目標管理システムとは? 機能や比較ポイントを徹底解説! 【成功事例あり】

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労働市場の流動化やダイバーシティなど企業を取り巻く環境は変化しています。このような背景から従業員のエンゲージメントを高めるため、目標管理や評価にこれまで以上に力を入れて取り組む企業も増えています。

一方、目標管理業務における人事部門の負担も増加しており、特に紙やExcelでの運用に限界を感じている担当者も少なくありません。それを解決する方法として、「目標管理システム」に注目が集まっています。

この記事では、目標管理システムの概要、機能、効果、成功事例などをご紹介します。比較検討にあたって押さえるべきポイントについても詳しく解説していますので、参考にしていただければ幸いです。

1.目標管理システムとは?

目標管理システムとは、目標管理に関するデータを一元管理し効率化するためのシステムです。クラウドやオンプレミス型など、さまざまなサービスが提供されています。

マネジメントで有名なピーター・ドラッカーが提唱した目標管理制度(MBO)は、日本でも人事評価に利用されています。バブル経済崩壊後、終身雇用を前提とした年功序列型から成果重視型へと評価制度が変わるなかで浸透してきました。評価制度に用いられるものとしては、他にOKRや360度評価、コンピテンシー評価などがあります。

目標管理は適切に運用することで、組織や個人の成長を促します。また、従業員のモチベーションアップや離職率改善の効果も期待できます。一方、スケジュールの調整や目標管理シートの配布、回収、集計など、関係者の業務負担が大きいことが課題となっています。目標管理システムはこうした課題の解決策して期待されています。

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2.紙やExcelでの目標管理の課題

紙やExcelを使った目標管理業務は、下記のような課題を抱えています。人事担当やマネージャーの方なら思いあたることも多いのではないでしょうか。

①業務負荷が大きい

紙やExcelでは目標管理シートの配布、回収、集計やファイリングなどの作業がどうしても煩雑になりがちです。また、進捗状況が見えづらく、面談のスケジューリングがしにくいなど、管理運用面でも非効率的です。管理する人員が増えれば増えるほど業務にかかる工数も増え、業務負荷が大きくなるほどケアレスミスも起きがちです。

また、目標管理シートは評価者以外の社員に見せられないので、ファイルのやり取りには細心の注意が必要です。Excelの場合、社員ごとにファイルを分け、閲覧権限のある評価者と送受信をする作業を人がやらなくてはならないため、工数がかかる上に誤送信などのトラブルが起こる可能性があります。

②情報が一元管理できない

目標管理シートや面談履歴などの関連情報が、マネージャーなどの個人パソコンに分散して保存されてしまうことで、一元管理ができなくなってしまいます。過去の評価履歴や面談時のメモ(大切ですよね)などが埋もれてしまうことで、異動時の引き継ぎがうまくいかなかったり、かえって手間がかかったりということもあります。

③データの破損や紛失のリスク

Excelで起きがちなのが、フォーマットや数式の変更によるトラブルです。簡単にフォーマットを変えられるのはExcelのよいところですが、セル参照などが変わってしまい修正の手間が発生します。また、紙の場合は原本の紛失リスクが考えられます。復旧やデータの捜索にまた時間が取られてしまいます。


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3.目標管理システムでできること

これまで紙やExcelで手間をかけ行っていた目標管理業務も、目標管理システムなら大幅に効率化することができます。さまざまな機能が提供されていますが、ここでは代表的な8つの機能についてご紹介します。※画面はカオナビを例にとっています。

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①目標管理シートの再現

これまで紙やExcelで行っていた目標管理シートをシステム上に再現できます。MBOやOKRだけでなく、自社独自の評価シートを反映することも可能です。ドラッグ&ドロップでパーツを動かすだけの簡単な操作でシートの作成やコピー、編集が可能で、集計作業も自動化できます。Excelのセルや計算式を誤って変えてしまった、なんてこともありません。

②進捗の一元管理

評価業務の進捗管理は人事担当の方にとって悩みのたねです。目標管理システムを使えば、目標や評価の入力状況、面談状況などがパッと一覧で確認できます。未対応者には一斉にリマインドメールの送信も可能。これまで進捗管理にかけていた時間を大幅に削減でき、余裕を持ったスケジュールで目標管理業務を進められます。

③データの一元管理

目標管理に関するデータを社員情報に紐づけて一元管理できるので、過去の評価履歴や面談時のメモなどを閲覧できます。また、評価の点数やランク(等級)などが簡単に一覧表示できるので、評価調整会もスムーズに進められます。

④コミュニケーション機能

目標管理システムにはアンケート機能があるものも。アンケート機能を活用すれば評価に関する従業員の声を吸い上げ、目標管理の仕組みや上長のフィードバックの質を改善することにもつなげられます

他にも、メール配信機能や面談内容を記録する機能もあるのでタイムリーで納得感のあるコミュニケーションを行うことができます。

⑤帳票入出力

目標管理システムに保存されたデータはExcelやCSV、紙などに出力することができます。画面で管理したいけれど、じっくり紙で見たいというときに便利です。Excelデータなら従業員の詳細情報を顔写真つきで出力できるので、ひと目で誰の情報なのかわかります。

⑥人事システムとのデータ連携

目標管理システムはAPIの仕組みなどを使って、既存のシステムとデータを連携できます。データ連携によって、散在していた人材マネジメントに必要な情報を、システムに集約が可能。いちいち複数のシステムを立ち上げたり、データを編集する手間も省けます。

⑦(クラウドの場合)場所を選ばず閲覧

昨今、社外や在宅で業務を行うことが増えています。クラウド型の目標管理システムなら、従業員の目標や評価などのデータをスマートフォンやタブレットでいつでも閲覧、入力が可能です。

また、飲食店や小売業など一人一台パソコンがない環境でも、個人のスマホから簡単に目標や自己評価が入力できるので、目標管理の運用が可能です。

⑧適切な権限の設定

目標や評価に関するデータは重要な個人情報です。Excelや紙の管理では誤送信や誤配布によって、評価者以外の社員が評価内容を閲覧できてしまうといったトラブルも起きかねません。目標管理システムで閲覧や編集の権限をきちんと設定することで、評価フィードバック前に内容が社員に漏れてしまうといったことも予防できます

目標管理システム「カオナビ」なら、今ここでご紹介したことがすべてできます

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4.目標管理システムを導入するメリットや効果

目標管理システムを導入するメリットは大きく4つあります。それぞれ詳しくご紹介します。

①工数削減、業務効率アップ

紙やExcelを減らすことで目標管理業務にかかる工数を大きく削減できます。対象者の選定や通知、進捗管理、回収、集計といった一連のワークフローをすべてシステム上で一元管理することができます。業務上のミスやトラブルも減らせるので円滑に業務を行うことができます。

空いた時間は他の業務に費やすことができるので、人事部門の業務改革としての効果も期待できます。

②目標管理の質の向上

人事部門は、目標管理業務を効率化することで制度自体の改善に時間を費やすことができます。アンケート機能を活用すれば、制度や上司のフィードバックに対する従業員の率直な意見も吸い上げられます。

また、上司やマネージャーは、評価や面談履歴をデータとして保存しいつでも閲覧することができるので、目標設定やフィードバックを適切に行うことができ、目標管理の質向上が期待できます。

③従業員のエンゲージメントの向上

目標管理で従業員のエンゲージメントを高めるためには、達成感や納得感が重要なポイントです。目標管理システムを利用すると、記憶に頼ったあいまいな面談でなく具体的なフィードバックができるので、従業員の納得感も増します

また、面談履歴などを通して従業員のやりたいことや今の課題を理解し、日々のコミュニケーションに反映することで、エンゲージメントもさらに向上します。

④人材マネジメントへの活用

評価やスキル、活動履歴といった従業員のデータを一元管理することでいつでも必要なときに人材情報を抽出できます。経営層に適正人材について質問され、あわてて資料を引っかきまわすなんてこともありません。適正な人材配置や抜擢などのタレントマネジメントも効率的に行えます

また、社員が異動する際にもこれまでの活動や評価の内容を保存しているため、引き継ぎを円滑に進めることができます。

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5.目標管理システムの成功事例

目標管理システムの導入によって、実際のところどのような効果が得られるのでしょうか。自社の目的や課題ににあった目標管理システムを導入し、成功している企業を4社ご紹介します。

①150時間の評価業務を25時間に! |株式会社えがお

熊本を拠点に健康食品事業を手掛ける株式会社えがお。社員一人ひとりの人間力を大切にする同社では、社員の育成とエンゲージメント活用のために、目標管理システムの「カオナビ」を導入しました。

課題人材情報の散在と、評価にかかる膨大な時間

  • 目標管理やスキルなどの情報がExcelでバラバラに管理されていた
  • バラバラに管理されているので情報へのアクセスがむずかしい状況だった
  • 紙とExcel中心の評価業務は、毎回150時間の工数がかかっていた

効果情報の一元化と大幅な業務時間の短縮を実現

  • 社員情報をカオナビで一元管理
  • 社員情報に手軽にアクセスできるようになり、育成に役立てられるようになった
  • 年2回の評価業務で合計250時間の工数削減に成功

②新しい評価制度も1か月で運用開始|ピクスタ株式会社

写真・イラスト・動画素材のマーケットプレイス「PIXTA(ピクスタ)」を運営しているピクスタ株式会社。Googleスプレッドシートを利用した評価業務に限界を感じていたところ、カオナビの操作性のよさやコスト感に魅力を感じ、導入を決定しました。

課題Googleスプレッドシートによる業務の手間と管理部門の負担軽減

  • 複数のGoogleスプレッドシートを目標管理に利用していた
  • 未対応者が誰かわからず、いちいちシートを開いて進捗確認するのが手間だった
  • 上場後の内部統制対応のため管理部門の負担を軽減する必要があった

効果業務負荷が軽減、新しい評価制度もスムーズに運用

  • サポートも活用しながら、労務担当一人でもわずか1か月で新人事制度での運用を開始
  • 進捗状況も管理しやすく、業務負荷も軽減した

③独自の評価制度にも完全対応|株式会社ミュゼプラチナム

美容脱毛専門サロン「ミュゼプラチナム」を運営する株式会社ミュゼプラチナム。独自の評価制度を自社システムで運用していましたが使い勝手に課題がありました。カオナビの使いやすさとカスタマイズ性がマッチし、導入の決定に至りました。

課題既存システムが使いにくく、評価制度がきちんと回らない

  • 既存システムはエンジニアがいないと動かせないなどの欠点があった
  • システムの使いにくさのせいで評価業務そのものにネガティブな印象を持たれていた
  • 手間がかかるからと後回しにされがちだった

効果評価制度が正しく機能することで「働きがい」も向上

  • カオナビは自由に評価項目をカスタマイズでき、独自の評価システムに完全対応
  • 使いやすさが向上したことで、評価フローがきちんと回りだした
  • 評価フローがしっかり回ることで、社員一人ひとりの働きがい向上につながった

④異動があっても大事な情報をしっかり共有|ロクシタンジャポン株式会社

使い心地にこだわった化粧品販売を行うロクシタンジャポン株式会社。社員の「働きがい」の向上を重視する同社では、よりスムーズな評価制度の運用のため、カオナビを導入しました。

課題多様な評価制度にも対応できる柔軟な評価システムへの移行

  • ブランドやスタッフの役割ごとに複数の評価制度を運用
  • 既存システムは項目の変更がある度にベンダーに連絡をとってカスタマイズを依頼していた

効果コメント欄の活用で異動時にも評価を共有

  • 評価シートを必要なときにサッと項目変更・削除ができ、評価運用がスムーズに
  • コメント欄をスタッフの育成状況やキャリア希望の記録用に活用
  • 異動時にも引き継ぎがしっかりとできるようになった
  • カオナビ導入後、目標管理の期限内運用率も大きく上昇した

6.比較検討する際のポイント【チェックシートあり】

業務の効率化や従業員のエンゲージメント向上が期待できる目標管理システム。せっかく導入したものの活用できなければ意味がありません。そんな失敗を招かないためには自社にマッチしたものを選定することが重要です。ここでは、比較検討にあたってのポイントについて、具体的に解説していきます。

① 事前に確認しておくべき5つのこと

具体的に各サービスを比較する前に、下記の5つをあらかじめ確認しておきましょう。

(1)導入目的

なぜ、目標管理システムを導入するのかという目的を明確にすることは重要です。

  • 紙やExcelでの管理に限界を感じている
  • 人事部門の負担をもっと軽減したい
  • 面談をもっと効率的にしたい
  • 既存のシステムでは使い勝手が悪い
  • 従業員のエンゲージメントを向上したい
  • データを一元管理したい

など、現状の課題を整理することで導入の目的も浮かび上がってきます。
それによってシステムに求める機能も変わってきますので、しっかり検討しましょう。

(2)導入時期

導入から運用までに必要な期間はサービスによってまちまちです。独自の評価制度を運用している場合には、システムのカスタマイズに時間がかかる可能性もあります。また、期の途中でシステムを変えるのかどうかということも考慮する必要があるかもしれません。あらかじめ時期を明確にしておく必要があります。

導入時期(ゴール)を決めたら、そこから逆算したスケジュールを引くとよいでしょう。
たとえば、

  1. 要件の決定
  2. 各サービスを評価する指標の決定
  3. 比較対象の選定
  4. 各サービスの比較、評価
  5. サービスの選定
  6. システムの導入
  7. テスト
  8. 従業員向けの周知や研修
  9. 本稼働

といった具合にマイルストーンを置くと、より導入のイメージが明確になります。

(3)システム化するプロセス

目標管理の一部をシステム化するのか、それともすべてをシステム化するのかも、あらかじめ検討しておきましょう。

一般的に目標管理のプロセスには、

  1. 周知
  2. 目標設定
  3. 自己評価
  4. 一次評価
  5. 二次評価
  6. 評価回収、集計
  7. 評価調整会
  8. 評価決定
  9. 評価結果の反映
  10. 評価のフィードバック

など複数の工程があります。どこまでを対象にするのかによって、選ぶべきシステムやそのコストも変わるので注意が必要です。

(4)運用方法や権限

システムの運用管理者を誰にするかなど、ルールを事前に決めておきましょう。問い合わせ窓口なども決めておくと、従業員も安心してシステムを利用することができます。また、評価に関する情報はデリケートな情報ですので、誰がどこまで閲覧できるのかという権限設定も検討する必要があります。

(5)プロジェクトメンバーの選定

目標管理システムの導入を推進するメンバーを選びましょう。基本的には人事部門がプロジェクトリーダーとなりますが、情報システム部門や現場のマネージャーなども必要に応じてアサインしましょう。

目標管理システムは多くの従業員が利用するシステムです。複数の人の意見に耳を傾けることで気づきも得られ、プロジェクトがより実りあるものになるはずです。

② 比較検討する際の12のチェック項目

ここからは、各サービスを比較する際に押さえておくとよいポイントをご紹介します。目標管理システムはさまざまなものが提供されています。すべて比較することは現実的ではありませんので、目的に合致したものを候補としていくつか選び、詳しく比較するのがよいでしょう。

ページの下部にExcel形式でダウンロードできる「比較チェックシート」のリンクを設けていますので、ぜひご活用ください。

(1)提供形態

目標管理システムの提供形態は3つあります。

クラウド型

インターネットとWebブラウザさえあればどこでも利用ができ、初期コストも安いのが特長です。導入期間も短いのですが、システム自体のカスタマイズが原則できないというマイナス面もあります。

オンプレミス型

自社でサーバーを設けシステムを構築するため、カスタマイズ性に優れた点がメリットです。一方で、初期コストがかかり、障害発生時の対応やセキュリティ体制の構築など運用面でもコストやリソースが必要になります。資金や人的リソースに余裕のある企業でないと運用が難しいのが実情です。

パッケージソフト型

ソフトウェアメーカーが販売しているソフトをパソコンにインストールして使う方法です。安価で導入もしやすい点がメリットですが、カスタマイズができず複数人でデータを共有することもできません。バージョンアップやセキュリティ対応なども自分たちの責任で行う必要があるので、導入後の運用負荷をきちんと見極める必要があります。

(2)対象としている従業員規模

対象とする従業員数は

  • 小~中規模企業向け
  • 大規模企業向け

に分けられます。
何名向け、と明記しているシステムはあまりありませんので、導入事例を見たり営業担当に確認するとよいでしょう。一般的に大規模向けほど高機能でコストも高くなります。自社の従業員数や求める機能に見合ったシステムを選ぶ必要があります。

(3)目標管理以外の評価制度への対応

評価の仕組みは目標管理以外にも

  • 360度評価
  • コンピテンシー評価

などさまざまなものがあります。また、同じ仕組みであってもその書式や項目は異なります。なかには自社で独自の評価制度を設けている企業もあります。自社の評価制度が再現できるかどうかも確認しておきましょう。

(4)導入までの期間

申し込みから導入、稼働までの期間や工程はシステムによって異なります。

  • 稼働までに必要な工程
  • 各工程で必要な期間

をあらかじめ営業担当に確認し、およその導入期間を把握しておきましょう。概算スケジュールなどを依頼すればほとんどのベンダーでは提出に応じてくれるはずです。

(5)機能

目標管理システムで利用できる機能についてもしっかりと確認しておきましょう。目標管理システムの機能には大まかに下記のようなものがあります。

  • 目標管理シートの再現
  • 進捗の一元管理
  • データの一元管理
  • コミュニケーション機能
  • 帳票入出力
  • 人事システムとのデータ連携
  • モバイルでの閲覧
  • 適切な権限の設定

(6)画面の操作性、使いやすさ

目標管理システムはたくさんの人が利用します。そのため画面の操作性や使いやすさは非常に重要になります。

  • 画面は見やすいか
  • メニューはわかりやすいか
  • ドラッグ&ドロップなどで直感的に操作できるか
  • ボタンは押しやすいか

などを複数の人に確認してもらうとよいでしょう。

(7)システム連携(API連携など)

システム連携ができるかどうかは、導入の手間や運用コストに大きな影響を与えます。特に従業員が多ければ多いほど、その影響は大きくなります。既存のシステムから簡単にデータ移行ができるかどうか、目標管理システムから給与計算など他のシステムへスムーズにデータ反映ができるかどうかなど事前に確認しておきましょう。

(8)カスタマイズの容易性

自社の目標管理制度がいつまでも同じとは限りません。むしろ、ニーズに合わせ変化していくことを前提にするほうが自然といえます。システムによってはちょっとした項目変更でもベンダー側での作業が必要になる場合があります。

目標管理シートの変更や項目のカスタマイズなど、運用者側でどの程度柔軟にカスタマイズできるか、ということも押さえておくべき重要なポイントです。

(9)セキュリティ

目標管理システムには個人情報が含まれるため、セキュリティは重要です。

  • パスワード認証
  • IPアドレス制限
  • プライバシーマークの取得
  • ISOの取得

など、自社のセキュリティポリシーを満たしているかどうか確認しておきましょう。人事部門で判断が難しい場合は情報システム担当などにアドバイスをもらうとよいでしょう。

(10)サポート

サポート体制も重要です。運用に関してどのようなサポートを受けられるのか確認しておきましょう。またどこまでが無料でどこからが有料なのかもしっかりとチェックしておきましょう。最近は「ユーザー会」や「Webセミナー」などを開催し、活用ノウハウを惜しみなく提供してくれるベンダーもいますので、その内容や頻度も比較のポイントになります。

(11)無料トライアルやデモの有無

紙のパンフレットだけではシステムの操作性や使い勝手を判断することは難しいので、デモや無料トライアルがあるかも確認しておきましょう。トライアルについては、その期間も確認しておくとよいでしょう。無料トライアル期間が2週間などと、あらかじめ決まっているケースもありますので、期間内にしっかりと評価を終えるようにします。

また、評価にあたっては人事部門だけでなく、現場部門にも参加してもらいフィードバックを受けるとよいでしょう。

(12)導入事例

導入事例を公開しているシステムについては、その内容を確認しておくことをお勧めします。自社に近い業種や規模、課題に近い導入事例などを見ることで、導入時の具体的なイメージを持つことができます。

ここまでご紹介した比較のポイントをわかりやすくExcelの表にまとめましたので、ぜひご活用ください。

目標管理システム比較チェックシート
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目標管理システム比較チェックシート【カオナビ人事用語集】

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