人事面談とは?【質問例・何を話すべき?】やり方、ポイント

人事面談とは、上司や人事担当者と部下が1対1で行う面談です。企業で必ず行われる人事面談の目的や効果、やり方を正しく理解できているでしょうか。

人事面談で話す内容は査定や給与にも影響する重要なこと。それゆえ、人事面談が正しく行われていないと、従業員の不満を蓄積してしまう原因となってしまいます。

今回は人事面談の種類ややり方、人事面談での質問例や人事面談を成功させるポイントなどを詳しくご紹介します。

1.人事面談とは?

人事面談とは、上司または人事担当者と部下が1対1で行う面談のこと。人材育成に欠かせない要素のひとつで、実施のタイミングは企業によってさまざまです。一般的には半期に1回や年に1回ほどとなっています。

実施目的もさまざまで基本は、人事評価やそのフィードバック、目標達成の進捗状況や課題の確認、今後のキャリアプランなどについて話し合うのです。

また、人事面談の結果は査定や給与にも影響するもの。よってやり方を間違えると従業員のモチベーションを下げてしまったり、信頼を損ねたりしてしまいます。最悪、離職につながる恐れもあるでしょう。

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2.人事面談の種類

人事面談は以下5種類あり、面談の目的や話す内容などは、面談の種類によって異なります。部下にとって面談が有意義な時間になるよう、面談の種類を把握するのも大切です。

  1. 中間面談
  2. 目標設定面談
  3. フィードバック面談
  4. キャリア面談
  5. 1on1ミーティング

①中間面談

設定した目標の進捗状況や達成に向けた課題を確認する面談です。四半期や半期、1年に1回ほどのペースで実施します。

進捗確認だけでなく、状況に応じた目標の変更や追加、課題解決のための取り組みやアクションプランの見直しなども行うのです。あわせて、部下のモチベーションやサポートの有無なども確認する面談となります。

②目標設定面談

目標設定のタイミングになりやすい期初や上期、下期など節目に行われ、いつまでに・何を・どこまで達成するかといった基準を明確にします。そして部下が設定した目標を上司が確認し、必要に応じて修正や指導を行うのです。

一般的に、双方が納得して確定できた目標は人事に提出します。目標は部下の人事評価や賞与などに影響する重要なものです。そのため、適切な目標が設定できるようにサポートやアドバイスすることが求められます。

③フィードバック面談

目標達成の進捗や人事評価の結果などを部下にフィードバックする面談です。ただ現状や結果などを伝達するだけでなく、成長や次のステップに向けてどうすべきかまでフィードバックすることが求められます。

「弱点をどのように克服するか」「強みをどう伸ばしていくか」を上司と一緒に検討する時間です。フィードバック面談は人材育成に有効で、部下の育成を目的に行われます。面談内容への納得感や部下のモチベーション向上にも有効です。

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④キャリア面談

部下のキャリア開発について中長期的な視点に立って話し合う面談です。上司としてだけでなく、同じ会社の先輩としてアドバイスすることがポイントとなります。

「どのようなことに興味を持っているか」「どのような価値観を大切にしているか」など、部下への理解を深めたうえでキャリアについて一緒に検討し、必要に応じてアドバイスするのです。

キャリアにおける部下の悩みや自社でのキャリアの選択肢などを提示すると、部下の向上心とエンゲージメントを高める効果が期待できます。

⑤1on1ミーティング

近年、注目を集めている人材育成の手法のひとつ。人事面談の一種ではあるものの、人事面談とはまた違った扱いになります。

上司と部下が定期的に行う1対1の面談で、部下の育成やモチベーション向上、信頼関係の構築を目的に実施するのです。人事面談とは異なり、週1回〜月1回ほどと高頻度に実施されます。

一般的な人事面談は評価を軸にした上司の一方的な対話といったネガティブな印象を持たれがちでしょう。しかし1on1は、上司が部下への傾聴の姿勢を大切にし、部下のために設けるポジティブな面談といえます。

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3.人事面談の目的

人事面談は、主に3つの目的をもって実施されます。各目的を詳しくみていきましょう。

  1. 従業員の状況を把握するため
  2. 従業員の成長とモチベーションアップを促すため
  3. 人事評価の精度・納得度を高めるため

①従業員の状況を把握するため

日常的な側面からだけでなく、面談でしっかり対話すると把握できる部分も多いです。通常業務のなかで100%監視下におけるわけではないため、面談で見えない部分や部下の心のうちを把握することが大切です。

上司が「自分のことをきちんと見てくれている」「寄り添ってくれている」とわかれば、安心感・信頼感も高まります。そのため、面談では上司から見えないところでの悩みや努力を知ることがポイントです。

部下によっても上司の対応へのとらえ方は異なるもの。たとえば放任に対しても「放置されている」ととらえられることもあれば「信頼して任せてくれている」と反対的な認識を持たれることもあるでしょう。

面談で上司の考えや意図も部下に伝えると、お互いの認識の齟齬がなくなり、信頼関係の構築に貢献します。

②従業員の成長とモチベーションアップを促すため

目標管理や今後のキャリア開発についての確認、話し合いにより部下の成長とモチベーションの向上を促すのも目的のひとつ。日々、ただ業務をこなしているだけでは成長やモチベーションは促されません。

面談で上司と対話し、アドバイスや指導を受けると、明確な道筋や努力の方向性が示されます。また「なぜ成長しなければならないのか」「それに何が必要か」も理解できるため、モチベーションを高めながら目的を持って取り組めるのです。

そのためにも不安や悩みなどをヒアリングし、適切なサポートやアドバイスを行い、安心して働ける環境を整えましょう。

③人事評価の精度・納得度を高めるため

人事評価は一方的なものと認識されてしまうと、納得感が得られません。評価への不満はエンゲージメントの低下につながり、最悪のケースで離職を引き起こしてしまいます。

できる限り中間面談では、部下が評価に納得できるよう背景を説明しましょう。また、評価の精度を上げるためにも評価に必要な要素を集めるのも重要です。

評価結果への納得感を高めるためにも「なぜその評価になったのか」「評価を高めるために今後何が必要か」まで伝えます。評価のよしあしにかかわらず、その評価になった背景や理由を明確に伝えると、企業や上司への信頼にも影響するのです。

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4.人事面談で期待できる効果

人事面談では、以下のような効果に期待できます。

  1. 部下のパフォーマンス・モチベーションの向上
  2. コミュニケーションの促進
  3. 組織の改善

①部下のパフォーマンス・モチベーションの向上

適切なフィードバックでは、パフォーマンスとモチベーションの向上に期待できます。目標達成のための課題や改善点、対話から自分の弱点がわかったうえで、上司が適切なアドバイスや指導がなされれば、部下のパフォーマンスは向上するでしょう。

というのも、面談を通して部下が自己理解を深められ、かつ上司からのアドバイスや指導によって進むべき方向性が明確になるからです。努力の方向性が明確になれば、良い評価を得るため、目標達成に向けて高いモチベーションを持って取り組めるでしょう。

②コミュニケーションの促進

人事面談は、上司と部下の貴重な対話機会でもあります。コミュニケーションが不足している環境では、信頼関係が構築されやすく、安心して働ける職場環境とはいえません、

上司と部下が自分の考えを伝えられれば相互理解を深められるだけでなく、上司も部下の考えや努力の過程が知っていけます。それにより結果だけにとらわれない評価ができるようになるのです。

③組織の改善

人事面談は、評価や目標設定だけにとどまらず、部下の悩みや課題についても話し合える時間です。部下の悩みや課題は組織の課題に直結するもので、部下から聞き出せれば何を改善すべきかが明確になり、効果的な組織改善にも役立ちます。

また、部下の悩みや課題に対して上司が聞き入れ、改善のために動く姿勢が見られると、従業員のエンゲージメントや企業、上司への信頼獲得が見込めるのです。ただし、上司との関係性によっては正直に悩みや課題を伝えることが難しいケースもあります。

上司は部下との信頼関係構築を前提に、人事面談で引き出せなかったことはアンケートで補って課題改善に取り組むとよいでしょう。

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5.人事面談では何を話すべき?

人事面談で話す内容は、評価に関することがメインです。ただし面談の種類によって、目標やキャリア、日常的なことなど、必要に応じて話す内容を変えていきます。

部下が面談に意味を見出せるかが重要であるため、まずは面談を実施する目的を明確にしたうえで、話すテーマを決めるとよいでしょう。

面談で大切なのは要点だけでなく、次につながるアクションまで伝えること。たとえば評価であれば結果だけでなく、その結果になった背景や理由、評価を上げるためにすべきことや改善点、さらに評価を高めるために具体的に必要なことを伝えましょう。

いかなるテーマにおいても、次への具体的なアクションが明確になるような対話が重要です。そしてそのなかでモチベーションやパフォーマンスを上げるためのアドバイスや指導を行いましょう。

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6.人事面談の質問例

ここでは、人事面談の種類別に質問例をご紹介します。人事面談を行う際の参考にしてみてください。

【質問例】中間面談

中間面談でテーマとなるのは、目標達成への進捗状況や課題などについてです。下記に、質問例を挙げていきます。

  • 目標に対する現時点での進捗はどうですか?
  • 達成した目標やタスク、プロジェクトなどの成果を教えてください。
  • 目標達成に向けて直面している課題や困難はありますか?
  • その課題や困難に対してどのように取り組んでいますか?
  • 目標達成やタスク、プロジェクトの中で特に難しいことや改善が必要だと思う点はありますか?
  • 目標に対する現時点での自己評価はどうですか?
  • 目標を達成するために追加すべきアクションプランはありますか?
  • 目標やタスクの調整や修正は必要だと思いますか?
  • 目標達成に向けてどのようなスキルを磨きたいと考えていますか?
  • そのために具体的な取り組みや学びはできていますか?
  • チームやメンバーのなかのコミュニケーションに困難はありますか?

【質問例】目標設定面談

目標設定面談でテーマとなるのは、具体的な目標設定と達成のための計画です。下記に、質問例を挙げていきます。

  • 現在立てている目標と達成までの具体的なアクションプラン、スケジュールを教えてください。
  • 目標やスケジュールを立てる上で悩みや困難はありますか?
  • なぜその目標を選定したのですか?
  • 目標の優先順位はどのようにして設定しましたか?
  • 自分のレベルに相当した無理のない目標が設定できていると感じますか?
  • 各目標を期限内に達成するにはどのような行動が必要だと思いますか?
  • 目標を達成するために必要なスキルやリソースはなんだと思いますか?
  • 目標を達成する上でどのような困難が想定されますか?また困難にどう対処しますか?
  • 目標達成のために周囲からサポートを受けられそうですか?

【質問例】フィードバック面談

フィードバック面談でテーマとなるのは、目標達成や評価における結果の共有や改善点などです。下記に、質問例を挙げていきます。

  • 評価についてどう感じていますか?
  • 評価結果は妥当だと思いますか?
  • 設定した目標は適切でしたか?
  • どのような点に改善やレベルアップが必要だと思いますか?
  • 成果が出た、または出なかった時の要因はなんだと思いますか?
  • 目標達成や良い評価を得るために努力したことや工夫したことはありますか?
  • 目標達成やプロジェクトを進める上で周囲からのサポートは十分でしたか?
  • 今後評価を上げるために必要だと思うスキルや行動はありますか?
  • 現在の評価からレベルアップするために改善すべき点や克服すべき弱点はなんだと思いますか?
  • そのために具体的にどう行動しようと考えていますか?

【質問例】キャリア面談

キャリア面談でテーマとなるのは、今後の自社でのキャリアプランです。下記に、質問例を挙げていきます。

  • 今後のキャリアについてどのように考えていますか?
  • キャリアにおいて長期的な目標はありますか?
  • 理想のキャリアを築く上で今の環境に問題はありませんか?
  • 理想のキャリアを形成するために必要なことはなんだと思いますか?
  • 最終的にどのようなポジションに就きたいと考えていますか?
  • 今の仕事にやりがいを感じますか?
  • 今の仕事の難易度は適切だと感じますか?
  • 現在の役割やポジションに満足していますか?
  • キャリアを形成する上で現在取り組んでいることや努力していることはありますか?

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7.人事面談のやり方

下記で、ステップ別に人事面談のやり方を詳しく解説します。

  1. 事前準備
  2. 人事面談開始
  3. 人事面談後

①事前準備

人事面談はいきなりかつ勝手に設定せず面談を実施する目的と日時を事前に共有しましょう。日時は部下のスケジュールも確認し、お互いの業務に支障が出ないように設定することが大切です。

また、事前に面談のテーマを決めておくとお互い話す内容が準備できるため、当日スムーズかつ充実した面談が行えます。また人に聞かれたくない内容もあるため、1対1で静かに行える場所を確保するのもポイントです。

②人事面談開始

まずは話しやすい雰囲気を作るため、アイスブレイクから入ります。とくに評価に関する面談は緊張感が高まるため、リラックスできる雰囲気づくりが大切です。また、緊張感を和らげるために、よい内容から伝えると同時に部下を労う言葉もかけるとよいでしょう。

その後、まずは部下本人に状況を振り返ってもらい、評価とあわせて課題点などを率直に伝えます。この時、威圧的な言い方にならないよう注意が必要です。

評価といった伝えるべきことが伝えられたら、次に今後に向けたアドバイスや指導を行います。アドバイスや指導では、改善点などのネガティブな指摘点をよい方向へ持っていくための具体的なアクションがイメージできるように伝えることがポイントです。

最後に、質問がないかを確認し、部下が納得して面談を終われるようにしましょう。あわせて、次への目標設定や今後の方向性などを考えたり、キャリア形成について確認したりするのもオススメです。

面談が部下にとってストレスではなく、モチベーションや成長を高めるための有意義な時間になるように工夫しましょう。

③人事面談後

人事面談終了後は、人事評価の材料にするためにも面談の内容を評価シートに記入します。また部下用にフィードバックやアドバイスを振り返られるよう面談内容もまとめられるとよいでしょう。

人事面談後は部下の立てた目標などの進捗を見守りつつ、必要に応じてフォローやアドバイスを行います。面談時だけでなく、日頃から何かあれば相談に乗る姿勢でいると、部下との信頼関係も構築され、人事面談をより有意義なものにできるはずです。

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8.人事面談実施のポイント

最後に、人事面談をスムーズに進め、成功させるためのポイントをご紹介します。

  1. 話しやすい雰囲気をつくる
  2. 傾聴の姿勢を忘れない
  3. 丁寧で具体的なフィードバックをする
  4. 面談シートを活用する

①話しやすい雰囲気をつくる

人事面談は、上司など上の立場の人との1対1での面談となるため、部下にとって緊張感が高いもの。

緊張しすぎたり、萎縮したりしてしまうと思うように対話が進められなくなります。まずは上司が話しやすい雰囲気を作るためにアイスブレイクを行いましょう。

緊張をほぐしてあげると部下の本音が引き出されやすく、上司の言うことにもしっかりと耳を傾けてくれます。

②傾聴の姿勢を忘れない

上司が一方的に話すばかりだったり、部下の話を聞き出すことばかりに注力したりする面談は避けましょう。部下の気持ちに寄り添って話を聞くのはもちろん、うまい塩梅に自分の経験談や思いを語ったりするのもポイントです。

「部下が話し終わるまで話を遮らない」「否定から入らない」ことも重要といえます。まずは受け止めることを意識すると、部下も本音を話しやすくなります。

③丁寧で具体的なフィードバックをする

面談は次のアクションにつなげられるよう、上司が今後の方向性を示してあげるのも大切です。そのためには、丁寧かつ具体的なフィードバックが欠かせません。

フィードバックは抽象的な内容ではなく、具体的な数値や例などを挙げて褒めたり、改善点を伝えたりしましょう。また部下の質問に対して、部下が納得できる回答を上司が用意できるかも重要です。

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④面談シートを活用する

面談の議事録として、面談シートを活用するのもポイントです。面談シートを保管しておくことで、その内容を人事施策などに有効活用できます。

面談シートは「質問項目」「回答」「評価」「面談を通して決めた目標や現状の課題」「今後やるべきこと」などを一覧にまとめましょう。面談を振り返ると、改めて分析できたり、部下の変化にも気づきやすくなったりします。