人事評価の面談方法やポイント、質問、フィードバックとは?

人事評価というと給料などの待遇を決めるためのツールと思っていませんか?

確かにそのような側面はあります。しかしそのほかにも、

    • それぞれの従業員に強みと課題を認識させる
    • 人材の育成につなげる
    • モチベーションの向上を図る

など会社の活性化のためにも欠かせない手法でもあります。

人事評価で部下が納得できるような評価をするためには、直接面談をするのがおすすめです。

面談を通じてコミュニケーションを図ることで、

  • 部下が何を考えているのか
  • 将来会社で何をしたいのか

といった希望を知ることができます。

人事評価時の面談・フィードバックによって、(評価結果にかかわらず)社員のやる気を引き出したいと考えています。何か良いやり方、進め方はありますか?
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人事評価におけるフィードバック面談

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人事評価のフィードバックは人材育成の観点からも大変重要なプロセスといえます。

中小企業ではあまり行われていないようですが、大企業では人事評価を行っている会社の中で8割以上がフィードバックを実施しているといわれています。

社員の能力を見極めて適材適所で働かせることで、従業員の能力を引き出す、ひいては会社により大きく貢献してもらって企業の充実を図ります。

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テーマはあらかじめ整理

フィードバック面談では時間に限りがあるのでテーマをあらかじめ整理しておきましょう。1人当たり30分~1時間でまとまるように準備することが大事です。この時間でしっかりした話し合いをするためにはテーマは1つに絞る、せいぜい2つくらいまでにしておくべきです。

落ち着いて話せる場所で

個室で周りに内容を聞かれないように配慮することも大事です。フィードバック面談では部下にいかに納得してもらうかに注意を払うべきです。そのためには結果を無責任に伝えない、不誠実な態度で臨まないのが基本です。何気ない一言、事実誤認で上司に対する信頼を失ってしまいかねないからです。

部下の自己評価を聞く

フィードバック面談の中で今期の部下の自己評価を聞きます。その上で上司の評価の結果を伝えるのですが、まずはよかった部分から説明をしましょう。ダメだった部分から説明するのと比較して、評価を受け入れやすくなるからです。たとえ部下の言っていることが間違っていたとしても途中で口をはさむのは控えましょう。一通り話を聞き終えた後で訂正すべき部分は訂正することです。

評価結果を踏まえて今後について話し合う

よかったところとダメだったところをひと通り説明したら、今後のことについて話します。マイナスの部分をどう改善していくか、プラスの部分をより伸ばすための方策、今後のキャリアのことを考えると何が必要なのかなどのやり取りをします。丁寧に話し合いをすることで、従業員の課題・目標を共有できますし、上司・部下間の信頼関係もどんどん構築できるでしょう。


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人事評価の面談を成功させるポイント

面談の方法ですが、最初にいきなり部下と話をしても内容のある話し合いはできないでしょう。そこでおすすめなのが事前に自己評価の書類を作成してもらうことです。

  • 目標の内容
  • 達成度
  • よかった点
  • 改善の必要のある点

を書類にしてもらいます。

そのうえで面談の最初に自己評価の説明をさせます。すると漏れなく説明してもらえ、その自己評価に対するこちらの答えを提示できます。こちらが評価する際には、ただ単に「よかった・だめだった」だけでなく、評価の理由を説明します。そのほうが部下も評価に対して納得しやすくなります。

納得感のある面談にするために

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人事評価の面談の際に気を付けないといけないのは「いかに部下に納得してもらうか?」です。そのためには、面談を率直に意見の言い合える話やすい環境にすることがポイントです。もし上司が一方的に部下に評価を告げる形の面談であれば、「評価を押し付けられた感じ」「こちらの言い分が聞き入れられていない」というネガティブな印象を持たれかねません。

部下の中には、なかなか思うような結果が出なかった人もいるでしょう。その場合、ダメなところだけを伝えるだけでは相手のモチベーション低下を起こしかねません。そこで変化や成長している部分はないか探して、その部分を認めることも重要です。

その上で課題を提示すれば、部下も受け入れやすくなります。「この人は自分のことをきちんと見てくれているから」ということでモチベーションの向上に持っていくことも可能です。部下の強み・改善すべき点を明確にすれば、彼らも今後どのように仕事をすればいいかが見えてきます

このように面談はやり方ひとつで、人材育成の大きな効果も期待できるわけです。

人事評価における面談での質問事項

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人事評価における面談は、通常社員の自己評価に始まって、上司の評価に関する説明を行います。最後に今後の課題をどうするか話し合って、その問題点を共有します。このような流れになりますが、スムーズにいかないときもあるでしょう。

社員の自己評価の際に言葉に詰まってしまう、考えがまとまっていなくて話が進まなくなることは十分考えられます。そのようなときに、上司のほうから質問をすることもあるでしょう。この質問で注意しなければならないのは、誘導尋問にならないようにすることです。

2種類の質問の仕方

こちらの意図する方向に話を持って行くような質問をしてしまうと、部下の客観的な評価の妨げになりますし、「上司の思い通りに話を進められた」という部下の不信感を招きかねないからです。

うまく部下からの発言を引き出すために2種類の質問のスタイルを身につけましょう。

拡大質問をする

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まずは拡大質問(オープンクエスチョン)をすることです。

質問をする際に「イエス」「ノー」としか答えられないものは極力避けるべきです。もちろん質問するにあたって状況によっては、このような2択のことを尋ねないといけないことも出てくるでしょう。しかしこのような2者択一方式の質問ばかりしていると、話がなかなか膨らみません。しかも質問される部下の身になると、尋問を受けているような印象を持ちかねません。

たとえば社員の自己評価の中でダメだったところ・いけなかったところについての言及があったとします。「今度同じ状況になったときにどこをどう変えればいいかな?」といった感じで、話を広げるような問いを提示するのが拡大質問です。

このような質問を振ってあげることで、問題の原因や今後の課題・対策などを相手に話してもらうことができます。また部下にとっても、「なぜダメだったのか?」などより深く掘り下げて考える場にもなるのです。

肯定質問を使う

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もう一つは肯定質問をしましょう

たとえば社員で期日を守れない人間がいたとします。この時「どうして期日を守れないのか?」と聞くと、相手は非難されているような印象を受けます。そうではなく「どうすれば期日を守れるようになるかな?」と尋ねましょう。全く同じ内容の質問でも後者のほうが、相手を非難する要素がなくなります。

非難されるような質問だと聞かれたほうは気分も沈んでしまって、あまり話をしたくなくなるでしょう。しかし肯定質問をすれば、建設的な話し合いもしやすくなります。

いかがだったでしょうか?

よりよい人事評価を検討するなら、まずは効率化が重要です。

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