。一人の社員が複数のグループを兼務する状況をシステム上で柔軟に管理する必要があったことから、2016年10月よりカオナビを導入しています。

社員情報の入力や変更が簡単にできるため、社員の基本情報から面談情報まで、すべての社員情報をカオナビで一元管理。

人事異動を検討する会議では、話題にあがった社員の情報をすぐに確認できるため、顔と名前を一致させやすく、誰がどの部署にいるかを確認しやすくなりました。社内のチームワーク向上の一助にもなっているそうです。

事例④株式会社クラウドワークス

上場を経て採用を強化し、新卒を含め100名を超える組織になったクラウドワークス。その結果、人事情報を一元管理する必要性に迫られていました。

同時に、新たに人事評価制度が導入され、人事情報の管理方法を見直す必要性があったのです。このことから、

  • 一元管理
  • 人事情報の管理方法の見直し

2つを満たすことができるカオナビを導入しました。

誰がどこに所属しているのか、顔と名前が一致した状態で確認できるようになり、コミュニケーションが円滑になったといいます。現在は、人に関する情報をカオナビにストックした上で、潜在的なスキルを考慮し、「個」を生かすためのツールとして活用していくことを検討しているそうです。

タレントマネジメントをスムーズに

タレントマネジメントは人事戦略の要となるものです。

  • 効果的なタレントマネジメントを実現したい
  • タレントがどこにいるかわからない
  • 人材情報を見える化、カンタンに共有したい
  • 要員計画を立てたい
  • 適材適所の配置を検討したい

ひとつでも当てはまるようであれば「カオナビ」をおすすめします。

タレントマネジメントツールカオナビにはタレントマネジメントをスムーズに行うための機能があります。

顔写真つき組織図機能

顔写真つき組織図機能

実際に社員の配置を動かしてシミュレーションし、計画を立てられます

シミュレーションデータは保存が可能で、会議のときにパッと開けます

配置転換シミュレーション

配置転換シミュレーション

人件費も計算

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顔写真付きだから現場の雰囲気がイメージしやすいのが特徴です。

適材適所の実現にぜひご活用ください。

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