自治体向け人事評価システムの選び方【事例・メリット】

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自治体が限られた予算と人員の中で最大の成果を出すためには、効果的な人事評価の仕組みが不可欠でしょう。しかし、手作業や古いシステムでの人事評価運用は、現状として多くの非効率性や課題を抱えています。

そこで注目されているのが、人事評価システムの導入です。

今回は、自治体が人事評価システムを導入するメリットや導入時に直面する課題、最適なシステムの選び方などについて詳しく解説します。

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１．自治体に人事評価システムを導入するメリット

近年、自治体でも人事評価システムの導入が進んでいます。職員のモチベーション向上や組織力の強化、さらに限られた予算と人員の中で最大のパフォーマンスを発揮するためには、効果的な人事評価の仕組みが不可欠です。

しかし、手作業や古いシステムでの運用は、多くの非効率性や課題を抱えています。まずは、人事評価システムを導入することで自治体が得られる具体的なメリットを見ていきましょう。

必要な人材情報をすぐに見つけられる

人事評価システムを導入する最大のメリットの一つは、膨大な職員情報の中から必要なデータを迅速かつ正確に検索・抽出できることです。評価に必要な人材情報の確認が簡単で、過去の評価データも手軽に引き出せます。

紙媒体での管理や複数のファイルに分散したデータは、探し出すのに多大な時間と労力を要するだけでなく、情報を見落とすリスクも高いものです。

システム化すると、必要な情報へすぐにアクセスできるようになり、評価業務のスピードと正確性が格段に向上するでしょう。

評価業務が効率化する

人事評価システムは、評価業務そのもののプロセスを大幅に効率化できます。従来の評価業務には、目標設定シートの配布、評価者による手書き記入、回収、集計、そして人事部でのデータ入力といった煩雑な作業が発生していました。

これらの作業は時間と労力を要するだけでなく、入力ミスや紛失のリスクも伴います。

システムにより評価に必要な情報やフローを一元化することで、評価に関わる全ての職員の負担を軽減できます。たとえば、目標設定や進捗管理、評価入力、フィードバックといった一連の流れをシステム上で完結させることが可能です。

評価運用にかかる工数・コストを削減できる

評価業務の効率化は、結果として評価運用にかかる工数とコストの削減につながります。手作業によるデータ入力や集計、書類の配布・回収といった作業の自動化によって、それらに要していた職員の残業時間や人件費を削減できるでしょう。

さらに、評価シートや関連書類をデジタル化することで、用紙代や印刷コストも大幅に削減可能です。直接的なコスト削減だけでなく、評価業務の滞りによる手戻りや再評価にかかる見えないコストも減らせ、トータルでの費用対効果の高さに期待できます。

戦略的なコア業務に時間を使える

評価業務の効率化と工数・コスト削減によって生み出された時間は、人事担当者がより戦略的なコア業務に集中できるという大きなメリットをもたらします。

ルーティンワークに追われていた人事担当者が、以下のような付加価値の高い業務に時間を割けるようになるのです。

• 人材育成計画の策定
• 採用戦略の立案
• 人事制度の改善
• 働き方改革の推進

人事は単なる管理部門から、自治体の持続的な成長を支える戦略的なパートナーへと高度な役割を担えるようになるでしょう。

評価の納得度が高まる

人事評価システムは、評価の透明性と公平性を高め、結果として職員の評価に対する納得度を向上させます。

評価基準やプロセスが明確になり、評価結果の集計作業が自動化されれば、職員一人ひとりへの丁寧なフィードバックも実現可能です。これにより、人材育成の促進にもつながります。

評価への納得度が高まることは、職員のモチベーション向上、エンゲージメント強化、そして組織全体のパフォーマンス向上に大きく貢献するでしょう。結果として、生産性や定着率の向上といった大きなメリットが得られるのです。

戦略的な人材配置を検討できる

人事評価システムには、職員のあらゆる情報が集約されています。このデータを活用することで、自治体全体の戦略的な人材配置も可能です。

職員のスキル、経験、評価履歴、希望部署などの情報を一元的に把握できれば、緊急性の高い業務へのアサインや、特定のプロジェクトチームの編成などを迅速に行えます。スピーディーな意思決定が求められる場面でも効率的に動けるでしょう。

これにより、自治体は常に最適な組織体制を維持し、変化する行政ニーズへ柔軟に対応できるようになります。

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２．人事評価システム導入における課題

自治体における人事評価システムの導入は、多くのメリットがある一方で、いくつかの課題も伴います。これらの課題を事前に理解し、適切な対策を講じることで、スムーズな導入と効果的な運用が可能になるはずです。

ここでは、人事評価システム導入を検討されている自治体の人事担当者が直面しえる課題を見ていきます。

職員の負担が一時的に増加する

人事評価システムの導入は、長期的に見れば業務効率化につながりますが、導入初期においては、一時的に職員の負担が増加する可能性もあります。システムの導入にあたって評価項目を見直したり、新しい操作方法を習得したりする必要があるためです。

とくに、ITリテラシーが高くない職員にとっては、慣れるまでに時間がかかるかもしれません。

また、導入当初は、既存の職員データをシステムに移行する作業も発生します。職員数が多い自治体の場合、この初期データ入力作業はかなりの時間と労力を要するでしょう。実行するにあたり、職員の理解と協力体制の構築が不可欠です。

従業員から不満が出る可能性がある

人事評価システムの導入にあたって、人事評価制度自体を変えるケースもあります。これまでの評価と大きく変わることで、職員から不満が出る可能性も考慮しなければなりません。

評価基準が曖昧であったり、評価者の主観が大きく影響したりすると「システムを導入したのに、結局評価は変わらない」といった不満につながるおそれがあるからです。

また、操作が複雑で使いにくいシステムは、職員のモチベーションを低下させ、評価業務自体への抵抗感を生み出す可能性もあります。さらに、システムを導入する目的が不明確であったり、いきなり導入されたりすると、不満が募りかねません。

こうした不満を出さないためには、丁寧な説明と職員の声を聞く姿勢が重要となるでしょう。

どのシステムを導入すればいいかわからない

数多くの人事評価システムが存在するため、自治体の特性やニーズに合致した最適なシステムを選ぶことは容易ではありません。

「機能が多ければ多いほどいい」など、安直にシステムを導入してしまうと、コストだけがかさんで使いこなせず、費用対効果が悪化する可能性もあります。

そのため、評価制度や業務フローを明確にした上で、システムに求める要件の洗い出しが重要です。その上で複数のシステムを比較検討することがポイントとなります。

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３．自治体における人事評価システムの選び方

自治体が人事評価システムを導入する際にチェックすべきポイントは以下の8つです。

• LGWANやISMAPに対応しているか
• セキュリティは強固か
• 必要な機能が備わっているか
• 操作しやすいか
• 提携形態や料金形態は適正か
• どのくらいの期間で導入できるか
• サポート体制は整っているか
• 自社の評価制度に対応しているか

それぞれ詳しく解説していきます。

LGWANやISMAPに対応しているか

自治体がクラウドサービスを導入する上で、重要な要件の一つが「LGWAN（総合行政ネットワーク）接続」と「ISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）登録」への対応です。

これらの要件に対応しているかは、システム選定の初期段階で必ずチェックしましょう。ベンダーに直接問い合わせる、もしくは公式サイトで公開中の情報を確認するなどしてください。

セキュリティは強固か

職員の個人情報、評価情報、給与情報など、機密性の高い情報を扱う人事評価システムにとって、セキュリティはもっとも重視すべき項目です。LGWANやISMAP対応に加え、以下の点も確認しましょう。

• データ暗号化
• アクセス制限
• 2段階認証
• パスワード強度設定
• データ復元・ログ収集機能　など

セキュリティ対策が不十分なシステムは、情報漏洩のリスクを抱え、自治体としての信頼を損なう可能性があります。

必要な機能が備わっているか

自治体にとって本当に必要な機能が備わっているかを見極めることも重要です。必須機能を明確にするには、人事評価システムの導入目的をはっきりさせる必要があります。

たとえば、「評価業務のペーパーレス化」「フィードバックの促進」「人材育成への活用」など、具体的な目的を設定しましょう。

しかし、多機能であればいいわけではありません。機能が多いとコストも高くなる傾向があり、一方で操作性が損なわれるおそれもあります。

操作しやすいか

どんなに高機能なシステムでも、職員が使いこなせなければ意味がありません。自治体職員のITリテラシーにばらつきがある場合、直感的でわかりやすい操作性であるかは重要なポイントです。

視覚的に見やすいデザインか、迷わずスムーズに操作できるか、また操作マニュアルがわかりやすいかなどもチェックしましょう。

実際にシステムを操作できるデモ版やトライアル期間がある場合は、複数の職員に試してもらい、意見を収集できるといいでしょう。

提携形態や料金形態は適正か

予算が限られている自治体にとって、契約形態や料金形態は重要なポイントです。人事評価システムには、以下のようなさまざまな費用が発生します。

• 初期費用
• 月額利用料
• オプション費用

料金は利用人数やプラン、オプションによっても変わります。また、クラウド型かオンプレミス型かによっても大きく異なるでしょう。

クラウド型は、初期費用を抑えて迅速に導入したい企業や、ITリソースが限られている企業におすすめです。

対して、オンプレミス型は、自社独自の要件に合わせたシステムを構築したい企業や、厳格なセキュリティ要件がある企業、長期的な視点でコストを最適化したい企業に向いているといえます。

どのくらいの期間で導入できるか

システム導入には、要件定義、システム構築、データ移行、テスト、職員への説明会など、さまざまな工程が必要です。ベンダーによって導入期間は大きく異なるため、スケジュールに問題がないかも確認しましょう。

「必要な時期に人事評価できない」といった事態は大きな問題になりかねません。事前に導入までの具体的なスケジュールを確認し、余裕のある計画にしておくと安心です。

サポート体制は整っているか

システム導入はゴールではなく、その後の運用が非常に大切です。トラブル発生時や操作に迷った際に、迅速かつ的確なサポートが受けられるかを確認しましょう。具体的には、以下のようなポイントをチェックします。

• 問い合わせ方法が複数あるか（電話、メール、チャットなど）
• 対応時間が明確か
• 専任の担当がつくか
• FAQやオンラインヘルプが充実しているか
• 導入後の職員向け操作研修や、評価者向けの研修プログラムが提供されているか　など

とくに、IT専門部署が手薄な自治体の場合、手厚いサポート体制はシステムの円滑な運用に不可欠です。

自社の評価制度に対応しているか

導入を検討している人事評価システムが、現在自治体で運用している、あるいは今後運用する予定の評価制度に対応できるかの確認も必要です。

たとえば、今の評価シートをそのまま使用したい場合、システム上に同じ評価シートを再現できると移行がスムーズでしょう。

また、多様な評価制度に対応しているか、自社の評価基準に合わせて評価項目を自由にカスタマイズできるかもチェックしたいポイントの一つです。システムを導入しても評価制度に対応していないと、かえって運用の足かせとなる可能性があります。

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４．自治体が人事評価システムを導入する上での注意点

自治体が人事評価システムを導入する上で、いくつか注意点があります。

• 導入の目的や時期を共有する
• 運用方針を考えておく
• 導入前後で評価を大きく変えない
• 評価データをきちんと活用する
• 自社に合う導入形態を選択する

事前にこれらの注意点を把握し、準備を怠らないことが、スムーズなシステム移行と効果的な運用につながるでしょう。ここでは、注意点を詳しく解説していきます。

導入の目的や時期を共有する

人事評価システムの導入は、単にツールを取り入れるだけでなく、組織全体に関わる大きな変革です。そのため、導入の目的や時期について、関係者間で十分に共有し、合意形成を図ってください。

「なぜ、今、人事評価システムを導入するのか」という目的を具体的に設定し、職員全体にもわかりやすく共有しましょう。具体的な目標を示すことで、職員の理解と協力を得やすくなります。

導入時期についても、事前に職員へ知らせて準備を促すと、計画的に進められるでしょう。

運用方針を考えておく

システムを導入するだけでなく、その後の運用をどのように行っていくかを具体的に計画しておくことが、システムの定着と効果的な活用に不可欠です。
まずは、具体的な運用ルールを策定し、職員への周知を徹底しましょう。

職員が納得できるように運用できれば、自治体全体でモチベーションが向上します。周知する過程で疑問点が上がってきたら、導入の担当者は誠実に回答してください。

導入前後で評価を大きく変えない

人事評価システムを導入する際に、既存の評価制度を大幅に変更することは、職員の混乱を招いてしまうおそれがあります。導入後の運用定着を妨げる要因にもなりかねません。

「導入前後で評価が大幅に異なる」「その差は客観的に見ておかしい」といった事態にならないよう注意しましょう。

また、評価制度を変更する場合は、導入前の状況も考慮して評価ポイントを設定する必要があります。そして、その目的や内容について、職員に丁寧かつわかりやすく説明することが大切です。

評価データをきちんと活用する

人事評価システムに蓄積されるデータは、自治体にとって貴重な情報源です。人材育成や人材配置、組織課題の可視化など幅広く活用できます。システムを導入して終わりにならないよう、評価データを活用するための素地を整えることも大切です。

データ活用を実現するためには、システムに分析機能が備わっていたり、人事担当者がデータ分析・活用のスキルを身につけたりする必要があるでしょう。

最適なシステム型式を選ぶ

人事評価システムには、主にクラウド型とオンプレミス型という2つの導入形態があります。それぞれの特徴を理解し、自治体のセキュリティ要件、予算、運用体制に合わせて最適な形態を選択することが重要です。

それぞれの特徴、メリット・デメリットは以下の通りです。

次回予算案に間に合わせるためには、早め早めの情報収集が肝心です。予算やセキュリティの要件が厳しい自治体でも導入しやすい人事評価システムなら「カオナビ」です！導入効果がわかる資料のダウンロードは⇒ こちらから（無料）

５．自治体における人事評価システム活用事例

ここでは、カオナビの導入事例から、自治体における人事評価システム活用事例を紹介します。

活用事例①：魚沼市役所

新潟県の南東部に位置する魚沼市は、2004年に旧北魚沼郡の6か町村が合併して誕生しました。高齢化と人口減少が進みつつあり、市政でも人材不足を補う業務効率化が大きな課題となっています。

人事評価については、Excelや紙で運用していたことから、以下のような課題がありました。

• 評価のワークフローやステータスが管理しにくい
• 評価シートの回収・集計が煩雑である
• データの印刷とファイリング作業の負担が大きい
• データを探すのに時間がかかる

魚沼市は、職員の増加により評価対象人数が増える前にシステムの導入を検討。使い勝手の良さや柔軟な権限設定、アクセス・管理のしやすさなどの観点からカオナビの導入を決定しました。その後、以下のような効果が見られました。

• 催促や回収・集計などの業務が圧縮され、評価管理が容易になった
• ペーパーレス化を進め、保管スペースや煩雑な管理業務もゼロに

効率化によって生み出した時間は、働きやすい環境づくりや評価制度の改善など、人事の本来の仕事に当てられるようになりました。

参照：カオナビ導入事例「自治体における人事評価制度の運用効率化を模索」

活用事例②：韮崎市役所

およそ3万人の市民に対する行政サービスを担う韮崎市役所には、約400名の正職員と約300名の会計年度任用職員が在籍しています。人事評価業務効率化に向け2022年1月にカオナビを導入しました。それ以前に使っていた人事評価システムには、以下のような課題があったのです。

• 評価結果の経年表示機能がない
• 評語の自動算定ができない
• LGWAN内となる本庁舎に勤務する正職員しか評価できなかった

別システムへの移行を前提に、独自のExcel評価シートで運用していましたが、約700名分の評価運用が可能なシステムへの移行が急務でした。

課題解決にマッチする点や重要視していたスマホアプリ対応、わかりやすいインターフェースが決め手となり、カオナビを導入。以下のような効果がありました。

• 評価シートの配布・回収だけで1週間かかっていたところが丸1日あればできるようになった
• わかりやすいUIで初めての職員もスムーズに操作でき、評価フロー全体が効率化した

参照：カオナビ導入事例「評価、申請、職員録――韮崎市がフル活用するカオナビの多機能性」

活用事例③：塩尻市役所

長野県塩尻市では、自治体としては比較的早い2008年度から人事評価制度を導入。制度導入から15年が経過し、以下のような課題が明らかになっていました。

• フィードバックの仕組みがしっかり機能していない
• 評価結果を昇任や人材配置につなげられる仕組みができていない
• 制度そのものに対して職員の納得度が低くなっている
• 個々の職員を軸にしたデータの一元的化や蓄積、分析などができていない

評価結果のデータや承認に関するデータ、人事異動に関わる意向調査のデータがExcelベースでバラバラに管理されていました。こうした課題解決のため2021年度より人事評価制度の改革に着手し、戦略的な人材マネジメントの実現に向けてカオナビを導入しました。

新人事評価制度の運用を「スマートレビュー」で実施し、以下のような効果を実感しています。

• 人事評価の進捗管理が効率化した
• フィードバックの仕組みを構築できた
• 評価結果のデータ蓄積が可能になった

2023年度からは人材配置の検討に「シナプスツリー」を活用。人事評価の結果や異動に関する意向調査データなど、必要な情報・データを「シナプスツリー」上に連結させて俯瞰しながら異動検討を行えています。

今後はカオナビの機能をフル活用し、より職員の納得度の高い評価制度へのバージョンアップを目指しているとのことです。

参照：カオナビ導入事例「変化が著しい時代を、人事DXで乗り越える––塩尻市の次なる挑戦」

６．人事評価システムならカオナビがおすすめ

人事評価システムなら、直感的に操作でき、自社の評価制度に合わせて柔軟に運用できる「カオナビ」がおすすめです。

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また、進捗管理が一目でわかり、未対応者にはリマインドメールの一括送信も可能。360度評価やMBO・OKR、1on1の運用も一元化できます。

利用人数に応じた初期費用と月額費用というシンプルな料金形態なのも嬉しいポイントです。無料デモや無料トライアルも体験できるため、操作感や機能を知った上で導入するかを決められます。

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７．まとめ｜自治体も人事評価システムで評価運用を効率化

高齢化により人手不足の状況に陥っている自治体も多く、職員のモチベーション向上や組織力の強化には、効果的な人事評価の仕組みが必要です。

人事評価にはさまざまな業務があり、Excelや紙での運用は時間と労力がかかるため、人事評価システムの導入がおすすめといえます。

それにより、評価運用にかかる工数・コストを削減できるでしょう。また、人事が戦略的なコア業務に時間を割けるようになったり、評価の納得度が高まってエンゲージメントが向上したりと、自治体全体に大きなメリットを生み出せるのもポイントです。

人事評価システムを導入する上では、システム選定のポイントや注意点があります。さまざまなシステムがあるため、何を導入すればいいか悩むでしょう。

迷った時には、操作性が高く、自社の評価制度や多様な評価手法に対応できるカオナビがおすすめです。

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