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人事評価というと給料などの待遇を決めるためのツールと思っていませんか？
確かにそのような側面はあります。しかしそのほかにも、
-
- それぞれの従業員に強みと課題を認識させる
- 人材の育成につなげる
- モチベーションの向上を図る
など会社の活性化のためにも欠かせない手法でもあります。
人事評価で部下が納得できるような評価をするためには、直接面談をするのがおすすめです。
面談を通じてコミュニケーションを図ることで、
- 部下が何を考えているのか
- 将来会社で何をしたいのか
といった希望を知ることができます。
人事評価でやる気をなくした社員への対処法は？
「人事評価は、仕事に対してどれだけ応えたかをデータ化したものであり人格を判断しているものではない」と伝えましょう。
そうすることで社員に、
なぜ評価が低かったのか
どうすればよくなるか
と根拠をも...
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１．人事評価面談とは
人事評価面談とは、四半期や半期、または一年に一度など一定のサイクルで実施する上司・部下間の面談のことです。実施するタイミングは会社ごとで異なります。評価者の上司と被評価者の部下が1対1で話し合うのが基本ですが、場合によっては評価者が複数人いたり、人事担当者が同席することもあります。
人事評価面談中は、上司が部下に仕事の成果を聞き、フィードバックをしながら対象期間の評価を行います。
人事評価面談の内容はそのまま人事評価に反映される企業は多く、重要性は高いです。人事評価面談のやり方を工夫して、人材育成や社員のモチベーション向上につなげる企業もあります。
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２．人事評価面談の目的
人事評価面談を行うことは、企業と社員どちらにとっても大切なことです。
人事評価面談の目的は主に3つあります。
人事考課
人事評価面談の1つ目の目的は人事考課です。
人事考課とは、社員がどれだけ会社に貢献したかや定量的成果・定性的成果、スキル、能力などを査定することです。この人事考課の内容に基づいて、社員の昇給や昇降格、賞与などの待遇が検討されます。
センシティブな情報が取り扱われるため、人事考課の内容は社内でも非公開となるケースが多いです。
人材育成
人事評価面談の2つ目の目的は人材育成です。
面談では、業務の取り組みについて振り返りを行いながら、良かった部分・悪かった部分を上司と部下が一緒に考えていきます。
部下の中にはきちんと自己分析できていない人もいるので、上司が客観的に強みや弱みを伝えることで、部下は現状を正しく把握できます。
また、会社がいま社員をどう評価しているかだけではなく、今後期待することについても伝えます。今後の取り組み方針を一緒に決めることで、人材育成の後押しになります。
モチベーション向上
部下のモチベーションを管理・向上させることも、人事評価面談の目的です。この役割は「動機形成」とも呼ばれます。
目先の業務や成果に意識が向きすぎると、やりがいや目的意識を失ってしまうこともあるでしょう。評価面談ではそういった部下のモチベーション低下を防ぐために、仕事に前向きに取り組むための動機付けをする必要があります。
取り組んでいる業務の大義を伝える、長期的な育成プランを一緒に考える、部下の考えを引き出し言語化するなど、その時々にあったやり方が求められます。
部下に「自分のことをよく理解してくれている」と感じてもらえなければ、面談でのエンゲージメント向上は望めません。部下の理解にはまず、人材情報の見える化するところからはじめましょう。
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３．人事評価面談（フィードバック面談）の進め方
人事評価のフィードバックは人材育成の観点からも大変重要なプロセスといえます。
中小企業ではあまり行われていないようですが、大企業では人事評価を行っている会社の中で8割以上がフィードバックを実施しているといわれています。
社員の能力を見極めて適材適所で働かせることで、従業員の能力を引き出す、ひいては会社により大きく貢献してもらって企業の充実を図ります。
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テーマはあらかじめ整理
フィードバック面談では時間に限りがあるのでテーマをあらかじめ整理しておきましょう。1人当たり30分～1時間でまとまるように準備することが大事です。この時間でしっかりした話し合いをするためにはテーマは1つに絞る、せいぜい2つくらいまでにしておくべきです。
落ち着いて話せる場所で
個室で周りに内容を聞かれないように配慮することも大事です。フィードバック面談では部下にいかに納得してもらうかに注意を払うべきです。そのためには結果を無責任に伝えない、不誠実な態度で臨まないのが基本です。何気ない一言、事実誤認で上司に対する信頼を失ってしまいかねないからです。
部下の自己評価を聞く
フィードバック面談の中で今期の部下の自己評価を聞きます。その上で上司の評価の結果を伝えるのですが、まずはよかった部分から説明をしましょう。ダメだった部分から説明するのと比較して、評価を受け入れやすくなるからです。たとえ部下の言っていることが間違っていたとしても途中で口をはさむのは控えましょう。一通り話を聞き終えた後で訂正すべき部分は訂正することです。
評価結果を踏まえて今後について話し合う
よかったところとダメだったところをひと通り説明したら、今後のことについて話します。マイナスの部分をどう改善していくか、プラスの部分をより伸ばすための方策、今後のキャリアのことを考えると何が必要なのかなどのやり取りをします。丁寧に話し合いをすることで、従業員の課題・目標を共有できますし、上司・部下間の信頼関係もどんどん構築できるでしょう。
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４．人事評価における面談での質問事項
人事評価における面談は、通常社員の自己評価に始まって、上司の評価に関する説明を行います。最後に今後の課題をどうするか話し合って、その問題点を共有します。このような流れになりますが、スムーズにいかないときもあるでしょう。
社員の自己評価の際に言葉に詰まってしまう、考えがまとまっていなくて話が進まなくなることは十分考えられます。そのようなときに、上司のほうから質問をすることもあるでしょう。この質問で注意しなければならないのは、誘導尋問にならないようにすることです。
2種類の質問の仕方
こちらの意図する方向に話を持って行くような質問をしてしまうと、部下の客観的な評価の妨げになりますし、「上司の思い通りに話を進められた」という部下の不信感を招きかねないからです。
うまく部下からの発言を引き出すために2種類の質問のスタイルを身につけましょう。
拡大質問をする
まずは拡大質問（オープンクエスチョン）をすることです。
質問をする際に「イエス」「ノー」としか答えられないものは極力避けるべきです。もちろん質問するにあたって状況によっては、このような2択のことを尋ねないといけないことも出てくるでしょう。しかしこのような2者択一方式の質問ばかりしていると、話がなかなか膨らみません。しかも質問される部下の身になると、尋問を受けているような印象を持ちかねません。
たとえば社員の自己評価の中でダメだったところ・いけなかったところについての言及があったとします。「今度同じ状況になったときにどこをどう変えればいいかな？」といった感じで、話を広げるような問いを提示するのが拡大質問です。
このような質問を振ってあげることで、問題の原因や今後の課題・対策などを相手に話してもらうことができます。また部下にとっても、「なぜダメだったのか？」などより深く掘り下げて考える場にもなるのです。
肯定質問を使う
もう一つは肯定質問をしましょう。
たとえば社員で期日を守れない人間がいたとします。この時「どうして期日を守れないのか？」と聞くと、相手は非難されているような印象を受けます。そうではなく「どうすれば期日を守れるようになるかな？」と尋ねましょう。全く同じ内容の質問でも後者のほうが、相手を非難する要素がなくなります。
非難されるような質問だと聞かれたほうは気分も沈んでしまって、あまり話をしたくなくなるでしょう。しかし肯定質問をすれば、建設的な話し合いもしやすくなります。
効果的な質問やフィードバックは、部下への理解から生まれます。部下の人材情報を見える化して、人事評価面談を有意義なものにしましょう。
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５．人事評価の面談を成功させるポイント
面談の方法ですが、最初にいきなり部下と話をしても内容のある話し合いはできないでしょう。そこでおすすめなのが事前に自己評価の書類を作成してもらうことです。
- 目標の内容
- 達成度
- よかった点
- 改善の必要のある点
を書類にしてもらいます。
そのうえで面談の最初に自己評価の説明をさせます。すると漏れなく説明してもらえ、その自己評価に対するこちらの答えを提示できます。こちらが評価する際には、ただ単に「よかった・だめだった」だけでなく、評価の理由を説明します。そのほうが部下も評価に対して納得しやすくなります。
納得感のある面談にするために
人事評価の面談の際に気を付けないといけないのは「いかに部下に納得してもらうか？」です。そのためには、面談を率直に意見の言い合える話やすい環境にすることがポイントです。もし上司が一方的に部下に評価を告げる形の面談であれば、「評価を押し付けられた感じ」「こちらの言い分が聞き入れられていない」というネガティブな印象を持たれかねません。
部下の中には、なかなか思うような結果が出なかった人もいるでしょう。その場合、ダメなところだけを伝えるだけでは相手のモチベーション低下を起こしかねません。そこで変化や成長している部分はないか探して、その部分を認めることも重要です。
その上で課題を提示すれば、部下も受け入れやすくなります。「この人は自分のことをきちんと見てくれているから」ということでモチベーションの向上に持っていくことも可能です。部下の強み・改善すべき点を明確にすれば、彼らも今後どのように仕事をすればいいかが見えてきます。
このように面談はやり方ひとつで、人材育成の大きな効果も期待できるわけです。
業績評価・能力評価・情意評価を使い分ける
人事評価面談をより納得感のあるものにするために、適切な評価要素を用いることも有効です。具体的には、以下の3つの要素を使い分けます。
- 業績評価
- 能力評価
- 情意評価
業績評価
業績評価とは、営業成績などの業績に対する評価のことです。成果評価ともいいます。
定量的で分かりやすい点が特徴です。
能力評価
能力評価とは、社員が持っている知識やスキルに対する評価のことです。これだけで待遇が左右されることは少なく、育成や成長のために使われるケースが多いです。
役職や職種によって必要とされる能力は異なるので、さまざまな項目で能力評価は行われます。
情意評価
情意評価とは、主に勤務態度に対する評価のことです。どれくらい熱意を持って業務に取り組んでいるか、会社のミッション・ビジョン・バリューに沿った働き方ができているかなどの観点で評価を行います。定量的に測りづらい部分を評価できるのがメリットで、社員のモチベーションと直結する内容でもあります。
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