降格人事とは? 能力不足のケース、パワハラにならない伝え方

降格人事とは、従業員の役職や地位を下げることです。能力不足のケースや実施のステップ、パワハラにならない適切な伝え方など詳しく解説します。

1.降格人事とは?

降格人事とは、従業員の社内における地位を引き下げること。懲戒処分による降格と人事異動による降格があります。企業は就業規則にもとづいて、部長や課長、主任などの役職が決まっており、降格人事ではこの役職が下位に下がるのです。

また降格処分にともなって、役職手当を減らすといった従業員の待遇が変わる場合もあります。一般的に、部長から課長へ降格したとき役職手当を減らすケースが多いようです。

降格人事は、従業員にとって不利益なことが多いので当事者にはなりたくありません。しかし企業にとっては営業利益を上げるために必要なこと。そのためには就業規則に降格人事についてしっかりと明記し、公平性を確実にしておくことが重要です。

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2.降格人事の理由

降格人事には、人事降格と懲戒処分があります。懲罰的に降格することだけが目的ではなく、さまざまな意図があるのです。

人事降格

企業が従業員と結んでいる労働契約にもとづき、企業が行使できる権利として従業員を降格させること。下記の2種類があります。

  1. 役職を解任して下位の役職に変更する降職
  2. 職能資格や給与等級を引き下げる降格

①役職を解任して下位の役職に変更する降職

それまで就いていた役職や職位を解任して、下位の役職や職位に降格させること。たとえば、部長を解任して課長へと引き下げるものです。

この処分では降格にともなって役職手当の減額はあり得るものの、必ずしも引き下げるとは限りません。そのため給与はそのまま変わらない場合、役職や肩書きだけが変更します。

②職能資格や給与等級を引き下げる降格

従業員の給与等級または職能等級を下げること。等級は従業員の経験や技能、スキルなどによって与えられており、その基準は企業によって異なります。たとえば、3等級から2等級に下げることです。

降職の場合は給与を引き下げるとは限りません。しかし降格になって等級が下がるほど、基本給も減るのが特徴です。

懲戒処分

降格人事の懲戒処分は持っている懲戒権を行使して懲罰的に降格させること。

たとえば、ハラスメント行為や無断欠勤、犯罪行為など就業規則に反する行動をとった場合に処分の対象となります。どのような行動が処分になるのか、就業規則に具体的に記載しなければいけません。

また、懲戒処分を課すには企業の一存では決められず、次の3つの要件を満たす必要があります。

  • 就業規則に懲戒処分に関する規定がある
  • 懲戒事由に該当する合理性がある
  • 懲戒処分が社会通念に対して相当である

懲戒処分では、降格では済まされず退職処分をくだすケースもあります。

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3.能力不足を理由に降格人事は実施できるのか?

降格人事は、能力不足を理由に実施を検討できます。たとえば下記のような問題の場合、人事異動として降格の実施を検討できるでしょう。

  • 労働者個人の能力や経験、知識不足、あるいは性格を原因とする業務遂行能力の不足
  • 職務や役職への適性または適格性の欠如

具体的には、下記のようなものです。

  • 部内のチームワークを害する言動があった
  • 管理職なら、部下を指揮監督しなかったため、業務が低調し業績が上がらなかった
  • 複数の社員から公平な人事評価をしていないと通報があった

ただし職務上の義務違反は、業務遂行能力の不足または職務適格性の欠如を示す事実とするのも可能です。このような能力不足と判断されている原因を確認したうえで、人事異動としての降格、または懲戒処分としての降格のいずれを実施するのか、検討します。

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4.降格人事が違法になるケース

労働契約法15条では、企業側の勝手な都合で労働者を降格することは認められないと定められています。このことから合理的な理由がない限り、降格人事を実行することは認められていません。

懲戒処分のケース

降格人事における懲戒処分は、違反行為をした従業員に対して、企業が一方的に行うものです。その違反行為を就業規則などと照らし合わせた際、その従業員に明らかな違反秩序や懲戒規定違反が認められる場合に、処分を実施します。

注意点は、正当な理由がない限り、懲戒処分を行うのは違法になる可能性があること。懲戒処分が違法とならないためには、次の5点を守る必要があります。

  1. 就業規則に根拠がある
  2. 労働者の行為が、就業規則にある懲戒事由に該当する
  3. 権利の乱用にならない
  4. 過去の事案と平等に取り扱う
  5. 相当性の原則

さらに労働契約法15条では「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする」とあります。

人事異動のケース

人事異動による降格は、労働契約法に反しない限り、人事権の行使として企業の権限で行われるもの。そのため就業規則にある懲戒事由に該当する場合、実施できる懲戒処分以上に、違法になる可能性が高いといえるでしょう。

人事異動の具体例として、下記のようなものがあります。

  • 指示された業務を遂行する能力がなく、職務にふさわしくないと判断された場合
  • 「傷病で長期療養で休職し業務が遂行できない」または「復職しても能力的に元の役職に戻れないと判断された」場合

人事異動を実施する際は、従業員が受ける不利益を考慮し、企業の権利が適切で違法性がないかを総合的な判断が必要です。

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5.降格人事の注意点

降格人事を実行する際、企業が注意すべき点は下記の4つです。

  1. 就業規則に規定があることの確認
  2. 降格処分前の注意や指導の実施
  3. 降格人事の根拠の用意と提示
  4. 従業員のモチベーションの維持

①就業規則に規定があることの確認

人事権行使による降格や等級引き下げは就業規則や何らかの規定などに根拠規定があることが必要とされます。

懲戒処分による降格人事が可能なのは、労働者の行為が就業規則にある懲戒事由に該当する場合です。該当する行為が、事前に就業規則に定められていることが前提で、従業員の行為がその懲戒処分の事由に該当していなければなりません。

そのため就業規則の根拠規定を明確にしておくことが大切なのです。

②降格処分前の注意や指導の実施

従業員の能力不足を理由に降格を行う場合、注意や指導によって改善する可能性もあります。

処分の決定をいきなり伝えるのではなく事前に客観的な理由を明らかにし、指導や注意などを行い段階的な手順で進めると、降格の正当性が認められやすくなります。これらを行わずに降格を実施した場合、処分に正当性がないと判断される可能性も高いです。

③降格人事の根拠の用意と提示

降格人事をする際は、降格の理由を明確にしなければいけません。対象となる従業員が納得するように処分の理由や根拠を説明しましょう。

本人だけでなく、関係者への聞き取りや調査をして、書面やデータなど客観的に判断が可能となる証拠を集めておきます。懲戒処分に該当するような行動があった場合、従業員の行動履歴がわかる書面やデータなどを残しておくとよいでしょう。

また能力不足を理由とした降格人事は「対象となる従業員に改善する機会を与えたかどうか」も重要な要素となります。

④従業員のモチベーションの維持

降格人事を実施すると、対象となる従業員のモチベーションが低下したり、退職につながったりする可能性もあります。

また周囲の従業員への影響も考慮しましょう。対応の仕方によっては、会社への不信感から離職する従業員が増加したり、会社の業績が悪化したりすることもあり得ます。降格人事は、会社全体に何らかの影響をおよぼすと理解しましょう。

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6.降格人事実施のステップ

降格人事を行うためには手続きが必要です。4ステップにわけて詳しく解説します。

  1. 事実関係の客観的な判断
  2. 降格人事の内容を検討
  3. 弁明の機会を設定
  4. 処分内容の伝達

①事実関係の客観的な判断

降格人事の対象となった従業員の、問題になっている内容について調査し、現状や事実、原因を明らかにします。

そして、調査した内容にもとづいて、降格人事が本当に必要なのかを慎重に検討します。適切な降格人事を行うためにも、事実を客観的に判断することが重要です。

②降格人事の内容を検討

降格人事が必要かどうかを検討します。降格が必要となった場合は「降職または降級、人事異動で対応するのか」「懲戒処分に該当するのか」など具体的な処分内容も検討しましょう。

減給の場合も「役職手当のみを減らすのか」「職能資格を下げるのか」など慎重に検討します。

③弁明の機会を設定

慎重な処分を実施するためにも、降格人事に該当する従業員に弁明の機会を設けます。このときに改めて事実確認を行い、降格人事の可否を判断するのです。

その際、本人が反省の気持ちを述べたり、その後の行動により改善の見込みがあると判断した場合は、一定期間、就業時の様子を見てから最終的な判断を下すことが望ましいでしょう。

④処分内容の伝達

降格人事の処分内容が決定したら、実際に処分を下す1~2週間前に正式な文書で伝達します。文書には降格処分の理由を必ず明記しましょう。また「個別に面談し口頭で説明する」といった、本人が十分に納得できるような対応が望ましいといえます。

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7.降格人事の適切な伝え方

降格人事の実施は、該当する従業員が処分内容に納得するかが重要です。そのためには、伝え方に十分は配慮が必要となります。降格した従業員は、継続して会社内で業務に携わるため、本人のモチベーションにも配慮して伝えましょう。

ここでは、下記についてそれぞれ解説します。

  1. 文書による伝達
  2. 処分の根拠の伝達
  3. 功績の評価と会社の期待感の伝達

①文書による伝達

降格人事の通知は、処分に該当する本人に正式な文書で通知します。減給の可能性もある降格処分は、従業員の生活にも関わる重大なこと。メールや口頭ではその重大性が伝わりにくくなるでしょう。また文書なら、本人が後日見直せます。

文書には、降格後の部署名や役職名とともに、降格の理由を明確に記載しましょう。

②処分の根拠の伝達

降格となった理由や根拠を本人にしっかりと伝えます。降格人事はモチベーションが下がる処分なので、降格後の仕事にも影響がでるはずです。処分の理由を本人が納得したうえで業務に取り組めば、本人も降格後の部署で働きやすい環境をつくれるでしょう。

③功績の評価と会社の期待感の伝達

管理職だった従業員や、実績がある従業員の降格人事では、これまでの功績を評価しているうえでの処分だと伝えましょう。それにより、本人は不当な評価をされていないとわかるため、納得度も高まります。

降格後は、自分に自信が持てなくなっている従業員もいるでしょう。働く意欲を下げないよう、今後の活躍に期待している旨を伝える配慮も大切です。

「もとのポジションへ戻るための条件を示す」「会社が何を望み、何を期待しているかなどを明確に示す」などが必要になります。再チャレンジできる環境があれば、降格処分となった従業員も展望を持って業務に従事できるでしょう。