KPIでPDCAを回す方法とは? 目標を達成するためのKPI運用のプロセスと組織づくりについて

KPIでPDCAを回す方法とは、どのようなものなのでしょうか。KPIを活用した目標達成のためのKPI運用プロセスや組織づくりも併せて知っておくと目標達成に活用できます。

ここでは、組織づくりを含めた運用プロセスについて、KPIとPDCAに的を絞って見ていきましょう。

1.KPIは設定するだけでは意味がない

「KPIを設定したけれど、なかなかうまくいかない」といった声を耳にしますが、なぜでしょう。

KPIを設定して実績を生み出すには、

  • KPIを適切に運用するルールや仕組みをつくる
  • 実際にKPIを設定する
  • 業務の中でKPIを活用する
  • KPIを継続して活用できる組織力を高める

といった視点が重要だからです。

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PDCAとは?

PDCAとは、「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)」の1サイクルを継続的に繰り返して、業務を改善していく方法のこと。セルフマネジメントメソッドの一つで、多くの企業で日常的にPDCAが展開されています。

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KPIを設定して終わりではなく、PDCAなどを活用して繰り返しかつ継続的に取り組むことが重要です

2.KPIでPDCAを回している状態とは?

KPIに関してPDCAを回している状態について、「全社、事業部、部門にて戦略に関する事業計画の課題に対するKPIを設定した」という例で考えてみましょう。

KPIの設定によって「Plan(計画)」の段階で組織の連鎖性が高まっています。では、「Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)」はどのように行われるべきなのでしょう?理想は、階層別や部門別の組織間など組織全体としてPDCAを回している状態です。

KPIを設定するだけでなく、組織全体でPDCAを回していくことが理想であり、ポイントになっていきます

3.組織がKPIを運用する目的

企業や組織が目標達成のためにKPIを活用する理由は、下記の2つです。

  1. 目標、計画に対する現状把握
  2. 目標達成に向けた将来の予測

そのためにKPIマネジメントとして整理しておくべきことは、

  • 現状把握の場をどのように設定するか
  • 把握や判断方法、ルールの設定の仕方
  • 判断や調整の基本ルール設定

といった点です。

KPIでPDCAを回す目的には、
・目標、計画に対する現状把握
・目標達成に向けた将来の予測
があります

4.KPIを活用したPDCAサイクルの設計方法

KPIを活用したPDCAサイクルの設計方法があります。

「誰が何のためにどのようなタイミングでどのようなことを」といった「目的、実施時間や頻度、参加者と役割、報告内容や方法、想定討議事項」に関して、全社、部門、部門や組織階層間ごとにKPIを活用した際のPDCAプロセスを決め、会議体を設計する方法です。

KPIを活用したPDCAサイクルの設計方法を身に付けておくと、サイクルを回すことが容易になります。

具体例

PDCAを回すための会議体設計の具体的事例として、KPIマネジメントにおける月次マネジメントプロセスの事例を見てみましょう。事業部といった階層レベルの権限移譲が強固に行われている組織運営の場合、意思決定のほとんどが事業部内で行われます。

KPIをもとにPDCAを回す場合は、企業や組織の特性に応じたマネジメント運用のための会議体を設定します

5.目標達成できるKPIとPDCAの仕組み

目標を達成するためのKPIとPDCAの仕組みをつくる方法には、下記の3つがあります。

  1. プロセスKPIでPDCAサイクルを回す方法
  2. KPIで課題解決する方法
  3. チェック(C)・アクション(A)から次のプラン(P)につなげる方法

①プロセスKPIでPDCAサイクルを回す方法

1つ目は、プロセスKPIでPDCAサイクルを回す方法。プロセスKPIは、目標や成果を達成するための重要成功要因、重要業務や施策といったものによって設定されています。

KGI(Key Goal Indicator/重要目標達成指標)とプロセスKPIとの関係性からいっても、KGIの達成見込みと同じかそれ以上にプロセスKPIをもとにした業務の進捗、実行管理が重要です。

②KPIで課題解決する方法

2つ目は、KPIで課題解決する方法。

そもそもKPIは、目標達成状況や見込みの把握に用いられるものです。しかしPDCA内のCheck(評価)、Action(改善)のプロセス各ポイントで、現状把握するだけにとどまってはいけません。

課題を解決するには、原因の分析や問題の本質を特定、解決に向けた対策の検討が不可欠です。

③チェック(C)・アクション(A)から次のプラン(P)につなげる方法

3つ目は、チェック(C)・アクション(A)から次のプラン(P)につなげる方法です。

KGIやプロセスKPIの見直し、PDCAの改善に取り組むことでKPIマネジメントレベルを高め、経営管理力をレベルアップします。経営管理力の高まりによって、組織力や推進力
も向上し、企業や組織全体として継続的に目標達成へと進んでいくのです。

企業や組織の目標を達成するためのKPIとPDCAの仕組みをつくる方法には、
・プロセスKPIでPDCAを回す方法
・KPIで課題解決する方法
・チェック(C)・アクション(A)から次のプラン(P)につなげる方法
の3つがあります

6.PDCAにKPIを活用できる組織の条件

どんな企業や組織でもPDCAにKPIを活用できるかといえば、そうではありません。PDCAにKPIを活用できる組織には、ある一定の条件が存在すると分かっています。ここでは、その条件について見ていきましょう。

  1. 管理職が率先してKPIを活用する
  2. コミュニケーションの中でKPIを積極的に用いる

①管理職が率先してKPIを活用する

1つ目は、管理職が率先してKPIを活用する組織です。経営や事業部の幹部、部門管理者といった管理職が積極的にKPIを活用することで、組織全体にKPIが浸透していきます。

②コミュニケーションの中でKPIを積極的に用いる

2つ目は、コミュニケーションの中でKPIを積極的に用いる組織です。KPIを、オフィス内での何気ない会話、普段の業務活動、コミュニケーションが展開されるさまざまな場面にて、積極的に利用できる組織のことをいいます。

PDCAにKPIを活用できる組織は、管理職が積極的に参加し、日常の場面でも積極的にKPIを利用できる組織です