KPIを効率的・効果的に管理する方法とは?KPIの管理・運用に成功する組織づくりのポイント

KPIの管理・運用を成功させるカギは、組織全体のベクトルを合わせて、全社一丸となって取り組んでいく点にあります。運用上の誤解や思い違いなどを防ぎ、多様な意思を統一させるには、事前に一定のプロセスやルールを設定しておくことが重要なのです。

KPIを効率的かつ効果的に管理するために必要なポイントを確認しましょう。

1.組織がKPIを管理する目的

KPIを管理する目的は2つ。

  1. 事業目標の達成度や、目標達成に向けたプランの進捗を把握する
  2. 業務や業績が将来どう変化するかを予測し、目標達成が可能かどうかを見極める

つまり現状を常に把握することで、経営判断や業務判断を下すのに役立てるのです。また、KPIマネジメントを運用する際、以下のことを決めておきましょう。

  • 誰がいつどのように進捗を把握して判断するか
  • KPIの進捗や達成度はどのように表記し提示するか
  • ツールは何を使うか
  • 判断、社内調整を進める方法はどうするか

KPIを設定し進捗を管理する目的は、事業目標の達成です。効率的にKPIマネジメントを運用しましょう

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2. KPIの管理体制のつくり方(全体手順)

KPIの管理体制をつくる際は、下記の手順で行います。

  1. 管理設計をするために準備する
  2. KPIを管理するためのルールを決める
  3. 補足的に検討する必要のある項目を確認する

それでは各項目について詳しく見ていきましょう。

STEP.1
管理設計するための準備
KPIを設定する際は以下のような事前準備が必要です。

まず指標定義を社内で統一します。指標に対する認識や算出方法が違っていれば、正しく判断することができません。齟齬がないように、指標定義を整理しましょう。

続いて指標のデータ取得方法を確認し、取得困難な場合は代替案を検討します。指標を抽出したら、データを取得できる指標かどうか見極めて、取得できる場合はその方法を確認するのです。できない場合は他の指標を代わりに使えないか検証します。

STEP.2
KPIの管理におけるルールの設定
KPIマネジメントを運用するにあたり、以下のようなPDCAサイクルの回し方や運用ルールを決めましょう。
  • 「いつ」「だれが」「何を」「何のために」「どのように」管理するかを整理
  • どの部門がどんな役割や責任を担うかを決めて、体制を整える
  • 指標の「見える化」を図るため、KPIの達成度や完成度などの表記ルールを設定する
  • KPIの進捗を「見える化」できるツールや仕組みを導入し、組織全体で共有する
  • 1カ月、半年、1年などのサイクルで、KPIやKPIマネジメントの見直しを行うタイミングを設ける
STEP.3
補足的な検討項目の確認
①、②のほかにも、検討しておきたいことがいくつかあります。
  • KPIの進捗についての開示方法や、情報共有のルール
  • 部門間などで役割や責任が被ったり調整が必要になったりしたときの対応方法
  • 事業目標やKPIを見直す手順
  • 外部の環境や内情が変化したときの対策
  • 個人の成果にKPIの進捗をどのように反映させ評価するか、そのルールを整備

補足的な検討項目といっても、KPIマネジメントを成功させるにはどれも欠かせません。きちんと検討して、万全に整えておきましょう。

KPIマネジメントを効率よく運用するには、それに必要な項目を洗い出して、しっかり準備を行うことが大切です

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3.①管理設計するための準備(具体的手順)

では、管理設計にはどのような準備が必要なのか詳しく見ていきましょう。

指標の定義を確認・整理する

同じ組織内でも、部門ごとに指標定義がばらつく場合も。指標に対する認識が異なれば成果に影響が出ることも考えられます。

組織全体が目指す方向をひとつにするためにも、KPIを決めた後、主要な指標や整合性が取れていない指標を中心に定義の整理を行いましょう。その際、指標の定義をまとめた一覧表を作ると管理しやすいです。

指標を定義する際、部門間で認識を合わせることも欠かせません。コンセンサスを得られない場合は、運用しながら継続して検討を続けましょう。

依頼者作成

データの取得方法を確認する

目標達成に向けて必要なKPIをリストアップしたら、それぞれの指標においてデータが取得できるか否かを確認しましょう。

データ取得が可能な場合は、その方法や手順についても検証しておく必要があります。データは実務の中で確認できることが大切。取得に手間や時間がかかりすぎる場合は再検討しましょう。

代替案のKPIを検討する

必要な指標なのにデータ取得が難しい場合は、KPIの代替案を考えなければなりません。そのときに大事なのは、目的を再確認すること。

目標達成のためになぜその指標が必要で、何を把握し進捗管理したかったのかを確認して、他のデータ取得可能な指標で代替できないかどうかを検討しましょう。

業務改善などによって将来的にデータ取得ができそうな指標がある場合、データ取得に必要な要望などをまとめておくとよいでしょう。

指標の定義を整理し、データ取得の可否を確認・検証するのは手間のかかる作業です。しかし、地道な準備がKPI管理の精度を高めます

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4.②KPIの管理におけるルールの設定(具体的手順)

KPIの導入は次のような流れ(ルール)で進めます。まず運用方法やPDCAを回す手順を検討し、次に運用に必要なツール・仕組みの開発や導入を行います。最後にKPIの導入に関する説明をして組織内でコンセンサスを取るのです。

運用方針やPDCAサイクルについて検討する

KPIマネジメントを運用する際、「いつ」「だれが」「何を」「何のために」「どのように」進めるのかを明確にして、PDCAサイクルを回すためのプロセスを設計し、それを話し合う会議などの場を設定します。

部門や管理者の役割や責任を明確にする、表記ルールを決める、指標の見える化を徹底することなども重要です。

KPIの運用における役割や体制などを整理する

KPIマネジメントを円滑に進めるにあたり、各部門や管理者の役割・責任を決めておくとスムーズに運用できるでしょう。

たとえば、指標の達成に責任を持つ部門、共同で責任を持つ部門、サポートする部門など、指標ごとにカテゴリーを設定して振り分けるのです。しかし、責任や役割を固定しすぎると柔軟に対応できなくなることも。

「管理しやすい」「部門間で共有や連携が取りやすい」などに気を配りましょう。

KPIの達成度や進捗、実行度を見える化する

KPIの目的は、業務の進捗をモニタリングして適宜改善しながら目標達成を目指すことですが、それにはデータの見える化が必要です。

見える化の際、KPIの達成度や実行度、進捗状況を表記する方法や、評価の判断基準、報告の手順などのルールを決めておくとスムーズに運用できます。モニタリング機能がうまく働けば、意思決定にも役立つでしょう。

見える化・共有化のためのツールを導入する

KPIの進捗を可視化して組織内で共有するにあたり、見える化を支援するシステムやツールを導入するとスムーズです。「ツール」を使えば、KPIの設定や更新作業、進捗確認などを簡単に行えるようになるでしょう。

管理者にとっては、一元管理によって全体を把握しやすくなるため、KPIに問題が起きた際も迅速に対応できます。

振り返りの場についてルールを設定する

KPIマネジメントの成功の秘訣は、1カ月、半年、1年などのサイクルで振り返り、柔軟に軌道修正していくこと。

KPIを効率的・効果的に運用するためにも「定期的にKPIを見直し、必要に応じて設定し直す」「目標達成までのプロセスを実態に合わせて改善する」など、ブラッシュアップに関するルールも設定しておきましょう。

KPIマネジメントの成功に必要なことはすべてリストアップし、細部まで気を配って準備を進めましょう

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5.③補足的な検討項目の確認(具体的手順)

補足的に検討しておきたい項目には、以下のようなものがあります。

  1. 情報開示や情報共有のルール
  2. 調整事項や相対立する事項への対応方法
  3. KPIや目標値の見直しのプロセス
  4. 外部環境など状況変化への対応
  5. 個人の目標管理や評価制度との関係

それぞれにどのような準備が必要かを見ていきましょう。

情報開示・情報共有のルール

事業部や部門におけるKPIの達成度や実行度などを、組織内で積極的に共有する企業が増えています。見える化することでKPIに対する意識が高まったり、社員や部門間に良い刺激をもたらしたりして、KPIマネジメント活動が大いに盛り上がるからです。

KPIの進捗を組織全体に情報開示・情報共有する方法を定め、ルール化しておくと役立ちます。

調整事項・相対立する事項への対応方法

KPIマネジメントを運用する際、進捗状況によっては、管理者が調整や意思決定する場合もあります。たとえば目標達成に向けたプロセスに変更が必要な場合など。

さまざまな状況を想定して、調整を行う場をどう設定するか、調整・判断の手順をどうするかなどを整理しておくことが重要です。設定したルールは各部署に周知しましょう。

KPI・目標値の見直しのプロセス

KPIは、ビジネス環境の変化や組織目標の変更などに合わせて、柔軟に設定し直すことが重要です。

「KPIの指標が適切ではなかった」「進捗状況が想定と大きく異なった」「外部の状況が変わり目標値を変更せざるを得ない」など、再設定が必要になるのはどのような場面かをあらかじめ想定し、対応ルールやプロセスを決めておきましょう。

外部環境など状況変化への対応

外部の状況などが大きく変わったときの対応方法を、KPIを見直すための運用プロセスやルールに組み込む場合、何をすればよいでしょう。

その際行うのは、重要なKPIに与える外部要因にはどのようなものがあるのか、また変化の兆しをつかむための情報には何があるかを整理すること。タイムリーに環境の変化を読み取れるように準備することが大切です。

個人の目標管理や評価制度との関係

組織全体のKPIをベースに個人目標を設定して人事評価する場合、KPIの運用プロセスと個人目標の管理プロセスを照らし合わせ、それぞれの流れを把握しておくことが重要です。

また、KPIの達成度や実行度を個人の評価にどのように反映させるのか、ロジックをどう組み立てるのかなども整備します。

補足的な検討事項もKPIの運用には大事な要素です。きちんと準備することでKPIマネジメントがうまく機能するようになります